Typ hierboven en klik Enter om te zoeken. Klik Esc om te annuleren.

Horeca

De 9 meest gestelde vragen over de witte kassa

De 9 meest gestelde vragen over de witte kassa

Ondertussen is het vijf jaar geleden dat het geregistreerd kassasysteem (GKS) het licht zag, beter bekend als de “witte kassa”. Het systeem werd geïntroduceerd om op grote schaal financiële fraude en zwartwerk in de horecasector tegen te gaan en ondernemingen in België beter te (kunnen) controleren. De zogenaamde “black box” die bij het systeem geleverd wordt, staat de overheid namelijk toe om controles op inkomsten uit te voeren. In essentie is het doel van de witte kassa om het speelveld te vereffenen en de concurrentie in handel en horeca eerlijker te maken. 

Uit cijfers van het Ministerie van Financiën blijkt dat het grote merendeel van alle zaken in België die aan die standaard voldoen gebruik maken van een GKS. Op 31 december 2020 waren dat 87,57% van alle horecazaken in Vlaanderen, 78,16% in Brussel en 83,35% in Wallonië.

Voor ondernemers die een nieuwe horecazaak willen starten of bestaande zaken die nog niet de nodige stappen hebben genomen, hebben wij de negen meest gestelde vragen over de GKS op een rijtje gezet.

  1. Wat is een witte kassa en wat is het verschil met een digitale kassa?
  2. Wanneer moet ik een witte kassa aanschaffen, wanneer niet?
  3. Wat valt er wel en niet onder de 25.000 euro-grens?
  4. Hoeveel kost een black box/zwarte doos?
  5. Is de witte kassa fiscaal aftrekbaar?
  6. Wat met BTW-bonnetjes?
  7. Hoe kan ik contactloze bestel- en betaalopties aanbieden die conform de regels zijn?
  8. Welke sancties of boetes riskeer ik als ik geen GKS installeer?
  9. Is een witte kassa voordelig zelfs als ik niet onder de regeling val?

Ontdek de witte kassa van Lightspeed

Leer alles over de voordelen van flexibele tafelbediening, geïntegreerde betalingen, het personaliseren van uw zaalplan en het gebruik van een online kassasysteem.

GKS: De meest gestelde vragen

 

1) Wat is een witte kassa en wat is het verschil met een digitale kassa?

Het geregistreerd kassasysteem is, zoals de naam doet vermoeden, een door de overheid gecertificeerd kassasysteem dat alle verkoophandelingen in uw zaak registreert. Een witte kassa bestaat uit drie aan elkaar gekoppelde onderdelen: een gecertificeerd kassasysteem, een black box en een vat signing card. 

De black box of ‘zwarte doos’ is een fiscale data module (FDM) die de overheid toelaat om de verrichte handelingen in uw systeem te controleren. FDMs zijn te koop bij verschillende handelaars en de Federale Overheidsdienst Financiën (FOD) houdt een lijst bij met gecertificeerde FDM-verkopers

Eens u een kassasysteem en FDM heeft aangeschaft, kunt u deze registreren en koppelen op de website van de FOD en uw gratis vat signing card (VSC) aanvragen. De VSC is een persoonlijke smartcard die data gekoppeld aan uw BTW-nummer opslaat in uw FDM. 

Niet alle digitale kassasystemen zijn gecertificeerd door de overheid, en het is daarom belangrijk om u goed te informeren vooraleer u overgaat tot het aanschaffen van een systeem. 

2) Wanneer moet ik een witte kassa aanschaffen, wanneer niet?

Als u jaarlijks méér dan 25.000 euro omzet genereert uit maaltijden die ter plaatse geconsumeerd worden, bent u verplicht om een witte kassa aan te schaffen. Dat bedrag is exclusief dranken en btw. Eens u die drempel heeft overschreden, moet u een witte kassa in gebruik blijven houden, ook al zakt uw omzet het jaar nadien terug onder de drempel.

De verplichting geldt niet enkel voor restaurants, maar ook voor traiteurzaken die op regelmatige basis cateringdiensten verrichten. De nadruk ligt dus op het aanbieden van maaltijden ter plaatse, de hoofdactiviteit speelt verder geen rol. Zo zijn ook concept stores, bakkers, koffiezaken en modezaken die maaltijden ter plaatse aanbieden verplicht om een witte kassa aan te schaffen. U kunt uw zaak op deze GKS registratiepagina van de FOD inschrijven.

Als u jaarlijks minder dan 25.000 euro omzet genereert, valt de verplichting weg, maar moet u wel een btw-bonnetje opstellen voor elke maaltijd die ter plaatse geconsumeerd wordt. Het is ook uw verantwoordelijkheid om jaarlijks in te schatten of u over de 25.000 euro-grens zult gaan en u tijdig in te schrijven om achteraf bij mogelijke controles boetes te vermijden.

3) Wat valt er wel en niet onder de 25.000 euro-grens?

Zoals aangegeven is de 25.000 euro-grens uitzonderlijk gericht op omzet van maaltijden die ter plaatse genuttigd worden. Met andere woorden: omzet die onderworpen is aan 12% btw. Afhaalmaaltijden (6% btw), alcohol en andere dranken (21%) worden dus niet meegerekend in die jaaromzet. De 12% btw wordt overigens ook niet meegerekend in het jaartotaal; het gaat om de netto-omzet van maaltijden die ter plaatse geconsumeerd worden. 

Er zijn evengoed wel een reeks gevallen waarbij het op het eerste zicht niet duidelijk is of de GKS-regel van toepassing is. Wij sommen de belangrijkste voor u op:

  • Cateringdiensten:

Niet: Als het enkel over bereide maaltijden gaat die bezorgt of afgehaald worden door klanten, zonder bijkomende bediening of dienstverlening. Zo vallen slagerijen en delicatessenzaken die enkel bereide maaltijden aanbieden in hun winkel zonder bediening of bijkomende service niet onder de GKS-regel.

Wel: In het geval waarbij een traiteurszaak bijvoorbeeld ook op regelmatige basis cateringdiensten op evenementen verzorgt waarbij klanten maaltijden ter plaatse eten, of een infrastructuur voorziet om dat mogelijk te maken. 

  • Mobiele (food)trucks

Niet: Als de maaltijden puur bedoeld zijn om af te halen, blijft het bij 6% btw  en valt de food truck niet onder de GKS-regel. Hetzelfde geldt voor mobiele trucks die enkel dranken verkopen, bijvoorbeeld op festivals en markten.

Wel: Zodra een foodtruck bestek of een vorm van infrastructuur aanbiedt, zoals stoelen, tafels of een toog, maar ook parasollen of achtergrondmuziek, is de GKS-regel van toepassing. In zo’n gevallen is er namelijk  sprake van dienstverlening en is de uitbater verplicht om het btw-tarief van 12% op eten te hanteren en 21% op dranken. In het geval dat de omzet van de uitbater jaarlijks meer dan 25.000 euro is, moet er ook een GKS aangeschaft worden. 

  • Hotels

Niet: Wanneer het verschaffen van maaltijden in de hoteldienst is inbegrepen en niet apart wordt aangerekend, geldt de GKS-regel niet.

Wel: Als het hotel over een restaurant beschikt waar gasten maaltijden kunnen eten zonder ook in het hotel te verblijven, geldt de GKS-regel. 

  • Voorverpakte producten:

Niet: Voorverpakte producten waar geen verdere bereiding aan te pas komt, tellen niet mee. Zelfs als dit soort producten ter plekke wordt geconsumeerd, is het 21% btw-tarief van toepassing. 

Wel: Voorverpakte producten waar minieme bereiding aan aan te pas komt, zoals het opwarmen van een gerecht, zijn wel onderworpen aan het 12% btw-tarief en tellen mee tot de 25.000 euro-drempel.

4) Hoeveel kost een black box/zwarte doos?

De kostprijs van een black box hangt af van het type en van de leverancier. Sommige types werken sneller dan andere en leveranciers zijn vrij om een eigen prijs te bepalen. De gemiddelde richtprijs voor een black box schommelt tussen de 350 en 400 euro.

5) Is een witte kassa fiscaal aftrekbaar?

Sinds 2016 wordt het aanschaffen van een GKS beschouwd als een digitale investering en is daarom ook tot op bepaalde hoogte fiscaal aftrekbaar. Digitale betalings- en facturatiesystemen, ICT-beveiligingen, maar ook het aanschaffen van een webshop voor e-commerce worden beschouwd als digitale investeringen. 

Voor dergelijke zaken geldt een eenmalige investeringsaftrek van 13,5%. In de praktijk betekent dit dat u 13,5% van de aankoopwaarde van uw GKS mag aftrekken van uw belastbare winst. Bezorg daarom de aankoopfacturen van uw GKS aan uw boekhouder.

6) Wat met BTW-bonnetjes?

Bij het gebruik van een geregistreerd kassasysteem wordt elke handeling in uw kassa bijgehouden en hoeft u dus geen btw-bonnetjes meer uit te reiken of een dagontvangstenboek bij te houden. Bij elke betaling krijgt een gast automatisch een GKS-ticket dat het traditionele btw-bonnetje vervangt, maar even geldig is.

De witte kassa van Lightspeed maakt daarnaast ook automatisch dag-, week- maand-, kwartaal- en jaarrapporten aan. Niet alleen geeft u dat op elk moment een duidelijk beeld van de financiële staat van uw zaak, maar kunt u met een paar klikken uw belastingaangifte invullen en wordt administratie een kopzorg minder. 

Meer weten over horeca-administratie?

In de ‘Horeca Startersgids voor administratie, belasting en boekhouding’ leest u meer over de verplichtingen waar horeca-ondernemers zich aan moeten houden.

7) Hoe kan ik contactloze bestel- en betaalopties aanbieden die conform de regels zijn?

De coronacrisis heeft contactloze bestelopties een enorm boost gegeven. Wat heeft dit voor implicaties voor uw zaak? Indien u via een QR-code gasten de mogelijkheid biedt om enkel het menu te bekijken, maar niet te bestellen, noch te betalen, hoeft u zich geen zorgen te maken. 

Als u echter gasten de mogelijkheid geeft om via een app ook hun bestelling door te geven en zelfs te betalen, moet u ervoor zorgen dat de app zelf geregistreerd en gecertificeerd is als een witte kassa en met een eigen black box communiceert of rechtstreeks communiceert met uw bestaande GKS. Indien dat niet het geval is, moet u manueel elke aankoop in uw GKS registreren. 

In de totaaloplossing van Lightspeed zijn bestelmogelijkheden (zowel ter plaatse als voor takeaway) geïntegreerd en daardoor ook rechtstreeks verbonden met uw witte kassa. Ook via de contactloze betalingsopties – zij het vanaf de tafel of aan de kassa – krijgen uw gasten onmiddellijk hun GKS-ticket, uitgeprint of opgestuurd per mail. 

8) Welke sancties of boetes riskeer ik als ik geen GKS installeer?

Sinds de introductie van de witte kassa heeft de FOD duizenden controles uitgevoerd, meestal bij zaken waarvan vermoed wordt dat ze GKS nodig hebben, maar nog geen geregistreerd hebben. Evengoed worden ook bij zaken die al een geregistreerd kassasysteem hebben controles uitgevoerd, om na te gaan of ze de witte kassa wel correct gebruiken. Bij geconstateerde overtredingen worden boetes uitgereikt die vanaf 1.500 euro kunnen oplopen tot 5.000 euro.  

Ook bij het gebruik van een app die als kassasysteem kan beschouwd worden, maar niet gecertificeerd is als GKS of niet communiceert met uw bestaande witte kassa, riskeert u een boete tussen de 1.500 euro en 3.000 euro.

9) Is een witte kassa voordelig zelfs als ik niet onder de regeling val?

Hoewel de GKS bij de introductie in 2016 veel kritiek kreeg, is dat vandaag helemaal anders. Terwijl het merendeel van betalingen toen nog met cash gebeurde, is dat de laatste jaren – en zeker sinds het begin van de coronacrisis – exponentieel toegenomen. 

De witte kassa is niet enkel een manier van de overheid om fraude in de horecasector tegen te gaan. Een digitaal kassasysteem voorkomt tijdrovende kopzorgen en houdt uw administratie in orde. Lightspeed Restaurant geeft u ook de mogelijkheid om naast uw verkopen en administratie ook uw betalingen, zaalplan, voorraadbeheer, personeel en betalingen te integreren in één centraal systeem. De voordelen en gemoedsrust die gepaard gaan bij het gebruiken van een witte kassa heeft ervoor gezorgd dat het aantal horeca-ondernemers in België die nog geen GKS gebruiken tot een kleine minderheid zijn gaan behoren.

Onze horeca-experts kunnen u nog veel meer informatie geven over de GKS van Lightspeed. Plan vandaag nog een gesprek in.

Nieuws en handige tips, speciaal voor u.

Alle tools om uw onderneming te doen groeien, rechtstreeks in uw inbox.

Meer van dit onderwerp:
Finance & Operations

Bekijk meer onderwerpen