Magazijnoptimalisatie: 11 ideeën om het magazijn van je winkel beter te organiseren

Het is waarschijnlijk niet het meest in het oog springende gedeelte van je winkel en je klanten zullen er niet komen, maar je magazijn is een cruciaal onderdeel van elke winkel of webshop.

In veel opzichten is het magazijn het kloppend hart van je (web)winkel: het dient naast opslagplaats van je voorraad ook als kantoor. Daarnaast  is een magazijn ook de plaats waar je nieuwe collecties als eerste te bewonderen zijn, en tevens de plek waar je alle leveringen ontvangt.

Met zoveel functies is het belangrijk om alles goed op orde te houden. Mismanagement in het magazijn kan leiden tot chaos op de werkvloer, dus magazijnoptimalisatie is essentieel voor een goed lopende winkel. 

Het goede nieuws: met een aantal simpele aanpassingen kun je je winkelmagazijn beter inrichten en een feilloze winkelervaring creëren voor je klanten en medewerkers.

Lees mee:

1. Benut je verticale ruimte 
2. Zet de best verkopende items vooraan
3. Zet zware spullen dichtbij de vloer en houd lichte spullen van de vloer 
4. Gebruik software voor inventarismanagement
5. Schaf de juiste opslagunits aan 
6. Bedenk een opbergsysteem (en vergeet de labels niet)
7. Zorg voor klimaatbeheersing in je magazijn
8. Installeer goede magazijnverlichting 
9. Houd je klanten buiten het magazijn
10. Houd verpakkingsmateriaal bij de hand (en label het)
11. Creëer een ruimte voor verzenden en ontvangen 

1. Benut je verticale ruimte 

Beperk je bij magazijnoptimalisatie niet tot de vloer. Winkelmagazijnen hebben vaak vrij hoge plafonds, dus ga de hoogte in. Hoe meer artikelen je in hogere rekken of stellingen kwijt kunt, hoe meer vloerruimte je overhoudt voor het personeel. Investeer in enkele veilige opstapjes en ladders om het bereiken van de hogere rekken te vergemakkelijken. Installeer ook stabiele en robuuste rekken, om het risico op ongevallen of instortingen te vermijden.

2. Zet de best verkopende items vooraan in het magazijn

Om ervoor te zorgen dat je team zo efficiënt mogelijk werkt, is het belangrijk om de populairste artikelen vooraan in het magazijn te plaatsen. Zo liggen de items altijd klaar om meegenomen te worden en hoeven je medewerkers niet te zoeken. Hoewel ze het magazijn waarschijnlijk uit het hoofd kennen, kun je nog steeds kostbare tijd en omzet verliezen als producten op onlogische plaatsen liggen.

Nate Masterson van webwinkel Maple Holistics suggereert een beleid van “vooruitgeschoven voorraad”: houd een volle doos van je best verkopende producten binnen handbereik, in plaats van één of twee items. Dat betekent in de praktijk dat “Je waarschijnlijk twee rekken nodig hebt als een item twee keer zoveel verkoopt als de rest. Behalve dat het makkelijker is om je winkel op deze manier te runnen, kan vooruitgeschoven voorraad je ook helpen met het bijhouden van verkooptrends”.

3. Zet zware spullen dichtbij de vloer en houd lichte spullen van de vloer

Dit is een veiligheidstip: zet je zwaarste artikelen zo dicht mogelijk bij de vloer. Hiermee voorkom je mogelijke instortingen, en verminder je de kans op letsel wanneer medewerkers zware artikelen moeten verplaatsen.

Omgekeerd moeten lichtere artikelen juist niet op de vloer liggen, om rommel en struikelpartijen te voorkomen. Retailcoach Cathy Donovan Wagner van Retail Mavens benadrukt dat vooral kleding van de vloer moet worden gehouden. Zij vond ooit een dode muis, “In een stapel die terug moest naar de leverancier!” 

4. Gebruik software voor inventarismanagement

Met de juiste software wordt het een fluitje van een cent om je magazijn optimaal te laten functioneren.

Met een goede oplossing voor voorraadbeheer kun je nauwkeurig voorspellen hoeveel producten je moet bestellen en wanneer. Zo raakt het magazijn nooit overvol en je winkel nooit onderbezet, omdat het personeel snel zijn weg kan vinden in het magazijn.

Software voor inventarisbeheer vergemakkelijkt eveneens je stocktellingen. Door regelmatig een gedeeltelijke inventarisatie uit te voeren, voorkom je een tijdrovende volledige inventarisatie van je voorraad aan het einde van het seizoen.

5. Schaf de juiste opslagunits aan

Er zijn oneindig veel manieren en hulpmiddelen om je winkelmagazijn efficiënt in te richten: rekken, stellingen, laden, bakken, kasten, enz. De perfecte opslagunit voor jouw magazijn hangt natuurlijk af van het type voorraad, maar het is raadzaam om vanaf het begin te investeren in opslagruimte die gemakkelijk verplaatsbaar is. Op die manier kun je de ruimte in je magazijn optimaal benutten en aanpassen aan de hoeveelheid voorraad die je in huis hebt.

6. Bedenk een opbergsysteem (en gebruik labels)

Magazijnoptimalisatie draait om het creëren van een goed functionerend opbergsysteem voor al je producten. Of je er nu voor kiest om je items te rangschikken per afdeling, kleur, maat, of stijl, het is vooral belangrijk dat je het gekozen systeem consequent aanhoudt.

Een voorbeeld: het magazijn van een kledingwinkel zou je kunnen opdelen in dames- en herenkleding. Die twee secties kunnen dan verder worden ingedeeld in knitwear en denim (die moet worden gevouwen) en jurken, blouses en pantalons (die moeten worden opgehangen). 

Als je een opbergsysteem hebt gekozen, houd je eraan en label alles, zeker als je een groot magazijn hebt.

7. Zorg voor klimaatbeheersing in je magazijn

Klimaatbeheersing in een winkelmagazijn is noodzakelijk om producten in perfecte staat te houden. Maar het is ook heel belangrijk omdat werknemers er soms urenlang moeten doorbrengen, zoals in periodes van inventarisatie.

Een kapotte airconditioning in de zomer of niet goed werkende verwarming in de winter kunnen ervoor zorgen dat medewerkers hun werk niet optimaal kunnen doen, zowel in de winkel als in het magazijn.

8. Installeer goede magazijnverlichting

Magazijnen hebben vaak weinig ramen, en daarom is goede verlichting onmisbaar:

• Je medewerkers hebben goede verlichting nodig, want urenlang werken in het winkelmagazijn kan monotoom en zwaar zijn. Met voldoende verlichting creëer je een veilige werkomgeving én verminder je het risico op vermoeidheid door constant te werken in het schemerduister. 
• Met goede verlichting voorkom je dat items ‘vergeten’ worden of kwijtraken in de uithoeken van je magazijn.

9. Houd klanten buiten het magazijn

Je zou denken dat klanten niet in het magazijn willen komen. Maar als je het winkelmagazijn niet goed afsluit, zul je je verbazen over het aantal ongenode gasten dat er per ongeluk (of juist met opzet) belandt – en dat moet natuurlijk zoveel mogelijk vermeden worden.

Magazijnen kunnen gevaarlijk zijn en retailers blootstellen aan juridische problemen wegens nalatigheid, als een klant daar gewond raakt. Bovendien verhoogt niet geautoriseerd bezoek in het magazijn het risico op diefstal van eigendommen van medewerkers en voorraden. Daarom is het belangrijk om je magazijn goed af te sluiten. 

10. Houd verpakkingsmateriaal bij de hand (en label het)

Het gaat er in winkelmagazijnen vaak druk aan toe: ze zijn het epicentrum van in- en uitpakwerkzaamheden, er wordt gevouwen, gestapeld, geprint, en gelabeld.

Zorg ervoor dat je al het nodige verpakkingsmateriaal en gereedschap binnen handbereik hebt liggen, van stanleymessen tot labelprinters, plakband, nietmachines en dozen. Daarnaast is het handig om alle kantoorbenodigdheden in het magazijn te labelen, zodat het duidelijk is dat ze moeten worden teruggebracht als ze elders in de winkel worden gevonden.

11. Creëer een aparte ruimte in je magazijn voor verzenden en ontvangen

Veel winkels hebben ruimte nodig om leveringen te ontvangen en producten te versturen, en daar is geen betere plaats voor dan het magazijn. Zorg voor een tafel met een verstelbare hoogte, zodat je zowel staand als zittend gemakkelijk kunt in- en uitpakken, vouwen en sorteren. Vergeet niet ruimte te reserveren waar je dozen kunt neerzetten en spullen gemakkelijk kunt verplaatsen.

Hoe krapper deze ruimte, hoe lastiger het is voor de magazijnmedewerkers om hun werk te doen, dus houd hier rekening mee. Een manier om de in- en uitpakruimte optimaal in te richten is door er inklapbare opbergrekken te plaatsen, die je alleen uitklapt wanneer je de opslagruimte echt nodig hebt.

Tot slot

Door georganiseerd te werk te gaan en een paar basisregels aan te houden zorg je ervoor dat je magazijn efficiënt functioneert, in plaats van te veranderen in een donker hok waar je liever niet komt.  

Het gebruik van een retail- en voorraadbeheersoftware kan daarbij  helpen. Wil meer weten hoe Lightspeed kan helpen met voorraadbeheer? Neem dan contact op met één van onze experts.