7 tips voor voorraadbeheer

7 tips voor voorraadbeheer

Goed voorraadbeheer zorgt ervoor dat de voorraadstromen binnen uw winkel zo efficiënt mogelijk lopen, zonder dat u hier veel arbeidsuren in hoeft te investeren. Uiteindelijk leidt dit tot meer omzet, maximale winst, verhoogde klanttevredenheid en garandeert het een unieke service die loyale klanten oplevert.

Maar voorraadbeheer kan ook een fikse uitdaging vormen: overtollige of juist onvoldoende voorraad kan de verkoop van uw artikelen doen stagneren  en kan u zelfs potentiële klanten kosten. Maar we hebben goed nieuws: voorraadbeheer hoeft helemaal niet zo moeilijk te zijn. Wij geven zeven tips waarmee u binnen no time meer grip op uw voorraadbeheer krijgt.

1. Volg uw voorraad

De eerste stap voor succesvol voorraadbeheer is het volgen van uw voorraad-data. Deze data biedt namelijk waardevolle informatie waarmee u slimme, goed geïnformeerde beslissingen kunt nemen. Hoe volgt u deze data? De meest gebruikelijke manieren zijn:

  • Handmatig met potlood en papier, met gebruik van vooraf geprinte voorraad-sheets;
  • Op een computer, met Excel of een ander spreadsheet programma; of
  • Met een kassasysteem dat de voorraad automatisch bijhoudt, online en in de fysieke winkel.

Hoewel de laatste optie een investering vereist, kan het u honderden – zelfs duizenden – werkuren besparen, en fouten minimaliseren. Zo gebruikt Objet Trouvé een omnichannel kassasysteem om de voorraad van de fysieke winkel gelijk te laten lopen met de webwinkel. Eigenaar Josje: ‘’Voor de fysieke winkel is het heel fijn dat je winkeltransacties terug in het systeem kunt vinden en dat je kunt zien wat er verkocht is. Voor de webshop is het super dat wij het platform gewoon kunnen onderhouden en aanpassen zonder een opgeleide web-developer te zijn. Het is fijn dat je het kassasysteem zo gemakkelijk kan gebruiken!’’

7 tips voor voorraadbeheer

2. Categoriseer de voorraadgegevens voor meer overzicht

Het is uiterst belangrijk dat u uitgebreid de tijd neemt om informatie op de juiste manier te organiseren, ongeacht voor welk systeem u kiest. Doet u dat niet, dan is de kans groter dat u in de toekomst slecht geïnformeerde beslissingen neemt. Bij de installatie van uw systeem, moet u erop letten dat u de volgende zaken bijhoudt:

  • Stock Keeping Units (SKU), oftewel unieke code’s om producten te identificeren;
  • Voorraadkosten;
  • Fabrikant;
  • Categorie;
  • Afdeling;
  • Locatie;
  • Informatie over de leverancier, zoals Reorder SKU of leveranciers ID; en
  • Overige bruikbare informatie voor uw bedrijf (waaronder seizoen, kleur, naam van de designer, voorkeur van de klant).

Om inzicht te krijgen in de flow van uw voorraad, moet u ook de levenscyclus van elk artikel bijhouden – van het moment van inkopen tot de aankomst- en verkoopdata, alsmede de kost- en verkoopprijs. Een omnichannel kassasysteem houdt deze data automatisch voor u bij.

3. Let op de totale kosten

Voorraadbeheer draait niet alleen om het beheren van de artikelen zelf. Topwinkeliers beheren hun voorraad ook op basis van winstmarges. Voor voorraadbeheer op basis van marges, moet u niet alleen weten welke artikelen uw bestsellers zijn, maar ook welke de hoogste winst opleveren.

Om de marge van een artikel te berekenen, trekt u de kosten van het artikel af van de verkoopprijs. Als u de kosten van een artikel wilt achterhalen, moet u eerst de originele aankooporders bekijken. Om inzicht te krijgen in de totale kosten, neemt u een gemiddelde van deze kosten of kijkt u naar de individuele kosten per eenheid. Ook moet u weten wat de verkoopprijs is van uw artikelen, inclusief eventuele kortingen die u ooit op het artikel hebt gegeven. Moderne kassasystemen houden dit automatisch bij, en bieden rapporten waarmee u binnen een oogwenk de winstmarges van de voorraad en productcategorieën bekijkt.

Zodra u over deze informatie beschikt, kunt u:

  • Focussen op merken en leveranciers die de hoogste winsten opleveren;
  • Weten welke artikelen uw bestsellers zijn en welke het slechtst verkopen wat betreft kwantiteit en marge;
  • uw kortingsacties beter managen dankzij een accuraat overzicht van de kosten per artikel.

7 tips voor voorraadbeheer

4. Beheer de voorraad vanuit 1 systeem

Voorraaddata verzamelen vanuit meerdere bronnen kan een erg tijdrovende klus zijn. Daarnaast loopt u meer kans om fouten te maken tijdens het overnemen.

Als u kiest voor een gecentraliseerd systeem voor het managen van uw voorraadbeheer, dan begrijpt u precies wat er met de voorraad gebeurt. Bovendien vergemakkelijkt het uw toekomstplannen om uit te breiden naar andere locaties of online te verkopen.

Kortom, gecentraliseerde voorraadsystemen stellen u ook in staat om:

  • uw voorraadinformatie slechts eenmalig in te voeren, in plaats van herhaaldelijk voor elke locatie;
  • Minder fouten te maken omdat u tweemaal dezelfde voorraad verkoopt, en andere typische administratieve fouten;
  • Bestellingen efficiënter af te werken; en
  • Het voorraadpeil per locatie te monitoren.

5. Beperk voorraadverlies

Of het nu te wijten is aan beschadiging, diefstal, op de verkeerde plaats opgeslagen artikelen of administratieve fouten: voorraadverlies kan uw marges significant laten krimpen. Omdat de detailhandel toch al kampt met erg krappe marges, is het uiterst belangrijk om dit soort voorraadverlies tot een absoluut minimum te beperken.

Volgens de Amerikaanse NRSS wordt 15,3% van het voorraadverlies veroorzaakt door administratieve fouten. Hoewel u misschien niet zo eenvoudig diefstal of voorraadbeschadiging kunt voorkomen, heeft u wél volledige controle over administratieve fouten. Met een geautomatiseerd systeem voor voorraadbeheer is het namelijk mogelijk om uw voorraad, de kosten en andere cruciale data te volgen op één plek. Zo weet u zeker dat u altijd correcte en volledige rapporten bij de hand hebt. Lees hier welke data u kunt gebruiken om uw voorraad beter te beheren.

Administratie beter beheren?

Lees de volledige handleiding voor startende retailers

6. Houd zicht op de omloopsnelheid van uw voorraad

Wat u niet hebt, kun u ook niet verkopen. Dan is het toch wel gek dat winkeliers hun bestsellers niet altijd op voorraad hebben. Dit leidt niet alleen tot gemiste verkoopkansen, maar kan er ook voor zorgen dat klanten niet meer naar uw winkel terugkeren. Gelukkig kunt u, door uw verkoopdata van vorige periodes te analyseren en uw voorraadpeil te volgen, beter anticiperen op welke artikelen u moet inkopen. Zo zorgt u ervoor dat u altijd goed bevoorraad bent.

Om betere beslissingen te maken voor uw core-assortiment (populaire en niet-seizoensgebonden artikelen), kunt u hiernaar kijken:

  • Let goed op uw bestsellers. Verkopen ze sneller dan verwacht? Dan is het wellicht tijd om een extra bestelling te plaatsen;
  • Bereken de omloopsnelheid om te zien hoe ver u door de voorraad heen bent. Zo berekent u de omloopsnelheid:
    • Omloopsnelheid % = aantal verkochte items/(items op voorraad + verkochte items)
  • Bereken de voorraad in weken om te zien hoeveel voorraad u nog over hebt als u blijft verkopen op het huidige tempo. Zo berekent u de voorraad in weken:
    • Voorraad in weken = totale voorraad in huis/gemiddelde wekelijkse verkoop
  • Let op de leveringstermijn van uw artikelen;

Vergelijk de voorraad in weken met de leveringstermijn. Dit helpt u te bepalen wanneer u precies een bijbestelling moet plaatsen. Als uw kassasysteem deze functie heeft, dan kan deze u automatisch een bijbesteld herinnering sturen zodra het aantal artikelen op voorraad onder een bepaalde waarde valt.

7 tips voor voorraadbeheer

7. Beheer verouderde voorraad

Verouderde voorraad kan uw winst doen krimpen omdat het u verhindert nieuwe voorraad in te kopen en de magazijnkosten verhoogt. Door voorraad op de juiste manier te beheren, vermijdt u deze valkuilen en vergroot u uiteindelijk de winst.

Omloopsnelheid en voorraad in weken zijn nuttige berekeningen waarmee u oude voorraad beheert. Gebruik de onderstaande richtlijnen om te garanderen dat u geen geld steekt in oude of aftandse voorraad, of opgescheept zit met voorraad die niet meer in de mode is:

  • Bepaal de omloopsnelheid om te zien hoe ver u door uw voorraad heen bent in een productcategorie of voor een artikel;
  • Bepaal de voorraad in weken om te zien hoeveel voorraad u nog over hebt;
  • Vergelijk de omloopsnelheid met de voorraad in weken; en
  • Als de omloopsnelheid laag is en de voorraad in weken hoog, overweeg dan een meer agressieve strategie om deze voorraad sneller te verkopen, zoals het inzetten van een grote, automatische kortingsactie.

Het afprijzen van voorraad is nooit de eerste keuze van een winkelier. Met de volgende strategieën geeft u traag verkopende voorraad een zetje:

  • Pas het assortiment aan: verplaats slecht lopende producten naar een prominentere locatie, voeg nieuwe visuals toe en koppel deze aan bestsellers;
  • Prijs artikelen in eerste instantie af door ze een nieuw, verlaagd prijskaartje te geven. Als dit niet het gewenste effect heeft, kunt u de prijs op het kaartje doorstrepen en een lagere prijs erbij zetten;
  • Organiseer of neem deel in pop-up events of speciale evenementen;
  • Artikelen ouder dan één jaar worden doorgaans gezien als een verloren zaak. Als het u niet lukt om deze te verkopen, overweeg dan om ze te doneren aan een liefdadigheid zodat u ze tenminste kunt afschrijven.

Als u als zelfstandige winkelier de juiste voorraad in een optimaal tempo wilt verkopen, dan moet u voorraaddata efficiënt en doeltreffend volgen. Gewapend met het juiste kassasysteem en onze 7 tips voor voorraadbeheer, heeft u gegarandeerd artikelen die uw klanten graag kopen en houdt u de voorraad helemaal up-to-date.

Onderneem met het alles-in-een kassasysteem

Ontdek de mogelijkheden.

Verhoog uw omzet met data: 3 tips voor fashion retailers

Verhoog uw omzet met data: 3 tips voor fashion retailers