Typ hierboven en klik Enter om te zoeken. Klik Esc om te annuleren.

Horeca

De meest gestelde vragen over de witte kassa

De meest gestelde vragen over de witte kassa

Eén van de eerste vragen die het merendeel aan startende horecaondernemers zich vandaag stelt is: moet ik een witte kassa aanschaffen – of niet? Wij zijn er om die vraag en de andere meest gestelde vragen over de witte kassa of het geregistreerd kassasysteem (GKS) voor jou te beantwoorden.

Navigeer naar één van de onderdelen van dit artikel:

  1. Wat is een witte kassa?
  2. Is elke kassa geschikt als witte kassa?
  3. Uit welke onderdelen bestaat een GKS?
  4. Wanneer moet ik een witte kassa aanschaffen?
  5. Wat valt er wel en niet onder de 25.000 euro-grens?
  6. Hoeveel kost een witte kassa en black box?
  7. Wat met btw-bonnetjes?
  8. Welke boetes riskeer ik als ik geen GKS installeer?
  9. Is een witte kassa interessant als ik niet onder de GKS-regel val?

Ontdek de witte kassa van Lightspeed

Leer alles over de voordelen van flexibele tafelbediening, geïntegreerde betalingen, het personaliseren van uw zaalplan en het gebruik van een online kassasysteem.

Wat is een witte kassa?

Het geregistreerd kassasysteem of GKS, maar beter bekend onder de term “witte kassa”, is een door de overheid gecertificeerd kassasysteem dat alle verkoophandelingen van een horecazaak registreert.

De GKS werd geïntroduceerd om op grote schaal financiële fraude en zwartwerk in de horecasector tegen te gaan en horecazaken in België beter te controleren.

De zogenaamde “black box” die bij het systeem geleverd wordt, staat de overheid namelijk toe om controles op inkomsten uit te voeren. In essentie is het doel van de witte kassa om het speelveld te vereffenen en de concurrentie in handel en horeca eerlijker te maken.

Is elke kassa geschikt als witte kassa?

Neen, niet elk kassasysteem wordt door de overheid aanvaard als witte kassa. Zo is het onmogelijk om met een analoge kassa te werken, maar moet je verplicht met een online of digitaal kassasysteem werken, om de digitale controle van transacties mogelijk te laten. Daarnaast dient de overheid ook elk kassasysteem dat als witte kassa wenst te functioneren als dusdanig te certificeren. Het is dus belangrijk om je goed te informeren vooraleer je een kassasysteem aanschaft.

Uit welke onderdelen bestaat een GKS?

Een witte kassa bestaat uit drie aan elkaar gekoppelde onderdelen:

  1. Een gecertificeerd kasssasysteem
  2. Een black box
  3. Een VAT signing card

Ook van plan om te ondernemen?

Wij hebben een ondernemingsplan template dat op jou ligt te wachten om ingevuld te worden. Gebruik ons gratis sjabloon met tips en tricks om van jouw concept een succesvol en uitgewerkt businessplan te maken.

1. Een gecertificeerd kassasysteem

Zoals aangegeven moet je over een door de overheid gecertificeerd kassasysteem beschikken. Op de website van de Financiële Overheidsdienst (FOD) vind je een lijst terug met welke systemen gecertificeerd zijn.

Natuurlijk is het complete en geavanceerde kassasysteem van Lightspeed sinds jaar en dag gecertificeerd door de overheid. Wanneer je het Lightspeed Restaurant kassasysteem in huis haalt, mag je dus zeker zijn dat je een witte kassa hebt die perfect conform de wet werkt. 

2. Een black box

Een black box of zogenaamde zwarte doos wordt door de overheid ook beschreven als een fiscale data module of FDM. Die laat de overheid toe om de verrichte handelingen in je kassasysteem te controleren. FDMs zijn te koop bij verschillende bedrijven en de Federale Overheidsdienst Financiën (FOD) houdt een lijst bij met gecertificeerde FDM-verkopers

3. Een vat signing card 

Wanneer je een gecertificeerd kassasysteem en FDM heeft aangeschaft, moet je deze registreren en koppelen op de website van de FOD. Daarna kun je een gratis vat signing card of VSC aanvragen. Een vat signing card is een persoonlijke smartcard – of simkaart, zo je wil – die alle data die gekoppeld is aan jouw btw-nummer opslaat in de black box. Zo worden de verkoopshandelingen van een horecazaak verbonden aan de gegevens van dezelfde horecazaak. 

Wanneer moet ik een witte kassa aanschaffen?

Als je jaarlijks méér dan €25.000 omzet genereert uit maaltijden die ter plaatse geconsumeerd worden, ben je verplicht om een witte kassa aan te schaffen. Dit bedrag houdt geen rekening met dranken of btw. Met andere woorden: enkel de brutowinst die je uit maaltijden en producten aan 12% btw verkoopt, telt voor deze drempel. Meer informatie over wat wel en wat niet meetelt, vind je verder in dit artikel.

Wanneer je dus meer dan €25.000 verdient uit maaltijden die ter plaatse geconsumeerd worden, moet je een witte kassa in gebruiken, ook al zakt je omzet het jaar nadien terug onder die drempel.

De verplichting geldt niet enkel voor restaurants, maar ook voor traiteurzaken die op regelmatige basis cateringdiensten verrichten. De nadruk ligt dus op het aanbieden van maaltijden ter plaatse, de hoofdactiviteit speelt verder geen rol. Zo zijn ook bakkers, koffiezaken en modezaken die maaltijden ter plaatse aanbieden verplicht om een witte kassa aan te schaffen. 

Als je daarentegen minder dan €25.000 omzet uit maaltijden ter plaatse genereert, valt de verplichting weg. Evengoed moet je dan wel een btw-bonnetje opstellen en uitreiken voor elke maaltijd die ter plaatse geconsumeerd wordt. Het is ook jouw verantwoordelijkheid om jaarlijks zo goed mogelijk in te schatten of je boven de €25.000 euro zal gaan – of niet – en je op tijd te registreren en een witte kassa aan te schaffen om boetes te vermijden.

Wat valt er wel en niet onder de €25.000-grens?

Het is belangrijk om te herhalen dat €25.000-grens uitzonderlijk gericht op omzet van maaltijden die ter plaatse genuttigd worden. Met andere woorden: omzet die onderworpen is aan 12% btw. Zaken zoals afhaalmaaltijden – die aan 6% btw onderworpen zijn – en alcohol en andere dranken – die aan 21% btw onderworpen zijn – worden dus niet meegerekend. De 12% btw wordt overigens ook niet meegerekend in de €25.000; het gaat om de omzet exclusief btw van maaltijden die ter plaatse geconsumeerd worden. 

Evengoed zijn er wel enkele gevallen waar het op het eerste zicht niet duidelijk is of ze wel of niet meetellen onder de GKS-regel. Wij sommen de belangrijkste voor je op en nemen alle twijfels voor je weg:

Ondernemen zonder zorgen?

Ontdek in onze gratis startersgids alles over de verschillende ondernemingsvormen, opstartformaliteiten, administratie, boekhouding, btw en belastingen.

Traiteur- en cateringzaken

Traiteur- en cateringzaken hebben vaak een vaste locatie waar ze bereide maaltijden verkopen vanuit een koeltoog voor afhaal, maar ook op locatie catering voorzien. Wat valt er wel en niet onder de €25.000-grens?

  • NietBereide maaltijden die bezorgd of afgehaald worden door klanten, zonder bijkomende bediening of dienstverlening. Zo vallen slagerijen en delicatessenzaken die enkel bereide maaltijden verkopen in hun winkel, maar bedoeld voor afhaal/takeaway en zonder bediening of bijkomende service niet onder de GKS-regel. Voor dit soort zaken geldt namelijk een btw-tarief van 6%, terwijl de GKS-regel enkel kijkt naar maaltijden die aan 12% btw onderworpen zijn.
  • Wel – Wanneer een traiteur- of cateringzaak op regelmatige basis cateringdiensten op evenementen verzorgt waarbij gasten maaltijden ter plaatse eten, of een infrastructuur voorziet om dat mogelijk te maken. In dat geval moeten dit soort maaltijden aan 12% btw verkocht worden en tellen ze dus mee voor de GKS-regel.

Foodtrucks

Omdat foodtrucks maaltijden over de toog aanbieden, is het niet altijd even duidelijk of dat soort maaltijden onder de GKS-regel vallen of niet. Wat valt er wel en niet onder de €25.000-grens?

  • Niet – Als maaltijden puur bedoeld zijn om af te halen en er geen infrastructuur voorzien wordt om rondom de foodtruck de maaltijden te consumeren, blijft het bij 6% btw en valt de foodtruck niet onder de GKS-regel. Hetzelfde geldt voor trucks die enkel dranken verkopen, bijvoorbeeld op festivals en markten.
  • Wel  Zodra een foodtruck bestek of een vorm van infrastructuur aanbiedt, zoals stoelen, tafels of een toog, maar ook parasollen of achtergrondmuziek, is de GKS-regel van toepassing. In zo’n gevallen is er namelijk sprake van dienstverlening en is de uitbater verplicht om het 12% btw op voedsel en 21% op dranken aan te rekenen. In het geval dat de omzet uit maaltijden meer dan €25.000 is, moet de foodtruck ook over een witte kassa beschikken. 

Voorverpakte producten en borrelhapjes

Voorverpakte producten – denk aan een zakje chips of nootjes, chocoladerepen, voorverpakte ijsjes, kaasblokjes uit een plastieke doosje en zelfs bifi-worstjes – zijn zonder twijfel de meest twijfelachtige gevallen. Opnieuw is de regel echter vrij eenvoudig:

  • Niet – Borrelhapjes die gratis worden aangeboden, en waar je dus logischerwijs ook geen winst op verdient. Voorverpakte producten die niet ter plaatse geconsumeerd (kunnen) worden. Als je enkel zakjes chips, chocoladerepen of voorverpakte ijsjes verkoopt (denk aan cafetaria’s of sportzalen met een beperkt aanbod), maar geen infrastructuur aanbiedt om gasten ter plaatse te laten eten, moet je deze zaken niet meetellen.
  • Wel – Zodra je meer dan enkel voorverpakte zaken verkoopt, zoals kleine maaltijden of snacks die gasten wél ter plaatse kunnen consumeren, moet je je voorverpakte producten per definitie ook aan 12% btw verkopen. Ook andere soorten borrelhapjes die verkocht worden (en dus niet gratis aangeboden worden) en ter plaatse geconsumeerd worden, vallen onder de GKS-regel en tellen mee in de €25.000 jaaromzet.

Hoteldiensten

Hotels die over een intern restaurant beschikken, bieden vaak verschillende soorten diensten aan. Denk aan maaltijden ter plaatse in het restaurant, takeawayopties, en roomservice. De overheid onderwerpt die diensten ook aan verschillende btw-tarieven. Voor de GKS-regel is het belangrijk om onderscheid te maken tussen deze diensten.

  • Niet – Takeaway-maaltijden die niet ter plaatse geconsumeerd worden tellen niet mee voor de GKS-regel. Daarnaast maakt de overheid ook onderscheid binnen roomservice: ontbijt valt onder 6%, en telt dus ook niet mee, maar alle andere maaltijden vallen onder 12% en tellen bijgevolg wél mee.
  • Wel Als het hotel over een restaurant beschikt waar gasten maaltijden kunnen eten zonder ook in het hotel te verblijven, geldt de GKS-regel. Alle vormen van roomservice waarbij maaltijden aan kamers worden geleverd – met de uitzondering van ontbijt – worden onderworpen aan 12% en tellen mee voor de GKS-regel en in de €25.000 jaaromzet. 

Hoeveel kost een witte kassa?

De totale kostprijs van een witte kassa hangt af van het type kassa dat je koopt en van leverancier tot leverancier. Sommige kassasystemen werken sneller dan andere, of bieden meerdere functies, en leveranciers zijn vrij om een eigen prijs te bepalen. Je betaalt voor het kassasysteem of -software, voor de black box of zwarte doos, en voor een server om de connectie tussen kassasysteem en black box te garanderen. Vaak komen bij één van die drie aspecten ook installatiekosten kijken, dus mik voor een totaalpakket op om en rond de €1.000.

Wat met btw-bonnetjes?

Bij het gebruik van een geregistreerd kassasysteem wordt elke handeling in je kassasysteem digitaal bijgehouden en hoef je dus geen “extra” btw-bonnetjes meer uit te reiken of een dagontvangstenboek bij te houden. Bij elke betaling krijgt een gast automatisch een GKS-ticket dat het traditionele btw-bonnetje vervangt, maar even geldig is.

De witte kassa van Lightspeed maakt daarnaast ook automatisch dag-, week- maand-, kwartaal- en jaarrapporten aan – die je bovendien per product, categorie, verkoper en en shift kunt specifiëren. Niet alleen geef je dat op elk moment een duidelijk beeld van hoe je horecazaak er financieel voor staat, maar kun je ook met enkele klikken een glashelder en overzichtelijk rapport maken voor je boekhouder.  

Meer weten over horeca-administratie?

In de ‘Horeca Startersgids voor administratie, belasting en boekhouding’ leest u meer over de verplichtingen waar horeca-ondernemers zich aan moeten houden.

Welke boetes riskeer ik als ik geen GKS installeer?

Sinds de introductie van de witte kassa in 2016 heeft de FOD duizenden controles uitgevoerd, vaak bij zaken waarvan vermoed wordt dat ze een GKS nodig hebben, maar nog geen witte kassa hebben. Evengoed worden ook bij zaken die al een geregistreerd kassasysteem hebben controles uitgevoerd, om na te gaan of ze de witte kassa wel correct gebruiken. Bij overtredingen worden boetes uitgereikt die vanaf €1.500 kunnen oplopen tot 5.000 euro.  

Ook bij het gebruik van een app die als kassasysteem kan beschouwd worden, maar niet gecertificeerd is als GKS of niet communiceert met je bestaande witte kassa, riskeer je boetes tussen de €1.500 euro en €3.000.

Is een witte kassa interessant als ik niet onder de GKS-regel val?

Hoewel het GKS in haar beginjaren veel kritiek kreeg, is dat vandaag helemaal anders. Onze maatschappij is er ook een stuk digitaler op geworden, niet alleen uit noodzaak – denk aan wat voor impact de coronacriss op de horecasector heeft gehad – maar ook uit gemak. Digitale tools en systemen maken bepaalde omslachtige en handmatige processen een stuk eenvoudiger. En terwijl een groot deel van de betalingen bij de introductie van de witte kassa nog met cash gebeurde, zijn digitale en contactloze betalingen de laatste jaren exponentieel toegenomen. 

De witte kassa is niet enkel een manier van de overheid om fraude in de horecasector tegen te gaan. Digitale kassasystemen zijn namelijk ontwikkeld om de workflow van horecazaken te optimaliseren en – tot op een bepaalde hoogte – te automatiseren. De voordelen en gemoedsrust die gepaard gaan bij het gebruiken van een digitale, witte kassa hebben ervoor gezorgd dat het aantal horecaondernemers in België die nog geen GKS gebruiken tot een kleine minderheid zijn gaan behoren.

Om een concreet antwoord te bieden op deze laatste vraag: het type horecazaak dat je uitbaat, bepaalt al heel snel of je een GKS nodig hebt of niet. Maar zelfs als je niet onder die noemer valt, zijn digitale kassasystemen nog steeds een verstandige keuze. Als je op een dag besluit om je takeaway-concept uit te breiden met maaltijden ter plaatse is de stap ook een stuk sneller gezet; met een digitaal, gecertificeerd kassassyteem zoals Lightspeed Restaurant ben je preventief al in orde.

Op zoek naar meer informatie over het GKS van Lightspeed? Plan vandaag nog een gesprek in met één van onze experts en ontdek hoe het complete en geavanceerde kassasysteem van Lightspeed jouw horecazaak kan helpen.

Nieuws en handige tips, speciaal voor u.

Alle tools om uw onderneming te doen groeien, rechtstreeks in uw inbox.

Meer van dit onderwerp: Finance & Operations