Personeelsplanning met ballen | Balls & Glory, SD Worx en Onlinewerkrooster

Personeelsplanning met ballen | Balls & Glory, SD Worx en Onlinewerkrooster

Anno 2012 lanceert Wim Ballieu Balls & Glory: zijn innovatieve gehaktballen-concept. Het eerste restaurant van de gewezen tv-kok blijkt een schot in de roos. Vandaag telt de keten 6 ‘shops’. Samen zijn deze goed voor ongeveer 40 medewerkers met ieder een eigen planning, contract en voorkeuren. De software van Onlinewerkrooster vormt de ruggengraat van de personeelsplanning en communiceert feilloos met het sociaal secretariaat van SD Worx: “Fenomenale efficiëntiewinst,” aldus Wim.

Naast vaste medewerkers zetten de shopmanagers van de Balls & Glory-filialen freelancers, jobstudenten, extra’s en flexi-jobbers in om de zaal en de keuken te bemannen. De werkplanning is bijgevolg een ingewikkelde puzzel, zeker voor de grote stores die 7 dagen per week open zijn. Tot enkele jaren geleden werden de stukken van deze puzzel volledig manueel gelegd.

Knip- en plakwerk

Business Development Manager Stephanie Van Ooteghem:

Het tweewekelijkse plannen verliep ongeveer zo: elke shopmanager kreeg de beschikbaarheden van zijn personeel door via Messenger, WhatsApp of sms. Die tikte hij over in Excel. Vervolgens mailde hij dat overzicht door en plakte hij het in de zaak.

Ook elke wijziging achteraf – een shiftwissel of lastminute-snipperdag – hield hij bij in zijn rekenblad. De effectief gepresteerde uren gingen eveneens manueel naar SD Worx, ons sociaal secretariaat.

Lang verhaal kort: de personeels- en loonadministratie slokten enorm veel kostbare tijd op. Even leek de oplossing zich aan te dienen in de vorm van een Nederlandse HR-automatisatie software. Stephanie:

Een veelbelovend platform, maar de ontwikkelaars liepen vast op onze complexe arbeidswetgeving. Dus gingen onze plannen de koelkast in. Tot de payrollconsulent van SD Worx ons tipte over Onlinewerkrooster.

Met deze software kunnen horecabedrijven hun HR-processen automatiseren, volledig in lijn met de regelgeving in de sector. SD Worx tekende immers voor de sociaal-juridische onderbouw van Onlinewerkrooster.

Benieuwd wat Onlinewerkrooster voor uw zaak kan betekenen?

Optimaliseer uw personeelsplanning

Slimme koppelingen

Balls & Glory besloot om proef te draaien met het platform in één restaurant, en was al snel overtuigd. Stephanie:

Onze shopmanager boekte een fenomenale efficiëntiewinst. Via de smartphone-app voeren medewerkers hun beschikbaarheden, verlof- en ziektedagen rechtstreeks in Onlinewerkrooster in, net zoals eventuele shiftwissels achteraf. Via diezelfde app checkt elk personeelslid vervolgens zijn planning.

Maar daar stopt het niet bij: de tool haalt de effectief gepresteerde uren uit het geregistreerde kassasysteem en seint die door naar SD Worx voor de loonberekening. Verder lopen ook arbeidscontracten en Dimona-aangiftes via hetzelfde platform.

Uit de handige dashboards die SD Worx mee uitwerkte, kan de shopmanager zijn gebudgetteerde en gepresteerde dagomzet in realtime aflezen en koppelen aan zijn personeelsplanning. Stephanie:

Dit laat toe om in de loop van de dag nog in te grijpen in de bezetting. Elke horecamanager of zelfstandige uitbater die met veel flexibele statuten werkt, mag niet twijfelen: met deze tool en de sociaaljuridische ondersteuning van de horeca-experts van SD Worx bespaar je een hoop tijd en kun je je personeelsplanning heel gericht aansturen.

Benieuwd naar meer tips over hoe u uw personeelsplanning efficiënter kunt indelen? Op Data Meets Hospitality komen Steven Rosseel en Nick Geys  de relevante cijfers en trends analyseren, en bespreken de cruciale rol van data en automatiseren.