Meer marge? Pak het vliegtuig naar China

Afgelopen week ben ik vier dagen naar Shanghai, Xiamen en Yiwu geweest om kennis te maken met leveranciers. In deze blogpost deel ik mijn ervaringen over deze korte zakenreis naar China. Ik ben namelijk van mening dat veel meer ondernemers deze weg zouden moeten inslaan. Het is alom bekend dat de inkoopprijzen in China vele malen lager zijn dan bij distributeurs in Europa of Noord-Amerika. Het is in China veel eenvoudiger zaken doen dan 10 jaar geleden. Chinezen spreken over het algemeen Engels en vrijwel alle verkeersborden zijn voorzien van Engelse uitleg. Hoewel Google Maps geblokkeerd is, vind je met behulp van Apple Kaarten gemakkelijk de juiste weg.

De weg naar de juiste leveranciers

Het is niet eenvoudig om de juiste leveranciers te vinden. Er zijn een aantal websites die het proces simpeler maken, zoals GlobalSources en Alibaba. Voor het zoeken naar een betrouwbare leverancier gebruik ik zelf meestal Alibaba.
Ditmaal was ik op zoek naar iPad-stands voor onze kassasystemen. Door simpel ‘POS stand’ als zoekterm in te voeren in Alibaba, kreeg ik een enorme lijst met leveranciers. Vervolgens was het belangrijk om een selectie te maken. Ik ben immers op zoek naar een fabriek en niet naar een tussenhandelaar. In het proces is het ook belangrijk om te weten welke regio gespecialiseerd is in welk type producten. Zo vind je in Hongkong meestal ‘tussenhandelaren’ en in het binnenland van China meer fabrieken. De steden Shenzhen en Guangzhou staan bekend om gadgets en elektronica; Yiwu meer om kleding, wonen en accessoires; en Xiamen om productie met grote machines en scheepsbouw. Gebruik de filters om de leveranciers te filteren. Op AliExpress vind je vaak tussenhandelaren die per stuk verkopen tegen te hoge prijzen.

Alibaba Gold suppliers
Alibaba geeft haar adverteerders verschillende keurmerken, zoals het keurmerk ‘Gold supplier X years‘. Ik ga zelf meestal op zoek naar een leverancier die minimaal vier jaar Gold supplier is. Dit zijn vaak relatief nieuwe ondernemingen die ook nog zaken willen doen bij kleinere afnames. In de omschrijving van de leverancier kun je vaak de voorwaarden lezen, zoals de betaalvoorwaarden en minimale afnames.

Gold supplier Alibaba
Hoe selecteer op Gold Suppliers binnen Alibaba.com ?

 

Ga voor een specialist
Zodra je een gewenst product hebt gevonden, is het belangrijk om de onderneming verder te screenen. Fabrieken zijn meestal gespecialiseerd in een bepaald product. Het type producten dat een fabriek aanbiedt, is vaak gelijk aan het productieproces. Het komt maar weinig voor dat een fabriek goed is in het maken van zowel elektronica als kleding. Tijdens mijn zoektocht ben ik veel leveranciers tegengekomen die zowel een iPad-stand, een barcodescanner als een printer aanbieden. In zo’n geval weet je vrijwel zeker dat je met een tussenhandelaar (trader) te maken hebt. Tijdens mijn zoektocht kijk ik ook naar bedrijfsvideo’s, waarin productielijnen te zien zijn, om erachter te komen of ik met een fabriek te maken heb.

Voorbeelden van veel gebruikte afkortingen:

MOQ = Minimum order quantity (Minimale afname hoeveelheid)
T/T = Bank transfer (Overschrijving)
FOB (city) = Free on board (Incoterms)
CIF = Costs Insurance Freight (Kosten verzekering vracht)

Contact via Trademanager
Als alle lichten op groen staan, neem ik contact op met de leverancier. Hiervoor heb je een account nodig op Alibaba. Het gemakkelijkste is om in het begin contact op te nemen via de Trademanager. Dit is een soort chat-programma dat te vergelijken is met het vroegere MSN. Na een rondje beleefd voorstellen ga ik meteen over naar de belangrijke vragen. Ik vraag altijd als eerste of ik met een fabriek van doen heb. Daarna vraag ik om een prijslijst.

TradeManager Chat China
TradeManager Chat China

Samples en kwaliteit van producten

De volgende stap is om enkele samples te bestellen. Vrijwel alle fabrieken bieden deze mogelijkheid. Dit geeft jou de uitgelezen kans om de kwaliteit van de leverancier te checken. Vraag de leverancier voor een Quotation op basis van een aantal samples en laat deze per e-mail toesturen. De leverancier zal vervolgens vragen om je gegevens. Zorg dat je alle adresgegevens duidelijk communiceert en geef ook je mobiele nummer. Mocht er iets misgaan tijdens het verzenden, dan kan er namelijk telefonisch contact met je worden opgenomen.

Bij het bestellen van een sample is het belangrijk om aan te geven welke verpakking je voorkeur heeft. Zo kun je kleding ook vacuüm importeren en is het bij elektronica of zware producten belangrijk dat je een goed beschermende verpakking hebt. Voor de meeste fabrieken is geen verzoek te gek, ze hebben ruime ervaring met allerlei verzoeken en sturen je foto’s van eerdere producties, zodat het daarna enkel een kwestie van akkoord geven is. In dit proces kun je ook vragen of het mogelijk is om de verpakking te voorzien van jouw logo’s en designs. De meeste leveranciers hebben hiervoor templates klaarliggen die je met Photoshop en Illustrator kunt aanpassen.

Ontvangst van de sample
Ik laat mijn samples altijd via luchtpost bezorgen en kies daar voor CIF (verzekerd tot aan de voordeur). Ik geef altijd aan dat de leverancier de verzendkosten moet opnemen in de offerte op basis van zijn eigen klantnummer bij de vervoerder (DHL, UPS, TNT). Chinezen hebben namelijk vaak (veel) goedkopere tarieven dan wanneer je dat op je eigen klantnummer laat doen.

Zodra je akkoord bent met de offerte, moet je vaak het hele bedrag in één keer betalen. Dit gaat veelal het eenvoudigst via Western Union (dezelfde dag) of internetbankieren. In het geval van een overschrijving via internetbankieren is het belangrijk te kiezen voor een spoedoverboeking. Zorg dat het adres van de leverancier (zoals vermeld op de offerte) overeenkomt met het adres dat je vermeld met internetbankieren.

Nu is het wachten op de samples. Zodra de leverancier het pakket verzonden heeft, zul je per e-mail een track & trace-nummer ontvangen. Schrik niet als deze de eerste twee dagen niet werkt; de systemen lopen meestal achter. Als het pakket is afgeleverd, is het belangrijk om alle verzendpapieren goed te bewaren. Op deze papieren zie je een inklaring van de douane met de daarbij te betalen kosten. Nu weet je direct met welke invoerheffingen je te maken hebt en kun je de totale inkoopprijs per product berekenen.

Meer weten over succesvol inkopen en verkopen?

Onze experts kunnen je adviseren.

Fabrieken in China bezoeken

Als de samples van goede kwaliteit zijn en je grotere volumes wil gaan afnemen, is het tijd om persoonlijk kennis te maken met de leverancier. Hiervoor plan je een reis naar China en ga je de fabriek bezoeken om antwoord te krijgen op al je vragen. Voor alle vluchten naar China heb je een visum nodig, behalve voor Hongkong. Tegenwoordig hoef je hiervoor niet meer naar de Chinese Ambassade en kun je deze regelen via websites zoals visumchinaonline.nl. Je stuurt dan een fotokopie van je paspoort en je vlucht/hotelgegevens. Je ontvangt dan binnen enkele dagen via aangetekende post van DHL je visum uit China.

Hoe kom je er?
Afhankelijk van welke steden je wilt bezoeken, kies je een strategisch vliegveld uit. Voor Shenzhen en Guangzhou vlieg ik meestal naar Hongkong en pak ik vervolgens de trein. Voor Xiamen en Yiwu vlieg ik op Shanghai. Van Hongkong naar Guangzhou/Shenzhen en van Shanghai naar Xiamen/Yiwu is ongeveer twee uur reizen per trein of vlucht. Voor het bezoeken van een leverancier heb je aan een dag meestal wel genoeg. Als je ‘s ochtends weggaat en ‘s avonds laat terug bent, heb je voldoende tijd gehad om een vertrouwensband op te bouwen met de leverancier en heb je zelf een goede indruk gekregen van de fabriek.

Wat bespreek je in een gesprek met je leverancier?

Alle leveranciers waarmee ik contact hield tijdens de reis maakten gebruik van WhatsApp. Iedere leverancier heeft aangeboden om ons op te halen op het vliegveld of treinstation. Daar aangekomen word je met veel trots ontvangen en iedere leverancier deed er alles aan om hun bedrijf zo mooi mogelijk te presenteren. Zo kreeg ik een uitgebreide rondleiding, waarbij het gehele productieproces werd beschreven. Ook lieten ze zien dat elk onderdeel door hen vervaardigd wordt, wat er indirect voor zorgt dat ze sneller kunnen leveren en niet van derden afhankelijk zijn. Na een uur rondleiding is het steevast tijd om ter zake te komen. Welke vragen stel je in het gesprek met je leverancier..

  • Hoe gaat de leverancier om met garantie? Krijg je gratis nieuwe vervangende producten bij elke batch die je bestelt?
  • Hoe steekt het kwaliteitscontroleproces in elkaar?
  • Voor welke merken werkt de fabriek al en is er exclusiviteit mogelijk in een regio?
  • Is het mogelijk om een gedeelte op consignatiebasis te leveren?
  • Wat zijn de betaalvoorwaarden; is het ook mogelijk om bij grotere volumes een gedeelte aan te betalen?
  • Wat zijn de vervoerskosten bij zeevracht en welke levertermijnen zitten daaraan vast?
  • Wat is de maximale productiecapaciteit?
  • Hoe verzekert de leverancier dat hij aan jou blijft leveren, ook als Walmart morgen een miljoen items bestelt?
  • Welke mogelijkheden zijn er om het product op maat te maken aan de hand van je wensen?
  • Wat is de minimum afname per design?
  • Hoeveel werknemers heb je?
  • Tegen welke prijzen kun je leveren bij welke volumes?

 

Nadat alles is besproken wat belangrijk wis, zijn mijn zakenpartner en ik uitgenodigd om de lokale keuken te proeven, in een relatief westers restaurant. Tijdens ons bezoek in China is er over de prijs onderhandeld en is de relatie op de lange termijn besproken. Door het persoonlijke contact lijkt het verre China ineens wat dichterbij en bouw je aan een betrouwbare band tussen jou en je leverancier. Ik raad het iedereen aan!

 

Beurzen om te bezoeken

Canton Fair Autumn/ Spring
Grootte: 1.100.000 m2 verdeeld over meerdere area’s.
Locatie: Guangzhou exhibition centre

De Canton Fair is een tweejaarlijkse beurs in Guangzhou. Het is een van de grootste gadgetbeurzen ter wereld. Zowel de Spring als Autumn Canton Fair is opgedeeld in drie verschillende sessies. Elke sessie betreft andere productgroepen. Let dus op dat je op de juiste data aanwezig bent.

Inkopen in Guangzhou China
Guangzhou, China – CHINA IMPORT AND EXPORT FAIR in november, ‘s werelds grootste congres en beursgebouw van circa 1 miljoen vierkante meter.

HKTDC (Hong Kong Trade Development Council)
Grootte: 130.000 stands

HKTDC is een branchevereniging die per jaar 30 verschillende vakbeurzen organiseert. Voornamelijk in Hongkong. Ook hebben ze een online marktplaats voor zowel grote als kleine afnames.

Yiwu market
Grootte: 4.000.000 m2
Totale aantal stands: 58.000

De Yiwu market lijkt op een winkelcentrum en is dagelijks geopend van 9 tot 5, het hele jaar door. Er zijn meer dan 1.900 productcategorieën en 410.000 verschillende consumentenproducten. Op de Yiwu markt is 90% van het aanbod rechtstreeks afkomstig van de fabrikant. Je kunt een container met verschillende items samenstellen, maar een kleine hoeveelheid is ook mogelijk. De levertijden zijn kort (binnen één week).

Ruud Stelder

Ruud Stelder

Ruud is Director of Global eCommerce binnen Lightspeed. Als voormalig CEO van SEOshop is hij een expert op gebied van online ondernemen. Ruud heeft een sterke visie op de toekomst van retail. Samen met zijn team in Amsterdam en Montreal is hij verantwoordelijk voor de (door)ontwikkeling van Lightspeed eCommerce en Omnichannel.