Hoe Hotel Messeyne data inzet: grip op ieder niveau

Hotel Messeyne is een viersterrenhotel in Kortrijk, België. Eigenaar Siegfried Beeckaert runt samen met zijn schoonfamilie ook een trendy driesterrenhotel (Square Hotel) en studiocomplex studio K. Daar verblijven gasten voor wat langere termijn. In totaal zijn er zo’n 60 kamers, een gastronomisch restaurant, een salon en een terras. Siegfried zet waar het maar kan data in om voldoende grip op zijn zaak te houden.

Hoe ziet een typische werkdag eruit?

‘s Ochtends draai ik eerst alle rapporten van de dag ervoor uit. Zo kan ik alle betalingen, bonnen en tafels controleren. Het restaurantprogramma is heel overzichtelijk en makkelijk voor de boekhouding. Nu moeten we een deel van de tickets nog overboeken naar het hotelsysteem, maar als we Lightspeed aan ons PMS koppelen is dat verleden tijd.

Voor we Lightspeed hadden, werkten we met een omslachtiger kassasysteem, waarmee ik geen rapportages kon uitdraaien. Ik hoef nu niets meer zelf te analyseren, maar heb wel meer controle. En waar ik vroeger een uur nodig had, ben ik nu in 10 minuten klaar.

Waar zet jij data-analyse in?

Eigenlijk op alle gebieden. Menu’s en prijzen bepaal ik op basis van verkoopcijfers. Ik kan mijn voorraden goed bijhouden, en ik kan mijn personeel plannen op basis van de piek- en daluren. Dat soort inzichten gebruik ik bij al mijn plannen.

Kun je hier een voorbeeld van geven?

Ik weet precies hoeveel en welke producten ik verkocht heb, in de bar, het restaurant en aan alle tafels. Ik zie nu bijvoorbeeld zwart op wit dat de tarbot het heel goed doet. Dat maakt het voor mij heel makkelijk om met de chef te overleggen over inkoop en menu’s.

Wat was voor jou belangrijk toen je het systeem uitkoos?

Vooral gebruiksvriendelijkheid en gemak. De tafelschikking in een hotel verandert bijvoorbeeld dagelijks. Een groep van veertien of zeven tweetjes: het vloerplan is goed aan te passen. Ook door medewerkers die de tool nog nooit gezien hebben. Iedereen kan er meteen mee uit de voeten.

We hebben voor we overgingen wel collega’s gesproken waarvan we wisten dat ze met Lightspeed werken. Het is toch een investering, dus ik wilde weten wat de ervaringen zijn.

Heb je plannen voor de toekomst?

Ik heb nog weinig getest met het clock-in systeem voor medewerkers, maar daar wil ik binnenkort mee gaan experimenteren. Wie komt wanneer, wat zijn de piekuren? Dat zijn allemaal punten die ik nu kan volgen en waar ik de plannen op kan aanpassen. We hebben ‘s middags zo’n twintig man personeel in de keukens, dan moet je wel overzicht kunnen houden.

Een stap in de nabije toekomst is de integratie van de data van gasten. Meneer X komt zo vaak, die geven we eens iets speciaals. Of mevrouw A eet geen champignons, daar kan de keuken rekening mee houden. En dat de gasten gewoon een rekening op naam kunnen krijgen. Die service, daar zijn we echt aan toe.

Heb je tips voor andere F&B managers?

Wij gaan ook graag naar een hotel, dat is iets magisch en leuks. Het belangrijkst is voor ons toch niet het hotelprogramma, maar het personeel. Een persoonlijke groet, vriendelijke bediening. Maar hoe makkelijker het personeel kan werken met de systemen, hoe beter de service kan zijn. Neem dat mee in je beslissing.