COVID-19 communicatie plan: zo blijft u in contact met uw klanten

COVID-19 communicatie plan: zo blijft u in contact met uw klanten

Retailers en horeca-ondernemers zijn door het Coronavirus gedwongen zich aan te passen. 

Ondernemers hebben vaak niet de luxe om een crisiscommunicatieplan of -team op te stellen. Toch zijn juist in tijden van crisis goede klantenservice en duidelijke communicatie essentieel. We zetten enkele punten onder elkaar die u kunnen helpen bij het effectief communiceren met uw klanten en gasten: 

  1. Blijf trouw aan uw missie
  2. Gebruik de juiste toon
  3. Wees ‘to the point’
  4. Wees transparant
  5. Blijf updates geven
  6. Controleer uw marketingberichten en promoties
  7. Bied ondersteuning aan uw werknemers

 

1. Blijf trouw aan uw missie

Uw missie geeft sturing bij alles wat u doet en dient als houvast in tijden van crisis – ook in uw communicatie.  

Volgens Lisa Laventure, Director of Strategic Communication bij Lightspeed, moeten de waarden van uw bedrijf de leidraad vormen van wat u naar uw klanten communiceert. 

“Ondernemers die nauw in contact blijven met hun klanten en gasten slagen hierin. Dit zijn de momenten waarop u terugvalt op uw kernwaarden. Die vertellen u hoe u dingen moet aanpakken en hoe het vertaald dient te worden in uw communicatie. Het is niet het moment om uzelf in de markt te zetten of te promoten; het is tijd om er voor uw klanten te zijn”, aldus Lisa. 

 

2. Gebruik de juiste toon

De toon van uw communicatie moet aansluiten bij uw merk, maar moet ook passen in de context. 

Als uw tone of voice normaal luchtig is, moet u wellicht een serieuzere toon aannemen tijdens de Coronacrisis. Volgens Mike Black, CEO van marketingbureau Paige Black, is het belangrijk om tijdens een crisis een meelevende toon aan te nemen.

“Wees menselijk en draag emotionele steun uit. Gebruik een rustige toon en laat uw authenticiteit doorsijpelen. Laat uw klanten en gasten weten dat u voor ze klaar staat en dat uw medewerkers uw topprioriteit zijn”.

Gebruik uw communicatie, of het nu via e-mail of sociale media is, om in te haken op de zorgen van uw klanten en gasten. Vertel hoe u ze in deze moeilijke tijden van dienst kunt zijn en laat weten dat u hun steun op prijs stelt. Wees positief, attent en constructief. 

 

3. Wees ‘to the point’

Mensen ontvangen veel verschillende informatie. Hoe kan uw onderneming van zich laten horen? 

Volgens Lisa moet de communicatie duidelijk en to the point zijn om uw klanten en gasten in een druk medialandschap te bereiken. 

“Richt u op het wegnemen van belemmeringen op welke manier dan ook. Communiceer snel en met empathie.”

Duidelijkheid begint al in de onderwerpregel van uw e-mail. Wat wilt u klanten en gasten laten weten? Concentreer u op de boodschap die u wilt overbrengen en verwijder alles wat daar niet op aansluit.

Wees duidelijk over hoe uw onderneming uw klanten en gasten ondersteunt tijdens COVID-19. Stuur ze naar bruikbare resources of deel de contactgegevens van uw support team.  

 

4. Wees transparant

Klanten en gasten zijn nu meer dan ooit bezig met hygiëne. Restaurants die maaltijdbezorging aanbieden, kunnen dan ook het beste heel transparant zijn over hun hygiënemaatregelen. 

Volgens Matthew Donaruma, communicatie consultant bij Suggestiv, is het belangrijk dat restaurants de nadruk leggen over hoe ze maatregelen in de praktijk brengen, bijvoorbeeld tijdens het bereiden en bezorgen van gerechten. 

“Biedt u een luchtdichte verpakking aan? Heeft u contactloze bezorg- en afhaalmogelijkheden? Welke maatregelen moeten uw werknemers in acht nemen? Wees duidelijk en vertel uw klanten niet alleen dat hygiënemaatregelen belangrijk zijn – laat het zien!”

Neem een voorbeeld aan UberEats: zij stuurden een e-mail met daarin uitleg over de genomen maatregelingen om besmetting te voorkomen. Ook bouwden ze een speciale COVID-19 pagina waarin vragen van klanten en bezorgers beantwoord worden. 

Retailers kunnen transparant zijn door klanten via e-mail of de website te informeren over de mogelijkheden bij het afhalen van een bestelling en de bijbehorende hygiënemaatregelen. 

 

5. Blijf updates geven

Wanneer uw communiceert tijdens een crisis is net zo belangrijk als wat u communiceert. Er is zoveel informatie beschikbaar dat klanten en gasten soms niet meer weten bij welke winkel ze terecht kunnen of bij welk restaurant ze nog kunnen afhalen.

Volgens Megga Hamal, consultant bij Megha Hamal PR & Branding, is het belangrijk om tijdig updates te geven. 

“Ondernemers moeten snel kunnen communiceren met hun klanten. Als u uw winkel bijvoorbeeld moet sluiten, laat dan dan meteen aan uw klanten weten. Stel het niet uit.”

 

Update regelmatig uw website

Uw website moet alle informatie geven die uw klanten of gasten nodig hebben. Volgens Mathew kunt u het beste een FAQ-pagina (veelgestelde vragen) aanmaken die u regelmatig update.

Dit zijn enkele dingen die u op uw Corona FAQ-pagina kunt vermelden: 

  • Welke locaties open of gesloten zijn
  • Aangepaste openingstijden
  • Aanpassingen in producten of services
  • Genomen maatregelen
  • Contactinformatie
  • Links naar handige content op uw website
  • Links naar overheidwebsites of gezondheidsorganisaties

Uw website moet de plek zijn waar klanten en gasten terecht kunnen voor informatie over hoe uw onderneming met de situatie omgaat. 

Een persoonlijk voorbeeld is de Lightspeed COVID-19 pagina, waarin we resources, nuttige links, blogs en resources voor de horeca- en retailbranche delen. 

 

Wees actief op social media

Social media is vaak het meest gebruikte kanaal om te communiceren. Het up to date houden van uw website is niet voor iedere ondernemer mogelijk. Social media kan dan een snellere oplossing zijn. 

Deanna Duxburg, Social media manager bij Lightspeed, heeft de volgende adviezen als het gaat om social media communicatie: 

Wees selectief in de informatie die u communiceert: We leven in een tijdperk van fake news. U moet dus zeker zijn dat de informatie die u deelt en communiceert klopt en betrouwbaar is. 

Blijf relevant: Klanten en gasten willen vaak weten hoe ze in contact kunnen blijven, of u nu open bent of niet.

Zodra uw support team de drukte niet meer goed aankan, laat uw klanten dan weten dat het iets langer kan duren dan normaal. Als u nog altijd open bent, maar met beperkte openingstijden, geef dat dan door op social media. Communiceer ook wat u doet om uw werknemers, klanten en gasten veilig te houden. 

Houd de tone of voice van uw merk vast:  Het is belangrijk om professioneel te blijven met elke post die u plaatst of elke interactie die u aangaat. Onthoud dat iedereen meekijkt! Wees behulpzaam en vrijgevig; de manier waarop u reageert naar klanten en gasten is een reflectie van hoe u met ze omgaat. 

 

Stuur nieuwsbrieven 

Stuurde u klanten en gasten altijd al nieuwsbrieven en is het verstandig om deze  tijdens COVID-19 door te laten gaan? Het antwoord is hoogstwaarschijnlijk ‘ja’, maar bedenk u eerst wat u wilt zeggen. 

Vertel uw klanten en gasten wat belangrijk is om te weten: openingstijden, speciale Corona kortingen, leveringstijden, de genomen maatregelen of wanneer u uw onderneming tijdelijk moet sluiten. 

Een goed voorbeeld is de nieuwsbrief van Ace & Tate. Ze sturen een nieuwsbrief die past bij het merk en delen wat hun lezers moeten weten: aangepast retourbeleid, mogelijkheden tot ‘passen’ met de Virtual-Ty-On, hun COVID FAQ-pagina en bieden gratis cleaning kits aan bij elke aankoop. Ace & Tate nieuwsbrief  

 

Bekijk nieuwe content formats

Nu veel mensen thuis zijn is het goed om uw content eens onder de loep te nemen. U kunt bijvoorbeeld content delen waar andere mensen echt iets aan hebben of die leuk is om naar te kijken. 

Restaurants kunnen bijvoorbeeld virtuele kooklessen geven of nieuwe recepten publiceren die mensen thuis kunnen uitproberen. Retailers kunnen een blog of Youtube-kanaal starten om onderhoudstips te delen of producten te demonstreren. 

Ook Lightspeed creëert content om ondernemers te steunen in deze periode:

 

“Bij Lightspeed proberen we een behulpzaam en ondersteunend netwerk te bieden. De situatie verandert zo snel dat we ondernemers het beste kunnen voorzien van up-to-date informatie en hulpmiddelen van experts. Omdat COVID-19 diep doordringt in alle regio’s waar we aanwezig zijn, is dit onze nieuwe aanpak.”  – Lisa Laventure, Director of Strategic Communications

 

6. Controleer uw marketingberichten en promoties

Ondernemingen draaien niet zoals normaal. Marketingplannen, content of promoties zijn veelal stil komen te liggen en moeten herdacht worden. 

“Ondernemers kunnen nu het beste hun promoties, social media posts, partner communicatie, advertenties, blog posts en andere digitale content kritisch bekijken, om er zeker van te zijn dat de toon van de berichten ook de huidige situatie reflecteert”, zegt Donaruma. 

Het is voor retailers niet aan te raden (en geldverspilling) om websitebezoekers te blijven targeten voor een promo die alleen in de winkel geldt. Pas het aanbod aan, aan de huidige situatie. Retailers kunnen bijvoorbeeld wel hun webshop promoten. Horeca-ondernemers kunnen zich het beste focussen op reclame voor afhalen en bezorging. 

 

7. Bied ondersteuning aan uw werknemers

De communicatie met uw klanten en gasten hoort een grote rol te spelen in uw crisiscommunicatieplan, maar vergeet ook uw eigen werknemers niet.

Werknemers maken zich zorgen over hun banen. uw verantwoordelijkheid, als werkgever, is om hier transparant te zijn. Jenna Cooper, oprichter van C3 Collective, raadt aan om de volgende maatregelen te nemen in de communicatie naar uw werknemers:

U heeft nu waarschijnlijk nog niet alle antwoorden op alle vragen. Laat werknemers in ieder geval weten waar ze aan toe zijn en deel de informatie die u wel heeft. 

Laat ze weten wat een tijdelijke sluiting of aangepaste werktijden voor hen betekent. Vallen er ontslagen of worden contracten niet verlengd? Heb daarover één-op-één gesprek met de desbetreffende medewerker(s). Houd de deur open om ze opnieuw aan te nemen, zodra u weer normaal kunt draaien. 

Geef uw medewerkers ook een lijst met overheidssteunpakketten waarvan zij kunnen profiteren. We moeten dit samen doen!

 

Wees overal op voorbereid

Gebruik bovenstaande tips bij het samenstellen van uw communicatieplan. Spendeer ook aandacht aan crisissituaties zoals COVID-19. Het is onmogelijk om overal op voorbereid te zijn, maar het kan helpen om uw gasten en klanten te informeren. 

Vergeet niet om u aan te passen en empatisch over te komen. Iedereen heeft op dit moment sturing en steun nodig. Zoek naar manieren om uw gemeenschap te ondersteunen en uit dankbaarheid voor de steun die u ontvangt. 

Laat uw klanten en gasten het menselijke aspect van uw merk zien en draag uit dat we samen sterk staan.