Professionele keukens digitaliseren in snel tempo. De grote vraag is: wat is het juiste moment om te investeren in software voor de keuken?
Wanneer ruilt u Excel en pen en papier in voor gespecialiseerde tools? Uit gesprekken met honderden horeca-professionals distilleerden we acht groeipijnen waarvoor food management software een oplossing biedt.
Wat is food management software?
Food management software ondersteunt horeca-keukens door de back-of-house te digitaliseren en bepaalde taken te automatiseren.
Het resultaat is winst op vlak van tijd en efficiëntie.
Het voordeel van een compleet food management platform is dat u met één dashboard alle keukenprocessen beheert:
- voorraadbeheer,
- receptbeheer,
- bestellen,
- kostprijsberekening,
- margecontrole en
- allergenenbeheer.
Maar, vanaf wanneer is het interessant om over te schakelen?
Herkent u deze signalen?
Dan is het tijd voor food management software:
- De impact van iemand die opstapt is enorm (elke keer weer)
- U kent uw marges niet (of kunt ze niet controleren)
- U verliest geld aan voorraadbeheer
- Bestellen is tijdrovend
- Allergenen en voedingswaarden houden u uit uw slaap
- U opent een tweede of meerdere vestigingen
- U bent niet zeker van de consistentie in elke locatie
- U schakelt voortdurend tussen softwarepakketten (en geeft overal dezelfde gegevens in)
1. De impact van iemand die opstapt is enorm (elke keer weer)
Knaagt de angst dat een vaste medewerker opstapt? Kopzorgen als personeel ziek wordt? Als ondernemer tast u vaak in het duister over het werk op de vloer. Als u meerdere vestigingen beheert, groeit die onzekerheid exponentieel.
- Zijn de sauzen gemaakt?
- Is de voorraad geteld?
- Waar is het inkooporder voor de levering van morgen?
U bent afhankelijk van medewerkers. Dat maakt uw business kwetsbaar. Goed horecapersoneel vinden is sowieso ontzettend moeilijk. Als iemand weggaat begint u elke keer weer van vooraf aan. Kennis en ervaring gaan verloren. Het duurt een hele tijd voor een nieuwe collega ingewerkt is.
Met een food management systeem begint u nooit van nul. Bij een personeelswissel gaat er niets verloren. Het houdt alles bij: bestellingen, voorraad, recepturen, kostprijsberekeningen, marge controles… alles zit in één systeem.
2. U kent uw marges niet (of kan ze niet controleren)
Hoeveel verdient u op een dame blanche? Is het 2 euro, 5 euro of helemaal niets?
Kostcontrole is, naast het vinden van personeel, de grootste uitdaging voor elke horeca-onderneming.
Toch blijft foodcostberekening in veel bedrijven giswerk. Begrijpelijk, want er zijn veel parameters en het lijkt alsof u de kosten nooit volledig in kaart kan brengen.
Het is verleidelijk om gemiddelden te gebruiken of bepaalde kosten weg te laten (hoelang duurt het om die dame blanche te maken?).
Het akelige is dat u daardoor nooit weet hoeveel elk item op de kaart opbrengt. En u kunt niet controleren of de winst stabiel is.
Nauwkeurigheid maakt het verschil.
Food management software automatiseert kostprijsberekening. Op basis van recepten en aankopen rekent het systeem een nauwkeurige kostprijs per portie.
Dat is één zorg minder.
U geeft eenmaal de parameters in, daarna doet de software alles voor jou. Verandert de prijs van een ingrediënt dan rekent het systeem die verandering automatisch door in al uw recepten.
Om te groeien is grip op foodcost de belangrijkste voorwaarde.
Een scherpe foodcost biedt een betrouwbare basis voor uw marges. Food management software volgt automatisch op of u die marges ook haalt. Zo kunt u snel ingrijpen als de winst begint te dalen
3. U verliest geld aan voorraadbeheer
Voelt de voorraad aan als een zwart gat? U bestelt iedere dag, maar wat er daarna gebeurt is een groot vraagteken. De ene keer moet u gasten op een gewone dinsdag teleurstellen en de andere keer puilt de afvalcontainer uit.
Voorraadbeheer is uw financiële hoeksteen. Op ieder ogenblik zit er kapitaal vast in de stock.
U wilt dus genoeg in voorraad hebben voor piekmomenten, maar zeker niet te veel.
Voorraad is bovendien vluchtig. De samenstelling verandert bij elke verkoop. Dat maakt het moeilijk om bij te houden. Een dagelijkse telling is vaak de enige manier om het overzicht te behouden, maar dat vraagt tijd. Tijd die u wellicht niet heeft.
Dankzij de koppeling met uw kassasysteem past food management software de stock automatisch aan. U vraagt een statusrapport op met een druk op de knop.
Als uw food management systeem gekoppeld is met uw kassasysteem dan wordt de voorraad bij elke verkoop automatisch aangepast. Zo weet u op elk moment hoe groot de voorraad is, zonder dat er kostbare tijd verloren gaat aan tellingen.
4. Bestellen is tijdrovend
Herkent u deze situatie?
Na de mise-en-place telt u de stock en vinkt u alles af in uw ingrediëntenboek. Daarna opent u de laptop en noteert u de bestellingen. De ene leverancier verwacht een mail, bij de andere geeft u alles in de webshop in en bij een derde geeft u de bestelling telefonisch door. Af en toe gaat er zelfs nog een fax de deur uit.
Bestellen is omslachtig. Als head chef bent u snel een uur per dag kwijt.
Met food management software is het in vijf minuten geklaard. U slaat de tijdrovende onderdelen grotendeels over omdat het meeste automatisch verloopt. Op basis van uw digitale stockstatus creëert het systeem een bestelsuggestie. Die moet u enkel nakijken en bevestigen. Vervolgens stuurt de software de bestelling naar de juiste leverancier.
Horeca-ondernemers winnen tijd, dankzij slimme bestelsuggesties.
5. Allergenen en voedingswaarden houden u uit uw slaap
Allergenen en voedingsinfo zijn in snel tempo vaste waarden geworden in de horeca. Maar het beheer ervan bezorgt de gemiddelde horecaondernemer nogal wat kopzorgen.
Een goede organisatie is noodzakelijk om gasten steeds de juiste informatie te kunnen geven. Zeker als de kaart verandert of recepten aangepast worden.
Food management software bewaart al uw ingrediënten en gaat in officiële databanken na welke allergenen uw recepten bevatten en wat de voedingswaarden zijn.
Verander u recept – een nieuwe saus of andere groente – dan wordt de voedingsinfo meteen aangepast.
Elke locatie heeft op elk ogenblik toegang tot de meest recente voedingsdata.
Hebben gasten een vraag? Geen probleem, uw medewerkers kunnen onmiddellijk op hun tablet nakijken wat de voedingswaarden zijn en een label printen.
Het up-to-date houden van de allergenen info bij uw recepten is een doorlopende opdracht. Een food management systeem voert die taak automatisch uit.
6. U opent een tweede of meerdere vestigingen
Bij de opening van een tweede vestiging is food management software een must. Ongeacht of schaalvergroting deel uit maakt van uw businessplan of dat het een natuurlijk gevolg is van groei.
De reden: controle.
Controle is nodig, want u beheert de keuken niet zelf, maar laat het over aan anderen.
Drie uitdagingen presenteren zich onmiddellijk bij de opening van een tweede locatie:
- Hoe behoudt u het overzicht?
- Hoe geeft u uw ervaring door aan nieuwe medewerkers?
- Hoe zorgt u ervoor dat medewerkers op locatie efficiënt werken?
Het antwoord is: standaardprocedures. Ze garanderen dat elke vestiging beheerd wordt zoals jij gepland had. Met food management software ontwikkel uw standaardprocedures voor elke locatie. De software is een bibliotheek, logboek, draaiboek en krachtige rekenmachine voor uw onderneming.
7. U bent niet zeker van de consistentie in elke locatie
Consistentie is cruciaal bij de uitbouw van een hospitality-merk. Als u verschillende locaties beheert dan verwachten gasten overal dezelfde kwaliteit en herkenbare smaken. Bij het openen van een tweede of meerdere locaties is consistentie de eerste uitdaging.
Dat vraagt een nauwkeurige opvolging. Het trainen van medewerkers kost tijd. Zeker voor de executive chef die heen en weer reist tussen de locaties. De opleiding moet zo efficiënt mogelijk gebeuren. Anders lopen de reiskosten op en dat vreet aan de marges.
En dan is er nog een fysiek probleem. U kunt eenvoudigweg niet overal op hetzelfde moment aanwezig te zijn.
Food management software garandeert consistentie. De centrale bibliotheek met recepten en bereidingswijzen is toegankelijk vanop elke locatie. Executive chefs voegen vanuit hun thuisbasis bereidingsvideo’s, foto’s en gedetailleerde beschrijvingen toe. Chefs wereldwijd hebben op hetzelfde moment toegang tot de methodologie en kunnen meteen aan de slag.
8. U schakelt voortdurend tussen softwarepakketten (en geeft overal dezelfde gegevens in)
U gebruikt al software om keukenprocessen in goede banen te leiden. Perfect: een professionele keuken kan niet zonder een kassasysteem en aanvullende software.
Een krachtig food management systeem integreert de data uit die tools om u diepgaandere inzichten te presenteren.
Een goed voorbeeld is hoe de verkoopgegevens uit uw kassasysteem de voorraad up-to-date helpen houden. Of hoe software voor personeelsplanning uw kostprijsberekening exacter maakt door actuele loonkosten toe te voegen.
Daarnaast bestaan er heel wat systemen die keukenprocessen professionaliseren:
- Bestelsystemen van leveranciers
- Websites om allergenen en voedingswaarden te vergelijken
- Sales analytics
- Software om food cost te berekenen
- Systemen voor voorraadbeheer
Het nadeel is dat deze systemen onafhankelijk van elkaar werken. Ze lossen een specifiek probleem op, maar beantwoorden niet alle vragen. U bent verplicht om iedere keer uw recepten en andere gegevens in te voeren. Dat kost tijd. Veel tijd.
Food management software brengt alle data samen. U beheert alle keukenprocessen vanuit één dashboard. Van recept tot bestellen, alles zit samen in één platform. Dat werkt prettig en nauwkeurig. Het dashboard biedt diepgravende inzichten en levert een grote tijdswinst op.
Conclusie
Food management software vangt de uitdagingen op die horen bij groei. Hierdoor wint u tijd, kunt u efficiënter werken en vergroot u uw marges.
Nieuws en handige tips, speciaal voor u.
Alle tools om uw onderneming te doen groeien, rechtstreeks in uw inbox.
