De 10 meest gestelde vragen over de witte kassa

De 10 meest gestelde vragen over de witte kassa

Hoewel de witte kassa reeds in 2016 officieel ingevoerd werd om zwartwerk in de horeca voor eens en voor altijd te elimineren, blijkt dat nog steeds veel horecazaken niet in orde zijn. Uit cijfers van de Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst blijkt dat 43 procent van de gecontroleerde zaken een inbreuk maken op de reglementering omtrent de witte kassa. Deze gerichte controles gebeuren vooral bij zaken die nog geen gebruik maken van de witte kassa, met forse boetes als gevolg.

Witte kassa: 9 op de 10 wél in orde

Aan de andere kant zijn de zaken die wél een witte kassa in werking hebben, 9 op de 10 keer helemaal in orde. Dat meldt Horeca Vlaanderen. Uit een recent onderzoek van de Belgian Restaurant Association (BRA) blijkt dat 57% van de ondervraagden “gemoedsrust” als grootste voordeel ondervinden van de witte kassa. Voor wie nog niet de nodige stappen heeft ondernomen wat betreft de witte kassa, hebben wij de 10 meest gestelde vragen op een rijtje gezet.

1. Waarom is de witte kassa ingevoerd?

De introductie van de witte kassa is een oplossing voor horecazaken die niet volledig volgens de fiscale regels werken. De overheid kan met een zwarte doos op een witte kassa beter controles uitvoeren. Het is een wetswijziging die voor eerlijkere concurrentie in de handel en horeca moet zorgen. De wet gaat de strijd tegen belastingfraude aan.

2. Wat is het verschil tussen de zwarte doos en de witte kassa?

Witte kassa verwijst naar een kassa die alle handelingen registreert conform de wetgeving, bijvoorbeeld verkopen, retouren etc. Het is een geregistreerd kassasysteem (GKS) waaraan een zwarte doos gekoppeld kan worden. Geregistreerde kassa’s hebben ook een certificaat van de Federale Overheidsdienst Financiën.

Zwarte doos (black box) is de benaming voor een fiscale controle module die gekoppeld is aan een witte kassa en alle handelingen registreert. In de fiscale module dient een een Vat Signing Card (VSC), of smartcard aangebracht te worden, die data opslaat. De VSC is strikt persoonlijk en kan gratis aangevraagd worden bij de Federale Overheidsdienst Financiën. Alle transacties in de zwarte doos zijn onuitwisbaar, zodat de fiscus gemakkelijk en efficiënt controles kan uitvoeren.

Alle onderdelen van het GKS zijn met elkaar verbonden: de geregistreerde kassa, de controlemodule (black box) en de VSC.

De 10 meest gestelde vragen over de witte kassa

3. Vanaf wanneer ben je verplicht om een zwarte doos te installeren?

De witte kassa is sinds 1 juli 2016 verplicht in iedere Belgische zaak waarvan 25.000 euro of meer van de omzet uit maaltijden (excl. drank en btw) komt*. Eenmaal u de drempel heeft overschreden moet u de GKS in gebruik blijven houden, ook als u weer onder de drempel zakt. U kunt uw zaak op deze website inschrijven.

De GKS verplichting geldt voor:

  • Zaken waar maaltijden worden verbruikt
  • Traiteurs die regelmatig catering diensten verrichten

De hoofdactiviteit van de zaak speelt verder geen rol, de verplichting geldt voor iedereen dus ook bijvoorbeeld concept stores, bakkers, traiteurs, koffiezaken en modezaken, overal waar ook maaltijden genuttigd worden.

Zaken die minder dan 25.000 euro omzet per kalenderjaar halen moeten dus geen GKS gebruiken. Wel moeten ze een btw-ontvangstbewijs uitreiken voor alle genuttigde maaltijden en dranken. Zaken dienen jaarlijks in te schatten op basis van hun ondernemingsplan of ze de 25.000 euro grens gaan overschrijden.

*De 10% regel is sinds 30 juni 2016 niet meer in werking aangezien deze te veel ruimte voor interpretatie overliet.

4. Wat valt er wel en niet onder die 25.000?

Elke onderneming waarvan de omzet op het gebied van restaurant – en cateringdiensten, met uitsluiting van de bijbehorende dranken, de 25.000 euro overschrijdt is verplicht om met een GKS te werken. Hiervoor wordt er enkel rekening gehouden met maaltijden die ter plaatse worden verbruikt, m.a.w. de omzet die onderworpen is aan het 12% btw tarief. Maaltijden die worden meegenomen tellen dus niet mee.

In januari 2014 zijn ook de uitzonderingen verdwenen, waaronder frituren, ijssalons, lichte maaltijden zoals deegwaren, gebak, yoghurt, broodjes etc.

Wat telt er niet mee?

  • Voorverpakte producten waar geen verdere bereiding aan te pas komt, bijvoorbeeld chips, repen chocolade etc. Als ze ter plekke worden geconsumeerd valt het onder het 21% btw tarief. Let op: voorverpakte producten waar minieme bereiding aan te pas komt (bv. opwarmen) zijn wel onderworpen aan het 12% btw tarief, en tellen dus mee tot the 25.000 drempel.
  • Mobiele trucks die enkel dranken verkopen, bijvoorbeeld op festivals en markten.
  • Catering service die enkel bereide maaltijden naar klanten toebrengt of door hen laat ophalen, zonder bijkomende bediening of een andere service te voorzien.
  • Slager, delicatessen zaak of traiteur die bereide maaltijden aanbiedt in de winkel, zonder bediening of bijkomende service.
  • Ambulante verkoop zoals markten, foodkramen, sportwedstrijden.
  • Sinds 1 december 2017 vallen foodtrucks ook onder de GKS regel. Zodra een food truck bestek aanbiedt of een vorm van infrastructuur (stoelen, eetbalie, tafel, parasol. achtergrondmuziek) om het onmiddellijke verbruik aangenamer te maken, is er sprake van dienstverlening en wordt een btw tarief van 12% gehanteerd (en 21% op dranken). Als de omzet meer dan 25.000 per jaar is moet de food truck ook een GKS aanschaffen. Als de maaltijden puur bedoeld zijn om af te halen, wordt steeds 6% btw aangerekend en valt de food truck niet onder de witte kassa regel.
  • Bij hotels, wanneer het verschaffen van maaltijden in de hoteldienst is inbegrepen en niet apart wordt aangerekend, geldt de GKS regel niet.

De 10 meest gestelde vragen over de witte kassa

5. Hoe kan men met de witte kassa legaal delivery bestellingen verwerken?

Bij een geregistreerde kassa moet elke bestelling (ook voor delivery) een btw kasticket hebben, om correct geregistreerd te worden in de controle module. Bestellingen van Deliveroo of andere food ordering websites komen binnen op een aparte iPad. Dit zorgt ervoor dat bestellingen, om efficiënter te kunnen werken vaak niet meteen worden ingevoerd in de kassa, maar allemaal tesamen op het einde van de dag. Dit betekent ook dat klanten geen btw ticket krijgen, wat niet volgens de regels is. Het is daarom verplicht om elk inkomend order meteen manueel in te voeren in de kassa om fouten – en boetes – te voorkomen.

6. Hoeveel kost een zwarte doos?

Dit hangt af van de leverancier van het kassasysteem, en het type zwarte doos. Sommige werken namelijk sneller dan anderen. De richtprijs is ongeveer 380 euro.

7. Is de aanschaf van een witte kassa aftrekbaar?

De aanschaf van een witte kassa telt sinds 2016 als digitale investering. Digitale investeringen betreffen investeringen zoals betalings- en facturatiesystemen of investeringen in ICT-beveiliging. Bij de aankoop van een witte kassa kan een fiscale aftrek van 13.5% toegepast worden.

8. Hoe werkt het met btw bonnen?

Bij het gebruik van een GKS wordt elke handeling op de kassa wordt bijgehouden, en hoeft u dus geen btw-bonnetjes meer uit te reiken of een dagontvangstenboek ijhouden. Ook maakt de GKS van Lightspeed bijvoorbeeld automatisch dagrapporten aan. Dat heeft als voordeel dat een belastingaangifte zeer eenvoudig wordt en u altijd de administratie op orde heeft. Op basis van de rapportering die de kassa kan aanmaken, kunt u op een eenvoudige manier uw btw-aangifte (maand- of kwartaalaangifte) invullen. De klant krijgt een GKS-ticket, die het traditionele btw-bonnetje vervangt.

9. Wat zijn de sancties als ik geen zwarte doos installeer of deze niet correct gebruik?

Controles worden uitgevoerd bij zaken waarvan vermoed wordt dat ze een witte kassa nodig hebben, maar nog geen geregistreerd hebben. Ook bij zaken die wel een GKS hebben, worden controles uitgevoerd voor het correct gebruik van de kassa. Bij een overtreding (bijvoorbeeld voor uitbaters zonder witte kassa of het verkeerde gebruik) worden boetes uitgereikt vanaf €1.500 die kunnen oplopen tot €5.000. Ook bij het niet naleven van elke andere verplichting met betrekking tot het kasticket, worden boetes uitgedeeld.

10. Is een witte kassa voordelig zelfs als ik niet onder de regeling val?

Zelfs als u niet onder de regeling valt, is een GKS het overwegen waard. In de eerste plaats omdat u uw administratie automatisch op orde heeft. Daarnaast biedt een GKS zoals die van Lightspeed uitgebreide rapportering die inzichten bieden in uw zaak. U kan op vrijwillige basis overschakelen naar de zwarte doos. Volgens onderzoek van het FOD Financiën zijn er in Vlaanderen 13.548 zaken met een witte kassa, terwijl het enkel verplicht is voor 12.713 horecazaken. Dit komt door de voordelen die de witte kassa biedt, en omdat veel horeca-uitbaters liever het zekere voor het onzekere willen nemen.

Meer leren over de mogelijkheden die Lightspeed biedt?

Ontdek de voordelen voor uw zaak

 

Resto Heroes: Arnaud Mestdag | Takumi

Resto Heroes: Arnaud Mestdag | Takumi

Horeca Masterclass | Van Data Naar Omzet: De Tips

Horeca Masterclass | Van Data Naar Omzet: De Tips