Leer alles over voorraadbeheer voor restaurants

Leer alles over voorraadbeheer voor restaurants

Voorraadbeheer is een belangrijk onderdeel van het runnen van uw restaurant. Met een gedegen beheer van uw productvoorraden zorgt u dat de zaken probleemloos blijven verlopen. Doet u dat niet, dan kan dat gevolgen hebben voor uw financiële resultaten. Volgens No Food to Waste draagt de horeca in Vlaanderen met 8% bij aan de totale voedselverspilling . Dat betekent dus dat een groot deel van de investeringen in voedingsmiddelen geen winst oplevert.

Door uw productvoorraden in uw restaurant goed in de gaten te houden, kunt u de ROI op uw ingekochte ingrediënten en voedingsmiddelen maximaliseren. Alle beetjes helpen in een sector waar de kosten hoog zijn en de winstmarges laag.

In dit artikel leert u de basisbeginselen van voorraadbeheer voor uw restaurant. We vertellen u wat voorraadbeheer is en leggen veel voorkomende begrippen uit, geven u tips voor goed voorraadbeheer en delen een aantal tools die u daarbij kunnen helpen.

Bezoek onze COVID-19-hub met tips en informatie

Het laatste nieuws en informatie om uw restaurant draaiende te houden

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer is een manier om bij te houden welke producten uw restaurant op een willekeurig moment op voorraad heeft, en hoe groot die voorraad is. Met die informatie kunt u de voorraadinkoop verbeteren (dus niet te veel of te weinig inkopen),  de winst maximaliseren, en voorraadverlies als gevolg van diefstal, bederf of verspilling voorkomen, 

Heeft u uw voorraadbeheer goed op orde, dan kunt u op een willekeurig moment precies vertellen:

  • Welke voorraad u heeft ingekocht en in welke hoeveelheden
  • Welke hoeveelheden er dagelijks worden verbruikt
  • Welke hoeveelheden er aan het einde van de dag over zijn

 Voorraadbeheer als middel tegen derving

Wilt u precies weten waar het geld blijft dat u investeert in uw productvoorraden, dan is het essentieel dat u het verbruik, de monetaire waarde en algemene niveaus van uw voorraden nauwkeurig bijhoudt. Met die informatie kunt u de kostprijs van uw verkochte producten verbeteren en de winst maximaliseren.

Maar dat is niet alles. Als u weet wat de verhouding is tussen de voorraad die u inkoopt en uw omzet, krijgt u een beeld van voorraad die verloren gaat als gevolg van:

  • Verspilling
  • Fouten door uw personeel
  • Personeelsmaaltijden
  • Diefstal
  • Compensatie aan ontevreden klanten 

 

Belangrijke begrippen met betrekking tot voorraadbeheer voor restaurants

Er zijn een paar begrippen die u echt moet kennen als u de kunst van voorraadbeheer onder de knie wilt krijgen:

  •  Technische voorraad
  • Verbruik
  • Verbruiksduur
  • Verschil

 

Technische voorraad

De technische voorraad is de voorraad (of de monetaire waarde van de voorraad) die een restaurant op dat moment in het bezit heeft. Kies bij het registreren van uw technische voorraad één maateenheid (monetaire waarde of fysiek aantal) en blijf die eenheid gebruiken. 

Verbruik

Het verbruik is de hoeveelheid voorraad die in een bepaalde periode wordt gebruikt (uitgedrukt als monetaire waarde of als fysiek aantal). U kunt het verbruik per dag, week of maand berekenen met behulp van de omzetrapporten van uw kassasysteem

Verbruiksduur

De verbruiksduur is de hoeveelheid technische voorraad (uitgedrukt als monetaire waarde) gedeeld door het gemiddelde verbruik in een bepaalde periode. 

Als y bijvoorbeeld 70 kilo gehakt heeft en u 10 kilo per dag verbruikt, heeft u een verbruiksduur van zeven dagen.

Afwijking

De afwijking is het verschil tussen de kosten van uw product en de kosten van de verbruikte hoeveelheid.

Stel dat u in een week voor 500 aan bier verbruikt, maar u kassasysteem meldt dat u slechts voor 450 aan bier hebt verkocht. U afwijking is dan – 50, wat wil zeggen dat er een hoeveelheid bier ter waarde van 50 ontbreekt in uw boekhouding. 

 

Voorraadbeheer voor restaurants – Tips

Nu u op de hoogte bent van de basisbeginselen van voorraadbeheer en de bijbehorende begrippen, kijken we naar tips voor een nauwkeurige en consistente inventarisatie van uw voedingsmiddelen.

Uw voedselopslag ordenen

Als u opslagruimte een bende is, is inventariseren onbegonnen werk. De kans op herhaaldelijke fouten en inkopen in te grote of juist te kleine hoeveelheden is groter dan wanneer u een netjes geordende opslagruimte hebt.

Met de volgende tips zorgt u dat uw opslagruimte, magazijn en koeling het hele jaar door overzichtelijk blijven:

  • Groepeer items per categorie
  • Voorzie uw schappen van labels

Stel een inventarisatieteam samen

Bij het tellen van uw voorraden is consistentie de sleutel tot succes. Stel een team samen met enkele medewerkers die altijd verantwoordelijk zijn voor de inventarisatie. Deze medewerkers moeten ook verantwoordelijk zijn voor het ontvangen van orders en het bijhouden van de voorraadgegevens.

Zodra u een team heeft samengesteld, maakt u een inventarisatieschema. Laat uw team de voorraden op hetzelfde tijdstip en op dezelfde dagen tellen. Wij adviseren de voorraden aan het begin en einde van elke dag te tellen.

Maak een spreadsheet van uw voorraadverbruik

Het idee achter zo’n spreadsheet is dat u noteert hoeveel van een item u per dag verbruikt, hoeveel verloren gaat en hoeveel u uitgeeft aan uw voorraad.

Door het voorraadverbruik per dag te registreren, krijgt u een goed beeld van de in- en uitstroom van voorraden en kunt u nauwkeuriger nieuwe voorraden bestellen. 

De inhoud van de spreadsheet varieert natuurlijk per restaurant, maar met de volgende items heeft u een goede basis: 

  • Naam van het ingrediënt
  • Maateenheid
  • Verbruikte hoeveelheid
  • Kosten per eenheid
  • Totale kosten
  • Beginvoorraad
  • Eindvoorraad
  • Dagelijks verbruik
  • Hoeveelheid afval
  • Waarde afval

Leer uw personeel inventariseren

Dit is vooral belangrijk voor restaurants met meerdere vestigingen: voorraadbeheer mag nooit de verantwoordelijkheid van één medewerker zijn. Managers, teamleiders en andere medewerkers moeten allemaal weten hoe ze moeten inventariseren zodat de voorraden altijd kunnen worden geteld, ook als een lid van uw inventarisatieteam uitvalt.

Ook bedieningsmedewerkers en keukenpersoneel kunnen helpen bij de inventarisatie. Als er bijvoorbeeld iets wordt gemorst of bedorven blijkt, moeten uw medewerkers dat direct melden, zodat deze informatie kan worden toegevoegd aan uw spreadsheet.

Registreer elke dag uw omzet

Door uw omzet en voorraadniveaus elke dag te controleren, kunt u sneller reageren op veranderingen. Als u bijvoorbeeld een bepaald gerecht veel vaker heeft verkocht dan verwacht en de ingrediënten daarvoor bijna op zijn, kunt u ze tijdig inkopen. Zo kunt u aan de vraag blijven voldoen en hoeft u het gerecht niet tijdelijk van de kaart te halen.

Houd reservevoorraden aan

Voor ingrediënten met een hoog verbruik is het een goed idee een reservevoorraad aan te leggen.

Stel dat u hamburgers verkoopt. Dan is het slim extra frites op voorraad te hebben voor de momenten dat er onverwachts meer klanten komen. Houd wel rekening met de houdbaarheid van uw reservevoorraad en vervang uw oude reservevoorraad zo nodig door een nieuwe. Of bereid uw personeelsmaaltijden met ongebruikte reservevoorraad om bederf te voorkomen.

Gebruik de juiste technologie

Het moge duidelijk zijn dat het bijhouden van uw voorraden en omzet een tijdrovende klus wordt als u niet over de juiste tools beschikt. Met Lightspeed kunnen restauranthouders eenvoudig omzetrapporten per dag, week, maand en jaar genereren en hun voorraad beheren. Wilt u nog dieper in uw voorraadbeheer duiken, overweeg dan de volgende handige integraties te installeren:

Ga aan de slag met voorraadbeheer 

Voorraadbeheer is waarschijnlijk een van de minst leuke klussen van het runnen van een restaurant. Toch is het wel een heel belangrijk onderdeel, waarmee u kunt zorgen dat u bedrijf financieel gezond blijft.

Tijd om serieus aan de slag te gaan met voorraadbeheer. Houd alles nauwkeurig bij en zorg dat elke euro die u uitgeeft, bijdraagt aan uw omzet.