De witte kassa werd in 2016 door de Belgische overheid geïntroduceerd om fraude en zwartwerk in de horecasector tegen te gaan. De officiële benaming voor de witte kassa is het geregistreerd kassasysteem – of, afgekort, GKS.
Eén van de eerste vragen die het merendeel aan startende horecaondernemers zich vandaag stelt, is: moet ik een witte kassa aanschaffen – of niet? Wij zijn er om die vraag en de andere meest gestelde vragen over de witte kassa of het geregistreerd kassasysteem voor jou te beantwoorden.
Navigeer naar één van de onderdelen van dit artikel:
- Wat is een GKS of witte kassa?
- Wat is een black box?
- Is elke kassa een witte kassa?
- Uit welke onderdelen bestaat een geregistreerd kassasysteem?
- Is een black box verplicht?
- Wanneer moet ik een een witte kassa aanschaffen?
- Wat valt er wel en niet onder de 25.000 euro-grens?
- Is een witte kassa interessant als ik niet onder de GKS-regel val?
- Wat met btw-bonnetjes?
- Wat is een GKS-ticket?
- Hoeveel kost een witte kassa?
- Welke boetes riskeer ik als ik geen witte kassa installeer?
Ons compleet kassa- en betaalplatform werkt conform de normen van de Belgische overheid. De koppeling tussen kassa- en betaalterminal maakt van boekhouding een makkie. Bekijk een gratis demo en ontdek wat Lightspeed voor jouw zaak kan betekenen.Lightspeed Restaurant is een geregistreerd kassasysteem.
Wat is GKS of een witte kassa?
Een GKS of witte kassa is een digitale of elektronische kassa die alle verkoophandelingen van een horecazaak registreert. Elke verrichte handeling kan bijgevolg niet meer gewijzigd worden, wat de fiscus in staat stelt om de verkopen van Belgische horecazaken beter te controleren.
In essentie is het doel van de witte kassa om het speelveld te vereffenen en de concurrentie in de horeca eerlijker te maken.
De witte kassa is een algemene, brede term voor digitale kassasystemen die door de overheid gecertificeerd zijn als geregistreerde kassasystemen. Het kassasysteem van Lightspeed, Lightspeed Restaurant, is een geregistreerd kassasysteem.
Wat is een black box?
Een black box is een cruciaal onderdeel van de witte kassa. Elk geregistreerd kassasysteem wordt namelijk met een zogenaamde black box of zwarte doos geleverd. Het is de black box die de overheid in staat stelt om verkopen en verkoophandelingen te controleren.
De officiële benaming voor de black box is de fiscal data module of FDM. De fiscal data module wordt gekoppeld aan een geregistreerd kassasysteem en zorgt ervoor dat alle verkoophandelingen en eventuele manipulaties op een onuitwisbare manier geregistreerd worden. Hierdoor kan de fiscus snel gerichte controles uitvoeren.
Is elke kassa een witte kassa?
Neen, niet elk kassasysteem wordt door de overheid aanvaard als witte kassa. Het is dus belangrijk om je goed te informeren vooraleer je een kassasysteem aanschaft.
Elke kassa-producent moet namelijk een rigide certificeringsproces doorstaan, om als geregistreerd kassasysteem aanvaard te worden. Elk kassasysteem dat als witte kassa wenst te functioneren moet dus als dusdanig door de overheid gecertificeerd worden.
Daarnaast is het niet mogelijk om met een analoge kassa te werken, maar moet je verplicht met een online of digitaal kassasysteem werken, om de digitale controle van transacties mogelijk te laten.
Uit welke onderdelen bestaat een geregistreerd kassasysteem?
Een witte kassa bestaat uit drie aan elkaar gekoppelde onderdelen: een gecertificeerd kassasysteem, een black box en een VAT signing card.
Het gecertificeerd kassasysteem
Zoals aangegeven moet je over een door de overheid gecertificeerd kassasysteem beschikken.
Op de website van de Financiële Overheidsdienst (FOD) vind je een lijst terug met welke systemen gecertificeerd zijn.
Natuurlijk is het complete en geavanceerde kassasysteem van Lightspeed sinds dag 1 gecertificeerd door de overheid. Wanneer je Lightspeed Restaurant in huis haalt, mag je dus zeker zijn dat je een witte kassa hebt die perfect conform de wet werkt.
De black box
De reeds vermelde black box of zwarte doos is het tweede onderdeel van een witte kassa.
De black box wordt door de overheid ook wel beschreven met de term fiscale data module of FDM. Die module laat de overheid toe om de verrichte handelingen in je kassasysteem te controleren.
FDMs zijn te koop bij verschillende bedrijven en de Federale Overheidsdienst Financiën (FOD) houdt een lijst bij met gecertificeerde FDM-verkopers.
De VAT signing card
Wanneer je een gecertificeerd kassasysteem en FDM heeft aangeschaft, moet je deze registreren en koppelen op de website van de FOD. Wanneer je jouw witte kassa hebt geregistreerd en je black box eraan hebt gekoppeld, kun je een gratis vat signing card of VSC aanvragen.
Een vat signing card is een persoonlijke simkaart, zo je wil, die alle data die gekoppeld is aan jouw btw-nummer opslaat in de black box. Zo worden de verkoopshandelingen van een horecazaak verbonden aan de gegevens van dezelfde horecazaak.
Is een black box verplicht?
Wanneer je per jaar méér dan €25.000 aan bruto-omzet genereert uit maaltijden die ter plaatse geconsumeerd worden, ben je verplicht om een witte kassa aan te schaffen. Daardoor ben je ook verplicht om een black box aan te schaffen, aangezien een black box één van de cruciale onderdelen is van het geregistreerd kassasysteem.
Meer informatie over de verschillende onderdelen van een GKS vind je eerder in dit artikel.
Wanneer moet ik een witte kassa aanschaffen?
We herhalen het even: als je méér dan €25.000 omzet haalt uit de verkoop van maaltijden die ter plaatse geconsumeerd worden, moet je een witte kassa aanschaffen. Die €25.000 houdt weliswaar geen rekening met dranken of btw.
Met andere woorden: enkel de brutowinst die je uit maaltijden en producten haalt die je verkoopt aan 12% btw telt voor dit bedrag – al reken je de 12% niet mee.
Meer informatie over wat wel en wat niet meetelt, vind je verder in dit artikel.
Wanneer je dus méér dan €25.000 verdient uit maaltijden die ter plaatse geconsumeerd worden, moet je een geregistreerd kassasysteem gebruiken, ook al zakt je omzet het jaar nadien terug onder die drempel.
Aangezien €25.000 geen gigantisch hoog bedrag is, zorgt dat bedrag ervoor dat het gros van de horecazaken in België verplicht is om met een GKS te werken.
De verplichting geldt voor restaurants, maar ook voor catering- en traiteurzaken die op regelmatige basis cateringdiensten verrichten. De nadruk ligt dus op het aanbieden van maaltijden ter plaatse, de hoofdactiviteit speelt verder geen rol. Zo zijn ook bakkers, koffiezaken en zelfs retailzaken die maaltijden ter plaatse aanbieden verplicht om een witte kassa aan te schaffen.
Als je daarentegen minder dan €25.000 omzet uit maaltijden ter plaatse genereert, valt de verplichting om een geregistreerd kassasysteem aan te schaffen weg. Evengoed moet je dan wel een btw-bonnetje opstellen en uitreiken voor elke maaltijd die ter plaatse geconsumeerd wordt. Het is ook jouw verantwoordelijkheid om jaarlijks zo goed mogelijk in te schatten of je boven de €25.000 euro zal gaan – of niet – en je op tijd te registreren en een witte kassa aan te schaffen om boetes te vermijden.
Wat valt er wel en niet onder de €25.000-grens?
Het is belangrijk om te herhalen dat €25.000-grens uitzonderlijk gericht op omzet of brutowinst uit maaltijden die ter plaatse genuttigd worden.
Met andere woorden: alle verkopen die onderworpen zijn aan 12% btw.
Zaken zoals afhaalmaaltijden – die aan 6% btw onderworpen zijn – en alcohol en andere dranken – die aan 21% btw onderworpen zijn – worden dus niet meegerekend.
De 12% btw zelf wordt ook niet meegerekend in de €25.000; het gaat om de bruto omzet exclusief btw van maaltijden die ter plaatse geconsumeerd worden.
Evengoed zijn er wel enkele gevallen waar het op het eerste zicht niet duidelijk is of ze wel of niet meetellen onder de GKS-regel. Wij sommen de belangrijkste voor je op en nemen alle twijfels voor je weg:
Traiteur- en cateringzaken
Traiteurs en cateraars hebben vaak een vaste winkel waar ze bereide maaltijden verkopen vanuit een koeltoog voor afhaal. Daarnaast voorzien dit soort zaken ook vaak cateringdiensten op locatie.
Wat valt er wel en niet onder de €25.000-grens?
- Niet – Bereide maaltijden die bezorgd of afgehaald worden door klanten, zonder bijkomende bediening of dienstverlening. Zo vallen slagerijen en delicatessenzaken die enkel bereide maaltijden verkopen in hun winkel, maar bedoeld voor afhaal/takeaway en zonder bediening of bijkomende service niet onder de GKS-regel. Voor dit soort zaken geldt namelijk een btw-tarief van 6%, terwijl de GKS-regel enkel kijkt naar maaltijden die aan 12% btw onderworpen zijn.
- Wel – Wanneer een traiteur of cateraar op evenementen maaltijden verzorgt die gasten ter plaatse consumeren, of een infrastructuur voorziet om dat mogelijk te maken. In dat geval moeten dit soort maaltijden aan 12% btw verkocht worden en tellen ze dus mee voor de GKS-regel. Als een cateraar of traiteur uit dat soort maaltijden per jaar meer dan €25.000 bruto-omzet haalt, is hij dus ook verplicht om een witte kassa aan te schaffen.
Foodtrucks
Omdat foodtrucks maaltijden over de toog aanbieden, is het niet altijd even duidelijk of dat soort maaltijden onder de GKS-regel vallen of niet.
Wat valt er wel en niet onder de €25.000-grens?
- Niet – Als maaltijden puur bedoeld zijn om af te halen en er geen infrastructuur voorzien wordt om rondom de foodtruck de maaltijden te consumeren, worden alle maaltijden verkocht aan 6% btw, en vallen daardoor niet onder de GKS-regel. Hetzelfde geldt voor trucks die enkel dranken verkopen, bijvoorbeeld op festivals en markten, aangezien dranken aan 21% btw verkocht worden.
- Wel – Zodra een foodtruck bestek of een vorm van infrastructuur aanbiedt, zoals stoelen, tafels of een toog, maar ook parasollen of achtergrondmuziek, is de GKS-regel van toepassing. In zo’n gevallen is er namelijk sprake van dienstverlening en is de uitbater verplicht om 12% btw op voedsel en 21% op dranken aan te rekenen. In het geval dat de omzet uit maaltijden meer dan €25.000 is, moet de foodtruck een geregistreerd kassasysteem of witte kassa hebben.
Voorverpakte producten en borrelhapjes
Voorverpakte producten – denk aan een zakje chips of nootjes, chocoladerepen, voorverpakte ijsjes, kaasblokjes uit een plastieke doosje en zelfs bifi-worstjes – zijn zonder twijfel de meest twijfelachtige gevallen, vooral in cafés die geen andere vorm van maaltijden serveren.
Opnieuw is de regel echter vrij eenvoudig.
Wat valt er wel en niet onder de €25.000-grens?
- Niet – Borrelhapjes die gratis worden aangeboden, en waar je dus logischerwijs ook geen winst op verdient. Voorverpakte producten die niet ter plaatse geconsumeerd (kunnen) worden. Als je enkel zakjes chips, chocoladerepen of voorverpakte ijsjes verkoopt (denk aan cafetaria’s of sportzalen met een beperkt aanbod), maar geen infrastructuur aanbiedt om gasten ter plaatse te laten eten, moet je deze zaken niet meetellen.
- Wel – Zodra je meer dan enkel voorverpakte zaken verkoopt, zoals kleine maaltijden of snacks die gasten wél ter plaatse kunnen consumeren, moet je je voorverpakte producten per definitie ook aan 12% btw verkopen. Ook andere soorten borrelhapjes die verkocht worden (en dus niet gratis aangeboden worden) en ter plaatse geconsumeerd worden, vallen onder de GKS-regel en tellen mee in de €25.000 jaaromzet.
Hoteldiensten
Hotels die over een intern restaurant beschikken, bieden vaak verschillende soorten diensten aan. Je hoeft namelijk niet altijd te verblijven in een hotel om in het restaurant te kunnen gaan eten. Maar hetzelfde restaurant voorziet gasten die in het hotel verblijven ook van andere opties. Denk aan takeaway-maaltijden of roomservice.
De overheid onderwerpt die diensten ook aan verschillende btw-tarieven. Voor de GKS-regel is het belangrijk om onderscheid te maken tussen deze diensten.
Wat valt er wel en niet onder de €25.000-grens?
- Niet – Takeaway-maaltijden die niet ter plaatse geconsumeerd worden tellen niet mee voor de GKS-regel. Daarnaast maakt de overheid ook onderscheid binnen roomservice: ontbijt valt onder 6%, en telt dus niet mee, maar alle andere maaltijden vallen onder 12% en tellen bijgevolg wél mee.
- Wel – Als het hotel over een restaurant beschikt waar gasten maaltijden kunnen eten zonder ook in het hotel te verblijven, geldt de GKS-regel. Alle vormen van roomservice waarbij maaltijden aan kamers worden geleverd – met de uitzondering van ontbijt – worden onderworpen aan 12% btw en tellen mee voor de GKS-regel.
Het belangrijkste gegeven blijft hetzelfde: enkel wanneer je als horecazaak méér dan €25.000 verdient uit één van de bovenstaande activiteiten die meetellen met de zogenaamde GKS-regel, ben je verplicht om een witte kassa aan te schaffen. Verdien je minder, dan is de keuze aan jou of je een geregistreerd kassasysteem in huis haalt of niet. Dat brengt ons ook onmiddellijk bij de volgende veelgestelde vraag over de GKS:
Is een witte kassa interessant als ik niet onder de GKS-regel val?
Toen de GKS in 2016 werd geïntroduceerd, stond digitalisatie in de horecasector nog veel meer in haar kinderschoenen dan vandaag. Onze maatschappij is er ook een stuk digitaler op geworden. Niet alleen uit noodzaak – denk aan wat voor impact de coronacriss op de horecasector heeft gehad – maar ook uit gemak. Digitale tools en systemen maken bepaalde omslachtige en handmatige processen een stuk eenvoudiger. En terwijl een groot deel van de betalingen bij de introductie van de witte kassa nog met cash gebeurde, zijn digitale en contactloze betalingen de laatste jaren exponentieel toegenomen en in veel nieuwe horecazaken zelfs de norm geworden.
De witte kassa is niet enkel een manier van de overheid om fraude in de horecasector tegen te gaan. Digitale kassasystemen zijn namelijk ontwikkeld om de workflow van horecazaken te optimaliseren en – tot op een bepaalde hoogte – te automatiseren. De voordelen en gemoedsrust die gepaard gaan bij het gebruiken van een digitale, witte kassa hebben ervoor gezorgd dat het aantal horecaondernemers in België die nog geen GKS gebruiken tot een absolute minderheid zijn gaan behoren.
Om een concreet antwoord te bieden op deze laatste vraag: het type horecazaak dat je uitbaat, bepaalt al heel snel of je een GKS nodig hebt of niet. Maar zelfs als je niet onder die noemer valt, zijn digitale kassasystemen nog steeds een verstandige keuze. Als je op een dag besluit om je takeaway-concept uit te breiden met maaltijden ter plaatse is de stap ook een stuk sneller gezet; met een digitaal, gecertificeerd kassasysteem zoals Lightspeed Restaurant ben je preventief al in orde.
Wat met btw-bonnetjes?
Bij het gebruik van een geregistreerd kassasysteem wordt elke handeling in je kassasysteem digitaal bijgehouden en hoef je dus geen “extra” btw-bonnetjes meer uit te reiken of een dagontvangstenboek bij te houden. Bij elke betaling krijgt een gast automatisch een GKS-ticket dat het traditionele btw-bonnetje vervangt, maar even geldig is.
De witte kassa van Lightspeed maakt daarnaast ook automatisch dag-, week- maand-, kwartaal- en jaarrapporten aan – die je bovendien per product, categorie, verkoper en en shift kunt specifiëren. Niet alleen geef je dat op elk moment een duidelijk beeld van hoe je horecazaak er financieel voor staat, maar kun je ook met enkele klikken een glashelder en overzichtelijk rapport maken voor je boekhouder.
Wat is een GKS-ticket?
Wanneer een rekening betaald wordt via een geregistreerd kassasysteem, dan is het bonnetje van die actie automatisch een btw-bonnetje. Bonnetjes die na betaling via een witte kassa geprint worden, worden ook GKS-tickets genoemd, maar in essentie zijn dit gewoon btw-bonnetjes.
Natuurlijk krijg je als horecaondernemer de optie om een pro-forma ticket af te printen wanneer een gast enkel om de rekening vraagt, wat vaak voorafgaat aan de betaling.
Op elk GKS-ticket hoort de volgende belangrijke informatie te staan:
- De vermelding van “BTW Kassaticket” of “BTW-bon” in grote, duidelijke letters, om het onderscheid van een pro-forma ticket te maken
- Een duidelijk overzicht van alle aangekochte maaltijden, dranken en overige producten, telkens met het relevante btw-tarief
- De datum en het tijdstip van het uitreiken van het GKS-ticket
- Het serienummer van de geregistreerde kassa
- Het serienummer van de blackbox of fiscale data module (FDM)
- Het serienummer van de vat signing card (VSC) of black box smartcard
- Naam, contactgegevens en ondernemingsnummer van de horecazaak waar het GKS-ticket wordt uitgereikt
Wanneer je constant minder dan €25.000 bruto-omzet verdient en dus niet verplicht bent om een witte kassa aan te schaffen, ben je wel verplicht om voor elke individuele verkoop van maaltijden of producten die ter plaatste geconsumeerd worden een btw-bonnetje uit te schrijven.
Wat is het verschil tussen een btw-bonnetje en een GKS-ticket?
Hieronder vind je de belangrijkste verschillen:
Btw-bonnetje |
GKS-ticket |
| Papieren bonnetje | Digitaal bonnetje |
| Handgeschreven | Automatisch, geprint |
| De totale rekening moet onderverdeeld worden in bedragen per btw-categorie: 6, 12 en 21%. | De totale rekening wordt automatisch onderverdeeld per btw-categorie |
| Enkel beschikbaar bij speciaalzaken of in gepersonaliseerde vorm bij erkende drukkers | Geprint op papier van thermische kassabonrollen via geregistreerde kassasystemen |
| Toegelaten wanneer de bruto jaaromzet van een horecazaak uit de verkoop van maaltijden ter plaatse lager ligt dan €25.000. | Moet gebruikt worden wanneer de bruto jaaromzet van een horecazaak uit de verkoop van maaltijden ter plaatse hoger ligt dan €25.000. Ook toegelaten bij een lagere omzet. |
| Van elk btw-bonnetje moet een dubbeltje bewaard worden voor de boekhouding/fiscus. | Elk geprint GKS-ticket is automatisch geregistreerd in de GKS, geen dubbeltjes nodig. |
| Elke dagomzet moet ook in een dagontvangstenboek bijgehouden worden, waarbij de gebruikte nummers van de btw-bonnetjes van elke dag moeten vermeld worden. | Digitale witte kassa zoals Lightspeed staan toe om producten aan een specifieke btw-categorie toe te wijzen, en worden als dusdanig automatisch geregistreerd. Daardoor heb je geen dagontvangstenboek meer nodig. |
Hoeveel kost een witte kassa?
De totale kostprijs van een witte kassa hangt af van het type kassa dat je koopt en van leverancier tot leverancier. Sommige kassasystemen werken sneller dan andere, of bieden meerdere functies, en leveranciers zijn vrij om een eigen prijs te bepalen. Je betaalt voor het kassasysteem of voor de kassasoftware, voor de black box of zwarte doos, en voor een server om de connectie tussen kassasysteem en black box te garanderen. Vaak komen bij één van die drie aspecten ook installatiekosten kijken, dus mik voor een totaalpakket op om en rond de €1.000.
Welke boetes riskeer ik als ik geen GKS installeer?
Sinds de introductie van de witte kassa in 2016 heeft de FOD duizenden controles uitgevoerd, vaak bij zaken waarvan vermoed wordt dat ze een GKS nodig hebben, maar nog geen witte kassa hebben. Evengoed worden ook bij zaken die al een geregistreerd kassasysteem hebben controles uitgevoerd, om na te gaan of ze de witte kassa wel correct gebruiken. Bij overtredingen worden boetes uitgereikt die vanaf €1.500 kunnen oplopen tot 5.000 euro.
Ook bij het gebruik van een app die als kassasysteem kan beschouwd worden, maar niet gecertificeerd is als GKS of niet communiceert met je bestaande witte kassa, riskeer je boetes tussen de €1.500 euro en €3.000.
Op zoek naar meer informatie over het GKS van Lightspeed? Plan vandaag nog een gesprek in met één van onze experts en ontdek hoe het complete kassa- en betaalplatform van Lightspeed jouw horecazaak kan helpen.
Nieuws en handige tips, speciaal voor u.
Alle tools om uw onderneming te doen groeien, rechtstreeks in uw inbox.
