Voorraad tellen: alles over nauwkeurig inventariseren

Voorraad tellen: alles over nauwkeurig inventariseren


Opmerking van de redactie: Door de uitbraak van COVID-19 is het goed mogelijk dat u voorlopig geen klanten in uw fysieke winkel kunt ontvangen. De gezondheid en veiligheid van uw medewerkers, klanten en naasten gaan boven alles. Wilt u als ondernemer toch nuttig bezig blijven en uw zaak draaiende houden, dan is dit een goed moment om de klussen te klaren waarvoor u anders geen tijd hebt. Een van die klussen is het opstellen van uw inventaris. Laten we bekijken hoe u dat doet en hoe u ervoor kunt zorgen dat uw voorraden online, instore en in uw kassasysteem overeenkomen.

 

Veel retailers stellen het opstellen van de inventaris liever uit. Waarom? Omdat het tellen van alle koopwaar in uw winkel veel tijd en moeite kost.

De meeste ondernemers inventariseren buiten de gebruikelijke openingstijden van hun winkel, of ze sluiten de winkel tijdelijk om hun voorraden te tellen. Beide oplossingen zijn verre van ideaal. Maar ook al is inventariseren niet uw favoriete klus, het is wel noodzakelijk om de nauwkeurigheid van uw voorraadniveaus te garanderen, derving te beperken en te zorgen dat u altijd de juiste hoeveelheden op voorraad hebt om aan de vraag te voldoen.

In dit artikel komen de volgende onderwerpen aan bod:

 

Wat is inventariseren?

Bij een inventarisatie maakt u een persoonlijke telling van alle producten in uw winkel. Doorgaans wordt de inventarisatie uitgevoerd door een hiervoor aangewezen medewerker (of een team van medewerkers, afhankelijk van de omvang van de te tellen voorraad), die van elk artikel in uw winkel en in uw magazijn de voorraadhoeveelheden telt.

Daarna worden de voorraadhoeveelheden van elk artikel genoteerd, met pen en papier of digitaal in Excel. Inventariseren is ontzettend tijdrovend en veel retailers voeren deze klus dan ook maar eens per jaar uit.

Wilt u een nauwkeurig overzicht hebben van uw voorraadniveaus zonder álle artikelen te moeten tellen, dan kunt u, zoals veel retailers, gebruikmaken van een methode die cyclustelling heet.

 

Wat is een cyclustelling?

Bij een cyclustelling, ook wel een gedeeltelijke inventarisatie genoemd, telt u voortdurend selecte delen van uw voorraad. Het voordeel daarvan is dat u als retailer altijd een nauwkeurig beeld hebt van uw voorraad zonder dat u overuren hoeft te maken of uw winkel tijdelijk moet sluiten.

Cyclustellingen worden daarom ook beschouwd als een van de meest effectieve inventarisatiemethodes voor retailers. U kunt ze dagelijks, wekelijks of maandelijks uitvoeren en op die manier voorkomen dat u regelmatig een volledige inventarisatie moet inplannen.

Hoe werkt een cyclustelling?

Voor een effectieve cyclustelling kiest u eerst een specifieke afdeling (bijvoorbeeld de schoenenafdeling) of product (een type trui) in uw winkel. Tel daarna hoeveel exemplaren u heeft en vergeet niet van alle exemplaren de SKU en de maat te noteren. Vergelijk daarna de getelde voorraad met de voorraadniveaus in uw kassasysteem.

 

Waarom is inventariseren belangrijk?

Het doel van een volledige of gedeeltelijke inventarisatie is te controleren of de geregistreerde voorraad van uw winkel (de voorraadniveaus die in uw kassasysteem vermeld staan) overeenkomt met de daadwerkelijke voorraad.

Retailers gebruiken een combinatie van cyclustellingen en volledige inventarisaties om de voorraadniveaus in overeenstemming te brengen, derving vast te stellen en het hele jaar door goed zicht te houden op de voorraden.

 

Zeven tips voor een nauwkeurige inventarisatie

Volledige inventarisaties en cyclustellingen hebben elk zo hun eigen voordelen. U kunt bijvoorbeeld elke week een cyclustelling uitvoeren en elke week in de rustige periode na de feestdagen een volledige inventarisatie inplannen.

Ziet u het wel zitten om een volledige inventarisatie te combineren met regelmatige cyclustellingen? De volgende lijst bevat handige tips om u daarbij te helpen:

  1. Gebruik inventarisatietechnologie
  2. Kiest u tellers met zorg
  3. Plan volledige inventarisaties vooraf in
  4. Maak een plattegrond van uw winkel en uw magazijn
  5. Voorzie uw dozen en schappen van labels
  6. Informeer uw inventarisatieteam
  7. Wees uw inventarisatieteam dankbaar

 

1. Gebruik inventarisatietechnologie

De meeste retailers noteren de tellingen op papier of in een Excel-sheet, waarna ze de getelde hoeveelheden afstemmen met de gegevens in hun kassasysteem.

Deze methode werkt natuurlijk prima, maar er zitten wel wat haken en ogen aan. U moet gegevens bijvoorbeeld twee keer invoeren, het proces kost veel tijd en is gevoelig voor menselijke fouten. Gebruikt u een kassasysteem met voorraadbeheerfunctionaliteit, dan heeft u waarschijnlijk ook een inventarisatiefunctie waardoor het u minder tijd kost om uw voorraden te tellen.

Met de functie ‘Inventarisatie voorraad’ in Lightspeed kunt u met behulp van een barcodescanner tellingen uitvoeren en afstemmen, en de gegevens van verschillende periodes vergelijken. Tel uw voorraad sneller, los eventuele verschillen op en zorg dat de voorraadniveaus in u kassasysteem overeenkomen met die in uw winkel.

Gebruikt u Lightspeed al? Op onze supportpagina over inventarisatie vindt u een stapsgewijze uitleg. 

2. Kies uw tellers met zorg

Inventariseren vereist consistentie en oog voor detail. De medewerkers die u kiest voor uw inventarisatie, moeten ervaren mensen zijn die hun taak serieus nemen en nauwkeurig kunnen werken.

Kies bij het samenstellen van uw inventarisatieteam voor medewerkers die bekend zijn met uw producten en die weten waar alles in uw winkel en in uw magazijn ligt. Eventueel kunt u een minder ervaren medewerker toevoegen aan het team, zodat hij of zij kan leren inventariseren en in de toekomst als volwaardig teamlid kan worden ingezet.

Heeft u een eenmanszaak en geen tijd om in uw eentje een volledige inventarisatie uit te voeren, dan is een externe inventarisatieprovider wellicht een goede optie. Zij kunnen de volledige inventarisatie uitvoeren terwijl u de kleinere cyclustellingen doet.

Onthoud dat de inventarisatieprocedures per provider kunnen variëren. Neem dus contact op met verschillende bedrijven om te vragen welk proces zijn volgen en wat de kosten zijn.

Enkele externe inventarisatiebedrijven die u kunt inschakelen:

 

3. Plan volledige inventarisaties vooraf in

Hoe meer producten u verkoopt, hoe tijdrovender de inventarisatie. Daarom is het belangrijk om vooruit te plannen en na te denken over wanneer (en hoe vaak) u volledige inventarisaties wilt uitvoeren.

Wanneer moet u een volledige inventarisatie uitvoeren?

Wanneer en hoe u een volledige inventarisatie moet uitvoeren, varieert per winkel. Sommige winkels beperken het aantal volledige inventarisaties tot een per jaar, andere voeren ze elk halfjaar of vaker uit.

Op zijn blog vertelt Bob Phibbs, The Retail Doctor, dat het beste moment om een volledige inventarisatie te doen het laatste weekend van januari (in de rustige periode na de feestdagen) of het einde van juli is, omdat u voorraadhoeveelheden in deze periodes het kleinst zijn.

Het is in ieder geval belangrijk dat u uw inventarisatieplanning ruim van tevoren maakt en dat u uw inventarisatieteam daarover tijdig informeert, zodat zij kunnen zorgen dat ze die dagen beschikbaar zijn.

U wilt hoe dan ook voorkomen dat u uw winkel moet sluiten tijdens de gebruikelijke openingstijden. Probeer u inventarisaties daarom buiten de openingstijden uit te voeren. Als dat geen optie is en u de winkel tijdelijk moet sluiten, laat u klanten dat dan per e-mail weten (MailChimp heeft een heel gebruiksvriendelijke e-mailontwerper) en hang een briefje op in uw winkel.

Vertel uw klanten waarom u de winkel sluit, wanneer de winkel weer open gaat en dat u natuurlijk gewoon bestellingen blijft verwerken via uw webshop.

Gebruikt u Lightspeed al? U kunt MailChimp integreren met uw kassasysteem om gepersonaliseerde e-mails en periodieke nieuwsbrieven te sturen naar de mensen op uw mailinglijst te sturen.

 

4. Maak een plattegrond van uw winkel en uw magazijn

Geef uw inventarisatieteam een plattegrond van uw winkel en uw magazijn, waarop u hebt aangegeven waar elk producttype zich bevindt. Daarmee maakt u hun werk een stuk eenvoudiger.

Met een overzichtelijke plattegrond kunt u eenvoudiger tellers toewijzen aan een specifiek product of een specifieke afdeling van uw winkel. Zo houdt u overzicht en ziet u meteen welke voorraad door wie wordt geteld.

Bob Phibbs raadt retailers aan om elk rek, elk display, elke wand en elk schap op te nemen in uw plattegrond en overal aan te geven welke productcategorieën zich daar bevinden.

Uw ingevulde plattegrond kan ook dienen als een handige checklist tijdens het inventarisatieproces: zodra een afdeling is geteld en eventuele afwijkingen zijn vastgesteld, kunt u die afdeling markeren als voltooid.

Houd bij welke afdelingen van uw winkel u aan het tellen bent, welke al geteld zijn en welke afwijkingen u per afdeling en productcategorie hebt gevonden.

 

5. Voorzie uw dozen en schappen van labels

Wilt u de inventarisatie soepel laten verlopen en fouten zoveel mogelijk vermijden, dan zult u moeten zorgen dat u uw zaken letterlijk op orde hebt. Losse pallets en verdwaalde producten zonder doos of verpakking leiden vaak tot afwijkingen die makkelijk voorkomen hadden kunnen worden.

Een van de manieren om uw magazijn overzichtelijk te houden, is dozen waarvan de inhoud niet direct zichtbaar is, te voorzien van een label en ze per productsoort op te slaan (bijvoorbeeld alle jeans bij elkaar). Gebruik vaste opslaglocaties voor uw producten en zorg dat uw personeel de producten overeenkomstig categoriseert, en nooit producten plaatst waar ze niet thuishoren.

Tip: zorg dat uw producten op de juiste plaats liggen voordat u begint aan uw inventarisatie. Loop door uw magazijn en winkel en controleer op verdwaalde of verkeerd geplaatste producten.

 

Zoek een oplossing voor categorieloze voorraad

Controleer voordat u begint aan de inventarisatie het rapport ‘niet gecategoriseerde voorraad’ (uncategorized Inventory) in uw kassasysteem om te zien aan welke items geen categorie is toegewezen. Als u de voorraad goed op orde houdt in uw kassasysteem, beperkt u het aantal afwijkingen dat voorkomen had kunnen worden, vereenvoudigt u uw voorraadplanning en –inkoop, en verbetert u de nauwkeurigheid van toekomstige inventarisatierapporten. 

Gebruik je Lightspeed Analytics al? Met het rapport niet gecategoriseerde voorraad kunt u categorieloze voorraad wegwerken voordat u gaat inventariseren.

 

6. Informeer uw inventarisatieteam

Voordat u begint met inventariseren moet u zorgen dat alle leden van uw inventarisatieteam op dezelfde golflengte zitten. Laat iedereen weten voor welke afdeling van de winkel of het magazijn ze verantwoordelijk zijn, laat ze zien hoe ze de getelde hoeveelheden moeten invoeren en bijhouden, en beantwoord eventuele vragen.

Neem de ingevulde plattegrond van uw winkel door met uw team, zodat ze weten waar ze de producten kunnen vinden die ze moeten tellen. Zo wordt het tellen en afstemmen van de voorraad veel eenvoudiger.

 

7. Wees uw inventarisatieteam dankbaar

Deze tip is vooral van toepassing als u de inventarisatie buiten uw gebruikelijke openingstijden uitvoert. Een gratis maaltijd of snacks en een drankje kunnen wonderen doen voor de tevredenheid van uw medewerkers.

Inventariseren is een eentonig proces; uw medewerkers presteren het beste als ze geen last hebben van dorst of een knorrende maag.

 

Voorraadafstemmen: los eventuele afwijkingen op

De kans is groot dat u voorraadafwijkingen vindt. Dan is het belangrijk de oorzaak van het probleem te achterhalen.

Tel uitschieters opnieuw

Trek niet meteen conclusies, maar maak een nieuwe telling van producten met een opvallende afwijking (naar boven of naar beneden).

In de meeste gevallen zijn afwijkingen het gevolg van inventarisatiefouten zoals een rekenfout of onjuist ingevoerde gegevens.

Meestal kunt u vergelijkbare fouten in de toekomst voorkomen door medewerkers hun voorraad vaker te laten tellen. Met een barcodescanner kunt u het aantal fouten veroorzaakt door een onjuiste invoer van gegevens en voorraadniveaus, drastisch verlagen.

Andere oorzaken van voorraadafwijkingen

Voorraadafwijkingen kunnen ook een vervelendere oorzaak hebben, zoals winkeldiefstal of diefstal door personeel. Mogelijk heeft u te maken met diefstal of fraude door een medewerker en moet u de zaak onderzoeken, beveiligingsbeelden bekijken en passende juridische stappen nemen. 

Regelmatige cyclustellingen zijn in ieder geval een van de beste manieren om systematische afwijkingen vast te stellen en de juiste actie te ondernemen.

 

Een post-inventarisatiechecklist

Na de inventarisatie heeft u nog wat belangrijke taken om de nauwkeurigheid van uw voorraad te garanderen:

Dubbelcheck uw inventarisatie 

Voordat u de voorraadniveaus van een product in uw kassasysteem actualiseert, is het verstandig nog eens extra te controleren of de getelde hoeveelheden kloppen.

Dat kunt u het beste doen door uw tellers de voorraad meerdere keren te laten tellen. Of tel elke productcategorie met afwijkingen opnieuw.

Controleer uw voorraadrapporten

De sleutel tot goed voorraadbeheer is uw gegevens goed in de gaten houden en die gegevens om kunnen zetten in bruikbare informatie.

Gebruik voorraadrapporten van Lightspeed Analytics voor inzicht in uw voorraadbehoefte: 

  • Lage voorraad notificatie rapport: gebruik het lage-voorraadrapport om de items te zien die goed worden verkocht en die bijna op zijn. Bestel ze voordat ze helemaal op zijn en zorg dat u aan de vraag kunt blijven voldoen.
  • Omloopsnelheidrapport: gebruik het omlooprapport om de omloopsnelheid van uw voorraad te bekijken. Dit is de snelheid waarmee u de beschikbare voorraad verkoopt en u de voorraad moest aanvullen. Hoe hoger de snelheid, hoe meer exemplaren van dat item u verkoopt. Die informatie is handig voor toekomstige voorraadinkoop en -planning.

Bepaal u risicogebieden en beperk waardevermindering

Zodra uw voorraad is geteld en u een duidelijk beeld hebt van de afwijkingen per winkelafdeling, kunt u bekijken of er patronen te ontdekken zijn.

Bevinden de afwijkingen zich in bepaald deel van uw winkel, bijvoorbeeld bij de uitgang of bij de duurdere producten? Bespreek uw bevindingen met uw verkoopmedewerkers en train ze in het herkennen van winkeldiefstal.

Vergelijk inventarisatierapporten met elkaar

Nadat u meerdere inventarisaties heeft uitgevoerd, kunt u de resultaten met elkaar vergelijken. Herkent u patronen? Misschien ziet u dat de afwijkingen voor goedkope accessoires in de loop der tijd steeds groter worden. Dat is wellicht een teken dat u ze dichter bij uw kassa moet plaatsen om diefstal te ontmoedigen.

In ieder geval is het vergelijken van inventarisaties de enige manier om patronen te herkennen en oplossingen te vinden.

 

Neem de tijd om uw voorraad te tellen

Of u de inventarisatie nou uitvoert met pen en papier, in Excel of met slimme voorraadbeheersoftware zoals Lightspeed, een georganiseerde, systematische inventarisatie is de ruggengraat van een winstgevende winkel.

Goed voorraadbeheer en gedegen inventarisaties komen niet uit de lucht vallen; ze zijn het resultaat van een zorgvuldige planning, een helder voorraadbeheerproces dat wordt begrepen en gevolgd door medewerkers, organisatie op de winkelvloer en in het magazijn, en oog voor detail.

Gedegen voorraadbeheer leidt tot minder afwijkingen, snellere afstemming, voordeligere inkoop en efficiënter werkende medewerkers. Gebruik de tips uit dit artikel om uw voorraadbeheer op orde te krijgen.

Break-even analyse: bereken uw break-even punt

Break-even analyse: bereken uw break-even punt