De voordelen van een dagelijkse open- en sluitlijst voor uw restaurant

De werkdag in uw restaurant begint en eindigt altijd met twee belangrijke taken: zorgen dat uw restaurant klaar is voor een nieuwe dag en uw zaak afsluiten nadat de laatste gasten zijn vertrokken.

Door COVID-19 is het schoonmaken en ontsmetten van uw restaurant belangrijker dan ooit tevoren; u moet er zeker van zijn dat uw medewerkers hun werkomgeving consistent schoon en veilig houden voor iedereen. Een open- en sluitlijst is een handig hulpmiddel om uw medewerkers daarvoor verantwoordelijk te houden en te zorgen dat u dagelijkse bedrijfsvoering soepel verloopt.

De eerste en laatste dienst in uw restaurant zijn misschien wel de belangrijkste diensten van de dag. Er moet veel gedaan worden en het is handig een duidelijk overzicht te maken van de taken die uw personeel moet uitvoeren. Met een open- en sluitlijst zorgt u dat de werkzaamheden die nodig zijn voor een schoon, overzichtelijk en veilig restaurant niet worden vergeten.

De meeste restaurants delen de taken op in drie categorieën:

Opstartlijst:

• Bediening
• Keuken
• Bedrijfsleiders

Afsluitlijst:

• Bediening
• Keuken
• Bedrijfsleiders

De medewerkers aan wie u de lijst toewijst, hoeven niet alle taken persoonlijk uit te voeren, maar zijn er wel verantwoordelijk voor dat iemand dat doet.

In dit artikel leest u welke taken u moet vermelden op de open- en sluitlijst voor u verschillende teams. In onze voorbeelden gaan we uit van de richtlijnen van gezondheidsorganisaties, maar het is raadzaam contact op te nemen met lokale overheidsinstanties om te controleren of de taken die u op uw checklist zet, voldoen aan toepasselijke lokale en nationale wetgeving en richtlijnen met betrekking tot COVID-19 en uw lijsten aan te passen aan uw specifieke situatie.

Wat zijn de voordelen van open- en sluitlijsten?

Vooral in de nasleep van COVID-19 heeft iedereen, van uw gasten tot uw medewerkers én jij zelf, baat bij een dagelijks systematisch schoonmaakproces.

We benoemen graag een paar van de belangrijkste voordelen van het gebruik van open- en sluitlijsten:

Handige herinnering

Voor een goede samenwerking is het belangrijk dat uw teamleden een gezamenlijk doel hebben. Als er veel mensen zijn en er veel gedaan moet worden, kunnen zelfs de meest voor de hand liggende taken, zoals het schoonmaken van de deurklinken, worden vergeten. Met een takenlijst zorgt u dat uw personeel een overzicht heeft van alle uit te voeren werkzaamheden, groot en klein.

Verantwoordelijkheid

Als u werkt met takenlijsten die uw medewerkers aan het begin en einde van elke werkdag moeten invullen en ondertekenen, kunt u deze medewerkers verantwoordelijk houden als er iets fout gaat of een taak niet is uitgevoerd.

Of u nou één persoon alle takenlijsten laat invullen, of de taken toewijst aan meerdere mensen die hun initialen naast elke uitgevoerde taak moeten zetten, u weet in ieder geval wie er op welke dag verantwoordelijk was voor welke taak.

Als u bijvoorbeeld merkt dat u elke keer door uw voorraden heen bent als Jack heeft afgesloten, is het wellicht verstandig zijn kennis op het gebied van inventarisatie en inkoop bij te spijkeren.

Besparingen

Aan het einde van een werkdag moeten de lampen worden uitgedaan en moet de verwarming of airconditioning een standje lager worden gezet. Daarmee bespaart u aanzienlijk op uw energiekosten. Als deze taken op de afsluitlijst van uw restaurant staan, is de kans groter dat ze ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. En met een lager gas- en elektriciteitsverbruik bespaart u geld en wordt uw restaurant energiezuiniger.

Veiligheid

Andere belangrijke taken aan het einde van de dag zijn het fysiek afsluiten van het restaurant, het inschakelen van het beveiligingssysteem en het controleren of alle grote apparatuur is uitgeschakeld. Bij een inbraak of brand komt de veiligheid van uw medewerkers en gasten in het gedrang en kunnen de kosten zó hoog oplopen dat u uw restaurant moet sluiten. Als u deze kritieke taken op uw afsluitlijst zet, is de kans groter dat ze worden uitgevoerd en wordt uw restaurant dus veiliger.

Tips voor het invoeren van open- en sluitlijsten

Wat is de beste manier om open- en sluitlijsten in te voeren? We geven u een stappenplan om uw team enthousiast te maken over deze werkwijze.

1. Brainstorm over taken. Eerst moet u bedenken welke taken op uw takenlijsten moeten komen. Kijk naar uw bedieningsmedewerkers, keukenpersoneel en bedrijfsleiders en noteer de routinetaken die ze aan het begin en einde van de dag uitvoeren. Vraag ze ook welke taken zij graag op de open- en sluitlijsten zouden zien. Zij zijn degenen op de werkvloer en hun inzichten zijn waardevol.
2. Stel de lijsten op. Maak daarbij gebruik van de input van uw personeel. Zet een vakje naast elke taak en laat uw medewerkers elke uitgevoerde taak afvinken. Zorg ook dat uw medewerkers de lijst ondertekenen en van de datum en tijd voorzien zodra alle taken zijn uitgevoerd. Verdeelt u de taken onder meerdere medewerkers, laat iedereen dan zijn of haar initialen naast de uitgevoerde taken zetten om het verantwoordelijkheidsgevoel te versterken. Maak aparte takenlijsten voor de eerste en laatste dienst en voor de verschillende teams in uw restaurant (bediening, keuken en bedrijfsleiders).
3. Deel uw takenlijsten met uw team. Heeft u nog nooit eerder met takenlijsten gewerkt, dan is het slim een vergadering te plannen met al uw medewerkers. Of informeer uw personeel via jullie gezamenlijke communicatieplatform. Leg uit hoe de takenlijsten werken en wat u van uw medewerkers verwacht.
4. Blijf georganiseerd. Bewaar kopieën van de takenlijsten in een map op kantoor of op een geschikte locatie per team (bijvoorbeeld een lijst voor uw bedieningsmedewerkers bij de ingang van uw restaurant, een lijst voor uw keukenteam bij de keukendeur en een lijst voor uw bedrijfsleiders in het kantoor). Wilt u helemaal digitaal werken, dan kunt u bijvoorbeeld een takenlijst maken in Notes op uw iPad en deze delen met de medewerker die ervoor moet zorgen dat elke taak wordt uitgevoerd.

Met deze stappen heeft u in een mum van tijd een effectief protocol voor het gebruik van open- en sluitlijsten.

De 3 soorten openlijsten voor restaurants

Met een dagelijkse opstartlijst kunt u uw team voorbereiden op een succesvolle dag. De meeste restaurants maken een aparte lijst per team en de taken waarvoor dat team verantwoordelijk is: bediening, keuken en bedrijfsleiders. We geven u drie voorbeelden van takenlijsten voor de eerste dienst van de dag, eentje voor elk team.

1. Openlijst voor bediening en bar

U bedieningsmedewerkers moeten ervoor zorgen dat uw restaurant klaar is om gasten te ontvangen zodra de deur opengaat. Bekijk deze opstartlijst voor bedieningsmedewerkers om uw team te helpen zich voor te bereiden op een nieuwe dag.

Opstelling

• Plaats bestek en servies op de tafels
• Zorg voor verse bloemen, nieuwe kranten enz.
• Maak de ramen, tafels en alle andere oppervlakken schoon
• Controleer of de afvalbakken zijn geleegd
• Maak de toiletten grondig schoon

Organisatie

• Vouw servetten en zet decoratie op de tafels

Voorraad

• Vul tafelbenodigdheden aan (suikerzakjes, peper en zout, ketchup enz.)
• Maak de zitplaatsen aan de bar in orde
• Vul de drankvoorraad van de bar aan
• Voorzie de bar van schone glazen

Werkt uw restaurant voornamelijk met afhaal- en bezorgmaaltijden, pas deze dagelijkse openlijst dan aan en richt u zich op bezorgtaken.

2. Openlijst voor de keuken

Omdat de afsluitende werkzaamheden van het keukenteam al deels ter voorbereiding zijn op een nieuwe dag, bestaan de meeste taken in de ochtend uit het voorbereiden van de werkstations in de keuken en het aanvullen van de voorraad.

Schoonmaken

• Poets de oppervlakken waarop voedsel wordt bereid

Mise en place

• Snijd ingrediënten voor de werkstations
• Voorzie elk werkstation van keukengerei

Voorraad

• Controleer de ontvangen voorraad
• Vul de voorraad aan met de ontvangen goederen
• Leg voedingsmiddelen op de juiste plaats

Organisatie

• Leg het keukengerei op zijn plaats
• Leg alle ontvangen voorraad op de juiste plaats

Zijn er nog andere belangrijke taken die uw koks kunnen uitvoeren om de werkzaamheden in de keuken efficiënter te laten verlopen?

3. Openlijst voor bedrijfsleiders

Wat moeten bedrijfsleiders doen om zich voor te bereiden op een succesvolle dag? Zij stellen de specialiteiten van de dag op, leiden personeelsvergaderingen, regelen de financiën en analyseren personeelsrapporten.

Personeelsvergadering

• Stel een agenda op voor de personeelsvergadering
• Leg de doelen voor die dag vast

Menu-informatie

• Vertel personeel over de specialiteiten van de dag
• Bespreek de menu-items
• Laat personeel nieuwe menu-items proeven

Financiën

• Betaal rekeningen
• Beantwoord vragen van medewerkers over hun salaris
• Stel dagelijkse omzetdoelen (uw omzetrapporten kunnen u daarbij helpen)

Organisatie

• Beantwoord e-mails, reageer op reviews en berichten op social media
• Organiseer de levering van bestelde voorraden
• Maak afspraken voor reparaties aan het pand of de inboedel

De 3 soorten afsluitlijsten voor restaurants

Laat uw teams werken met deze drie afsluitlijsten en zorg dat de taken worden uitgevoerd door de juiste mensen.

Onder elk van de onderstaande voorbeelden hebben we categorieën gezet die u op uw takenlijst zou moeten opnemen, en voorbeelden van enkele taken die onder die categorieën vallen, maar natuurlijk is elk restaurant anders. Pas uw open- en sluitlijst aan uw specifieke situatie aan.

1. Sluitlijst voor bediening en bar

Tijdens de laatste dienst moeten uw bedieningsmedewerkers en barpersoneel ervoor zorgen dat uw restaurant wordt schoongemaakt en bevoorraad en dat de ruimte overzichtelijk en veilig is. Deze medewerkers hebben meestal ook de belangrijke taak om uw restaurant fysiek af te sluiten.

Schoonmaken

• Poets en ontsmet alle oppervlakken
• Zet stoelen terug op hun plaats
• Veeg de ingang
• Poets en ontsmet de menukaarten

Bar

• Controleer de voorraad
• Vul de drankvoorraad aan

Veiligheid

• Schakel het beveiligingssysteem in
• Sluit de deuren
• Sluit alle ramen

Organisatie

• Zet alle benodigdheden en apparaten terug op hun plaats

Financiën

• Tel de inhoud van de kassa
• Controleer of de inhoud overeenkomt met de cijfers in uw kassasysteem

2. Sluitlijst voor de keuken

Het keukenteam moet veel doen om te zorgen dat de keuken schoon en veilig wordt achtergelaten. We raden u aan de volgende taken op de sluitlijst voor uw keukenpersoneel te zetten.

Schoonmaken

• Poets en ontsmet alle oppervlakken
• Was af
• Leeg de afvalbakken

Voedselveiligheid

• Ontsmet oppervlakken waarop voedsel wordt bereid
• Berg voedingsmiddelen op de juiste plaats op
• Controleer of keukengerei en apparatuur naar behoren werken
• Controleer op ongedierte
• Controleer of de deuren van koelkasten en vriezers gesloten zijn

Voorraad

• Controleer de voorraad
• Doneer ingrediënten die niet meer gebruikt kunnen worden aan daklozenopvangcentra of gaarkeukens

Organisatie

• Leg keukengerei op de juiste locatie bij elk werkstation

Algemene veiligheid

• Controleer of ovens, fornuizen, friteuses en andere keukenapparaten zijn uitgeschakeld
• Controleer of de achterdeur is afgesloten

Zorg dat uw team deze takenlijst er makkelijk bij kan pakken en geef de lijst een logische, zichtbare plaats in de keuken.

3. Sluitlijst voor bedrijfsleiders

Bedrijfsleiders houden toezicht op de dagelijkse gang van zaken, financiën en personeelszaken. Hun open- en sluitlijst wijken dan ook af van die voor uw bedieningsmedewerkers en keukenpersoneel.

Personeel

• Controleer het rooster voor de volgende dag
• Controleer in- en uitkloktijden
• Noteer opmerkingen over het functioneren van medewerkers

Organisatie

• Leg spullen terug op de juiste plaats
• Ruim het kantoor op

Financiën

• Controleer of rekeningen zijn betaald (huur, energie enz.)
• Controleer of de salarissen zijn betaald
• Registreer overuren
• Zorg dat de kassa’s zijn afgestemd

Veiligheid

• Sluit de kassaystemen af
• Sluit computers af
• Schakel het beveiligingssysteem in
• Sluit de deuren af 

Open- en sluitlijst voor restaurants

Met een goed georganiseerd, schoon en goed bevoorraad restaurant zorgt u voor een leuke en veilige restaurantbeleving. Gebruik takenlijsten om uw personeel te helpen hun dagelijkse werkzaamheden uit te voeren, zodat er geen belangrijke taken blijven liggen. 

Maak uw eigen takenlijsten voor de verschillende teams in uw restaurant. Gebruik onze voorbeelden als sjabloon en pas ze aan uw specifieke situatie aan. Neem kopieën ervan op in uw personeelshandboek en leg takenlijsten op logische plaatsen in uw restaurant.