Alles wat u moet weten over kassasystemen

Alles wat u moet weten over kassasystemen

Kassaystemen, u bent er vast wel een keer in aanraking mee gekomen. Een kassasysteem, ook wel POS (point of sale) genoemd, bestaat uit de software en hardware die u als retailer nodig heeft om uw bedrijf te runnen. Van het inkopen en beheren van voorraad tot het verwerken van transacties en klant- en personeelsbeheer: het kassasysteem is het middelpunt waarmee u uw bedrijf kunnen laten bloeien.

Het shopgedrag van consumenten is in de afgelopen jaren sterk veranderd:

Hoewel eCommerce harder groeit dan traditionele retail, geven consumenten nog altijd de voorkeur aan fysieke winkels.

Met een kassasysteem kan iedereen, van de slimme ondernemer tot de ambachtsman, een winkel openen en groeien. Daarom beantwoorden we in dit artikel de meest brandende vragen over kassasystemen.

  1. Wat is een kassasysteem?
  2. Wat is een mobiel kassasysteem?
  3. Wat is het verschil tussen een kassasysteem en een traditionele kassa?
  4. Welke hardware wordt doorgaans gebruikt voor een kassasysteem?
  5. Wat is een aankoop of transactie via het kassasysteem?
  6. Wat kunnen we in de toekomst verwachten van kassasystemen?

Wat is een kassasysteem?

Een kassasysteem verwijst naar de plaats waar een transactie, zowel voor producten als diensten, kan plaatsvinden.

Voor retailers is dat meestal het gebied rond de kassa, waar klanten geld verruilen voor een product of dienst. Maar als u een mobiel kassasysteem gebruikt, beslaat dat gebied in feite uw hele winkel (hier komen we later nog op terug).

Een kassasysteem bestaat uit de software en hardware die u gebruikt om uw bedrijf te runnen. Het is het hulpmiddel waarmee u uw voorraad, medewerkers, klanten en omzet kunt analyseren en beheren.

Vroeger hadden kassasystemen een vaste locatie: ze maakten gebruik van een lokale server en konden daardoor maar in één gedeelte van uw winkel worden gebruikt. Uw computer, kassa, bonprinter, barcodescanner en betalingsverwerker bevonden zich dus ook allemaal bij één toonbank. Als u ze wilde verplaatsen, was dat een hoop gedoe.

Rond het millennium kwam er een grote technologische doorbraak: de cloud. De komst van opslag in de cloud en “cloud computing” betekende de volgende stap voor de technologie achter kassasystemen: mobiliteit.

Wat is een mobiel kassasysteem?

Dankzij servers in de cloud hebben retailers nu altijd en overal toegang tot hun kassasysteem, zolang ze maar beschikken over een laptop, desktop, tablet of smartphone met internetverbinding om zich aan te melden bij hun bedrijfsportal.

Met een mobiel kassasysteem kunnen retailers dus op elk gewenst moment met een willekeurig apparaat hun bedrijf runnen.

Een geweldige klantbeleving voor iedereen

Dankzij mobiele kassasystemen is er voor retailers een compleet nieuwe wereld opengegaan. Omdat u overal uw bedrijf kunt runnen, klanten van dienst kunt zijn en transacties kunt verwerken, worden de rijen aan de kassa korter en kunt u klanten sneller helpen. De klantbeleving die ooit alleen voorbehouden was aan grote retailers als Apple is nu ineens voor iedereen haalbaar.

Wist je dat 80% van de retailers die zijn overgestapt op een mobiel kassasysteem, hun omzet zagen stijgen?

Mobiele kassasystemen bieden ook tal van nieuwe mogelijkheden om uw producten te verkopen. Denk aan pop-upstores, beurzen of festivals.

Wat zijn de voordelen van een mobiel kassasysteem?

  1. Mobiele kassa en betalingen
  2. Centraal voorraadbeheer
  3. Toegang tot actuele omzetgegevens
  4. Geavanceerde klantgegevens
  5. Personeel inroosteren en managen
  6. Geïntegreerde betalingsverwerking
  7. Run uw bedrijf waar en wanneer u maar wilt op een apparaat naar keuze
  8. Open in een mum van tijd nieuwe winkels
  9. CRM-functionaliteit

Welke hardware heeft u nodig voor uw kassasysteem?

Welke hardware u nodig heeft, is afhankelijk van het soort bedrijf dat u runt. We hebben een overzicht gemaakt van de hardware die het vaakst wordt gebruikt door retailers, maar niet elk bedrijf heeft al deze producten nodig.

  1. Kassascherm
  2. Betaalterminal
  3. Bonprinter
  4. Barcodelezer
  5. Kassalade

1. Kassascherm

Het kassascherm is het apparaat waarop de software van uw mobiele kassasysteem draait.

Bij ouderwetse, locatiegebonden systemen was de daadwerkelijke kassa ook de terminal. Tegenwoordig kunnen retailers een desktop, laptop, tablet of smartphone gebruiken, zolang het apparaat maar een internetverbinding heeft.

Veel retailers kiezen voor een tablet, zoals een iPad, met een houder om het apparaat op de toonbank te plaatsen. Een dergelijke opstelling levert u veel flexibiliteit op: verkoopmedewerkers kunnen de tablet oppakken en overal in de winkel de voorraad bekijken, klantgegevens inzien en transacties verwerken.

2. Betaalterminal

Het is het apparaat dat retailers gebruiken om betalingen per pinpas of creditcard te verwerken.

De betaalterminal kan betalingen op drie verschillende manieren verwerken:

  1. Door de magneetstrip van de kaart te lezen (kaart door de lezer halen)
  2. Door de chip van de kaart te lezen via EMV (Europay, Mastercard of Visa)
  3. Door gebruik van NFC (near-field communication) om betalingen van mobiele betalingsproviders, zoals ApplePay, te accepteren

De meeste consumenten geven de voorkeur aan niet-contante betalingen. Business Insider voorspelt dat in 2025 75% van alle transacties zonder contant geld wordt verwerkt. Waarom? Omdat niet-contante betalingen meestal sneller en efficiënter zijn, waardoor de klant meer tijd overhoudt om te shoppen.

De handigste functies van een betaalterminal

  • Kan kassabonnen printen of mailen
  • Accepteert alle betalingen (magneetstrip, chip en NFC)
  • Verwerkt betalingen via uw kassasysteem

3. Bonprinter

Steeds meer consumenten willen hun kassabon per e-mail ontvangen. Toch is het belangrijk dat u bonnen kunt printen.

Net als kassalades en barcodescanners kunt u bonprinters via USB of Bluetooth koppelen met uw kassasysteem. De meeste providers van kassasystemen kunnen ook het juiste papier voor uw printer leveren.

4. Barcodescanner

Voor retailers met een grote voorraad is een barcodescanner handig om de voorraad te beheren en het afrekenproces snel te laten verlopen. Ook barcodescanners kunnen net als bonprinters en kassalades via USB of Bluetooth worden gekoppeld met uw compatibele kassasysteem.

5. Kassalade

De meeste bedrijven hebben een kassalade nodig voor klanten die met contant geld willen betalen. Kassalades zijn in verschillende afmetingen verkrijgbaar.

Net als barcodescanners en bonprinters kunnen de meeste kassalades via USB of Bluetooth worden gekoppeld met uw kassasysteem.

De meeste providers van kassasystemen zullen u een lijst geven met compatibele hardware en kunnen u helpen met de installatie.

Wat is een kassatransactie?

Een kassatransactie is het moment waarop een transactie wordt afgerond of het moment waarop een klant de betaling aanbiedt in ruil voor goederen of diensten. Daarbij kan op verschillende manieren worden betaald: contant, met pinpas of creditcard, via een smartphone en zelfs met punten.

Voordat een aankoop via het kassasysteem kan worden afgerond, moet de pincode, handtekening of, voor nieuwere mobiele betaaltechnologie, de vingerafdruk van de klant worden geverifieerd.

Tijdens het verificatieproces wordt de pincode of een ander beveiligingskenmerk via een netwerkverbinding naar de betalende bank geleid. De bank kan dan de betaling goedkeuren of afwijzen, afhankelijk van het type transactie en het beschikbare saldo op de rekening van de klant.

Wat zijn de belangrijkste functies van een kassasysteem?

Een case study van Deloitte Global voorspelt dat in 2023 90% van alle volwassenen beschikt over een smartphone, die ze gemiddeld 65 keer per dag gebruiken.

Omdat internet en smartphones inmiddels niet meer weg te denken zijn uit ons leven, zijn er een heleboel nieuwe kassafuncties ontwikkeld waarmee u als onafhankelijke retailer de omnichannel oplossing kunt bieden die consumenten willen.

De minimale gewenste functies van een retail kassasysteem:

  1. Omnichannel verkoopmogelijkheden
  2. Geïntegreerde betalingsverwerking
  3. Customer Relationship Management (CRM)
  4. Voorraadbeheer
  5. Personeelsbeheer
  6. Managen van meerdere filialen
  7. Geavanceerde rapportage
  8. Integraties en add-ons
  9. 24/7 ondersteuning

1. Omnichannel verkoopmogelijkheden

Veel klanten zoeken online naar productinformatie voordat ze over de drempel van uw winkel stappen. Op dat moment hebben de meesten al een goed beeld van het product dat ze willen. Dat is de omnichannel retailbeleving die klanten tegenwoordig verwachten.

Omnichannel shopping begint met een gebruiksvriendelijke webshop waar klanten informatie over producten kunnen opzoeken en eindigt met een net zo klantvriendelijke fysieke winkel.
Steeds meer retailers spelen in op het gedrag van hun klanten door een mobiel kassasysteem te gebruiken waarmee ze via één platform zowel een fysieke winkel als een webshop kunnen runnen.

Via dat platform kunnen ze opzoeken of een bepaald product op voorraad is, de voorraad van verschillende filialen controleren, direct speciale bestellingen doen en klanten de mogelijkheid bieden hun aankoop in de winkel op te halen of thuis te laten bezorgen.

Door de technologische ontwikkelingen en het veranderende gedrag van consumenten richten mobiele kassasystemen zich steeds meer op vernieuwing van de omnichannel verkoopmogelijkheden en het vervagen van de grens tussen online en instore shoppen.

De voordelen van een omnichannel kassasysteem:

  • Verkoop online en instore
  • Verhoogde zichtbaarheid online
  • Klantgerichte retailbeleving
  • Meerdere opties voor orderverwerking
  • Gesynchroniseerde voorraad voor online en instore

2. Geïntegreerde betalingsverwerking

Zo voelen de meeste mensen zich nadat ze een contract van een externe betalingsverwerker hebben gelezen:

Als retailer heeft u het tegenwoordig niet makkelijk: een webshop beheren, een fysieke winkel runnen, orders verwerken, zicht houden op voorraad, klanten en personeel…

Providers van mobiele kassasystemen wilden retailers helpen en gingen de mogelijkheid bieden betalingen in-house te verwerken. Daarbij werden gecompliceerde (en mogelijk risicovolle) externe betalingsverwerkers dus buitenspel gezet.

De voordelen zijn tweeledig. Ten eerste kunt u nu met één bedrijf samenwerken om uw bedrijf te runnen en uw financiën te beheren. Ten tweede zijn de prijzen veel overzichtelijker dan bij externe providers: er geldt één transactietarief voor alle betaalwijzen en u betaalt geen opstartkosten of maandelijkse kosten.

Het resultaat is dat retailers meer geld in hun eigen portemonnee houden en niet meer te maken hebben met de complexiteit van betalingsverwerking.

De voordelen van betalingsverwerking via uw kassasysteem:

  • Vast transactietarief
  • Geïntegreerde PCI-naleving en fraudepreventie
  • Geen accounts bij externe partijen nodig
  • Centraal inzicht in uw bedrijfsfinanciën

3. Customer Relationship Management (CRM)

Met de CRM-database van uw kassasysteem kunt u voor elke klant een apart profiel maken. In zo’n profiel kunt u de volgende informatie opslaan:

  • Betaalgegevens
  • Betalingsgeschiedenis
  • Favoriete producten
  • Aankoopgeschiedenis
  • Shopfrequentie

Met een CRM-database kunt u als retailer ook gerichte aanbiedingen maken.

Add-ons voor loyalty programma’s

Sommige providers van kassasystemen bieden ook mobiele apps voor loyalty programma’s.
83% van de consumenten geeft aan dat ze eerder producten kopen van een bedrijf met een loyalty programma, en 59% daarvan geeft de voorkeur aan loyalty programma’s via een mobiele app. Verrassend? Niet echt.

Het doel van zo’n loyalty programma is simpel: laat uw klanten merken dat u blij met ze bent, zodat ze zich gewaardeerd voelen en bij u terugkomen. U beloont trouwe klanten met bijvoorbeeld kortingen en andere aanbiedingen die niet gelden voor anderen. Het draait allemaal om klantbehoud, dat tot wel vijf keer goedkoper is dan het aantrekken van nieuwe klanten.

Met loyalty programma’s kunt u als retailer, op basis van de gegevens in uw CRM-database, de aankoopgeschiedenis van uw klanten inzien en ze via e-mail, social media of een ander communicatiekanaal benaderen met relevante aanbiedingen.

Waarom zijn CRM-database en loyalty programma’s waardevol?

Door het aantal trouwe klanten te verhogen met slechts 5% kunt u uw omzet al tot 75% laten stijgen.

Als u uw klanten het gevoel geeft dat u ze waardeert en u ze consistent producten en diensten aanbiedt die passen bij hun behoeften, vergroot u de kans dat ze anderen vertellen over uw winkel.

Uw klanten worden daarmee de ultieme cheerleaders voor uw winkel: ze vertellen positieve verhalen over uw winkel in hun sociale kringen en trekken daarmee nieuwe klanten voor u aan.

4. Voorraadbeheer

Het geld dat u uitgeeft aan voorraad kunt u niet gebruiken om uw bedrijf te laten groeien. Het is dus belangrijk dat u goed nadenkt over de producten en hoeveelheden die u inkoopt.

De voorraad is een van de lastigste facetten van het runnen van een bedrijf, maar ook het belangrijkste element om onder te knie te krijgen; uw cashflow en inkomsten zijn er direct van afhankelijk.

De meeste kassasystemen hebben slimme functies voor voorraadbeheer waarmee u uw voorraad eenvoudiger kunt inkopen, categoriseren en verkopen.

Met actuele voorraadinformatie kunt u erop vertrouwen dat de hoeveelheden kloppen, zowel online als instore.

Naast realtime voorraadbeheer heeft een kassasysteem nog tal van andere voorraadbeheerfuncties:

  • Speciale bestellingen doen
  • Werkorders beheren
  • Producten apart houden voor klanten
  • Leverancierscatalogi en inkooporders integreren

5. Personeelsbeheer

Een goed kassasysteem biedt u de mogelijkheid verschillende bevoegdheden in te stellen voor managers en werknemers. Zo kunt u beheren wie er toegang heeft tot de back-end van uw kassasysteem en wie alleen toegang heeft tot de front-end.

Het is ook handig als u het rooster kunt opstellen, de gewerkte uren kunt registreren en rapporten kunt genereren met details over de prestaties van uw werknemers (bijvoorbeeld het aantal verwerkte transacties, het gemiddelde aantal artikelen per transactie en de gemiddelde transactiewaarde).

U kunt zelfs aan het einde van de werkdag een rapport maken met de totale omzet per werknemer.

De minimaal gewenste functies voor personeelsbeheer:

  • Medewerkers inroosteren
  • De prestaties per werknemer inzien
  • Specifieke gebruikersbevoegdheden toewijzen

6. Managen van meerdere filialen

Een van de grootste voordelen van een mobiel kassasysteem is dat u het kunt blijven gebruiken als uw bedrijf nieuwe filialen opent.

Voeg uw voorraad, klant- en personeelsbeheer van alle locaties samen zodat u uw complete bedrijf vanaf één locatie kunt runnen.

De voordelen van beheer van meerdere filialen:

  • Beheer uw fysieke winkels en webshops vanaf één locatie
  • Voeg winkels, gebruikers en kassa’s toe aan uw kassasysteem wanneer u een nieuw filiaal opent
  • Maak één inkooporder voor alle locaties
  • Bekijk klantgegevens van alle locaties
  • Wissel producten uit tussen filialen
  • Vergelijk de resultaten van verschillende winkels

7. Geavanceerde rapportage

Met intuïtieve rapporten over omzet, voorraad en medewerkers kunt u informatie omzetten in actie en uw bedrijf nog slimmer runnen.

Goede mobiele kassasystemen bieden verschillende vooraf gedefinieerde rapporten die inzicht bieden in de prestaties van uw winkel per uur, dag, week, maand en jaar.

Met die informatie kunt u de arbeidskosten verlagen, de ROI van uw voorraad verhogen, drukke periodes voorspellen, uw beste medewerkers herkennen en nog veel meer.

8. Integraties en add-ons

Met integraties en add-ons kunt u de functies en werking van uw kassasysteem verder uitbreiden.

Bekijk uw kassasysteem app-store voor add-ons en integraties voor:

  • Voorraadbeheer
  • Boekhouding
  • Inroostering
  • Payroll
  • Magazijnbeheer
  • Orderverwerking
  • Marketing

En nog veel meer.

9. 24/7 ondersteuning

Zelfs met een intuïtief, gebruiksvriendelijk kassasysteem zijn er momenten waarop u vastloopt en vragen hebt. Dan wilt u direct ondersteuning om problemen snel te verhelpen.

De ondersteuningsteams van uw kassasysteem zijn meestal bereikbaar via telefoon, e-mail en chat.

Naast ondersteuning op verzoek is het ook handig als de provider van uw kassasysteem ondersteunende documentatie biedt, zoals webinars, video-instructies, en community’s en forums waar u met andere retailers van gedachten kunt wisselen over het systeem.

Welk kassasysteem past bij uw bedrijf?

Uw kassasysteem heeft een grote impact op uw dagelijkse bedrijfsvoering en op de jaarlijkse groei van uw onderneming.

Er zijn tal van opties, dus neem de tijd om uit te zoeken welk kassasysteem het beste bij u past.