Wat is het probleem met een gratis kassasysteem?

Tijdens uw zoektocht naar het juiste kassasysteem voor uw zaak bent u misschien advertenties tegengekomen die een gratis kassasysteem beloven. Maar betekent “gratis” ook echt dat het u niets kost?  

Als het te mooi klinkt om waar te zijn, is het dat meestal ook. Hoewel sommige onderdelen van een kassasysteem gratis kunnen zijn, is het meestal zo dat u zal moeten betalen om het hele systeem te kunnen gebruiken. In dit artikel ontkrachten we de mythe van zogenaamde gratis kassasystemen en leggen we de verschillende kosten uit die gepaard gaan met de aankoop van kassasoftware voor uw zaak.

1. Kassasysteem vs. kassasoftware
2. Bestaat er zoiets als een gratis kassasysteem?
3. Hoe gratis kassasystemen geld verdienen
4. Creditcardbetalingen met gratis kassasystemen
5. Hardware van een kassasysteem
6. Algemene voorwaarden
7. Hoeveel kost een kassasysteem? 
8. Zo kiest u het juiste kassasysteem voor uw bedrijf

Kassasysteem vs. kassasoftware

De termen “kassasysteem” en “kassasoftware” worden vaak door elkaar gebruikt, maar zijn eigenlijk twee verschillende zaken. Kassasoftware verwijst alleen naar het kassaprogramma of de applicatie die u op uw computer, tablet of telefoon installeert; kassasysteem omvat het hele systeem, dus zowel de software als de hardwarecomponenten die nodig zijn om de software te laten werken. 

Sommige bedrijven brengen gratis kassasoftware op de markt, terwijl andere de term kassasysteem gebruiken. Hoe dan ook, hun product is waarschijnlijk niet zo gratis als hun marketing doet vermoeden.  

Bestaat er zoiets als een gratis kassasysteem? 

Het komt vaak voor dat bedrijven zeggen dat hun kassasystemen of -software gratis zijn, maar meestal zijn er onmisbare onderdelen waarvoor u moet betalen om ze te kunnen gebruiken. De gratis aangeboden software kan bijvoorbeeld erg beperkt zijn, in die zin dat u er maar een bepaald aantal transacties mee kunt verwerken of een beperkte hoeveelheid voorraad mee kunt beheren. In dat geval moet u betalen om de software te upgraden zodat u die voor uw zaak kunt gebruiken.

Hoe gratis kassasystemen geld verdienen

Bedrijven die kassasystemen aanbieden, hebben vaak meerdere inkomstenstromen. Als de kassasoftware gratis is, genereert het bedrijf erachter waarschijnlijk op andere manieren inkomsten. Hoewel sommige bedrijven beperkingen instellen voor de gratis versie van hun software zodat u vaak geneigd bent om te upgraden naar een betaalde versie, verdienen ze ook geld door betalingsverwerking, hardware of bijkomende kosten.

• Betalingsverwerking: de kassaleverancier of de betalingsverwerker zal een bepaald bedrag aan verwerkingskosten in rekening brengen, telkens als uw zaak een creditcardtransactie verwerkt. Gratis kassasystemen hebben meestal hogere verwerkingskosten, omdat dit voor hen één van de belangrijkste bronnen van inkomsten is. 
• Hardware: om uw kassasysteem op te zetten in uw zaak, moet u waarschijnlijk bepaalde of soms zelfs alle benodigde hardware-onderdelen kopen.
• Andere voorwaarden en kosten: dit kunnen bijvoorbeeld kosten zijn die in rekening worden gebracht voor training, ondersteuning en klantenservice.

Creditcardbetalingen met gratis kassasystemen

Creditcardbetalingen zijn nooit gratis, zelfs als uw kassasysteem of -hardware gratis is, omdat alle grote creditcardbedrijven bepaalde verwerkingskosten rekenen. Kassasbedrijven rekenen een vergoeding aan voor elke creditcardtransactie die u met hun systeem verwerkt. Als de kassaleverancier geen kosten rekent voor creditcardtransacties, kunnen ze u doorverwijzen naar een externe betalingsverwerker en krijgen ze vaak commissie voor de doorverwijzing. Als uw kassasoftware gratis is, bent u waarschijnlijk veel meer kwijt aan hogere verwerkingskosten.

Hardware met gratis kassasystemen

Ongeacht het soort winkel dat u runt, zal u hardware moeten aanschaffen die compatibel is met uw kassasoftware. Sommige bedrijven geven u een gratis betaalterminal of zelfs een tablet erbij, maar u heeft de volgende onderdelen nodig om een modern kassasysteem te kunnen gebruiken in uw zaak: 

• Een tablet (Android of iPad)
• Een tablethouder
• Een pinapparaat
• Een streepjescodescanner
• Een bonnetjesprinter
• Een kassalade

Andere voorwaarden en kosten

Behalve beperkingen bij software, creditcardkosten en hardware, is het belangrijk de kleine lettertjes van elk kassasysteem te lezen. Andere extra kosten om op te letten zijn onder andere: 

• Training. Krijgt u gratis training en informatie van de leverancier zodat u snel aan de slag kunt met hun kassasysteem? 

• Installatie. Kunt u het systeem zelf installeren? Zo niet, biedt het bedrijf gratis installatie aan? 

• Klantenservice. Is de klantenservice gratis, of zijn er extra kosten aan verbonden als u contact opneemt met de klantenservice?

• Het recht om de softwareprijzen te verhogen. Kijk uit als er in het contract staat dat de prijzen verhoogd kunnen worden. Blijft uw software altijd gratis of kan het bedrijf de prijs verhogen wanneer het maar wil?

Hoeveel kost een kassasysteem? 

De totale kosten van een kassasysteem hangen af van uw bedrijfsbehoeften en worden door verschillende factoren beïnvloed.

• Bedrijfsgrootte. Als u meer dan één vestiging hebt of een groter pand, zult u meerdere kassa’s nodig hebben. U moet misschien betalen voor extra softwarelicenties en u heeft extra hardware nodig voor elke kassa.
• Functies en integratie. Elk kassapakket wordt geleverd met bepaalde functies en integraties. Hoe meer functies u nodig hebt, hoe hoger de totale kosten zullen zijn.
• De uitgebreidheid van elke functie. Als u meer geavanceerde functies nodig heeft, zoals gegevensanalyse, eCommerce of een loyaliteitsprogramma, kan de totale kostprijs van uw systeem duurder uitvallen.
• Je bedrijfstak. Verschillende bedrijfstakken vereisen verschillende soorten hardware. Als uw branche als risicovol wordt beschouwd, zoals een vapeshop, kan uw systeem meer kosten.   

Zo kiest u het juiste kassasysteem voor uw zaak

Hoewel het belangrijk is ervoor te zorgen dat uw kassasysteem alles kan wat u nodig heeft om uw zaak te runnen, is vooruit denken aan de toekomst nooit af te raden. Zorg ervoor dat u voor een kassasysteem gaat waar u makkelijk extra functionaliteiten of add-ons aan toe kunt voegen. De behoeftes van jouw zaak kunnen in de loop van de tijd namelijk veranderen, wat een kassasysteem dat naadloos met u mee kan groeien op langere termijn ongetwijfeld tijd, zorgen en geld kan besparen. 

Op zoek naar een kassasysteem dat met uw bedrijf mee kan groeien? Praat met een expert om te ontdekken hoe Lightspeed uw bedrijfsactiviteiten kan stroomlijnen in een constant veranderende samenleving.