Industry talks – Strobbo: over personeelsplanning, rentabiliteit en generatieshifts

Aan het begin van mijn horecacarrière plantte ik mijn naam in een hokje neer op een losse bladzijde in een harde kaft waar op de zijkant in dikke letters “Personeel” op geschreven stond. En zo geschiedde. Die losse bladzijde was de bijbel wat personeelsplanning betrof voor de zaak waar ik mijn eerste dagen als ober doorbracht.

Ik werkte zoveel als mijn masterstudie toeliet – wat ongetwijfeld net iets te veel shiften waren dan gezond was voor mijn thesis. Evengoed werd ik meer dan eens gebeld/ge-sms’t/gestalkt door mijn bazen met de vraag of ik alsnog een extra shift op mij kon nemen omwille van lege hokjes in de planning die over het hoofd waren gezien, onverwachte verschuivingen, of collega’s die simpelweg niet waren komen opdagen. Classic horeca, right?

In 2013, stonden Nick Geys en Bert Neels in dezelfde schoenen. Ook zij werkten in de horeca en waren verantwoordelijk voor de personeelsplanning. En ook zij kampten met exact dezelfde problemen. Software bood de oplossing. Wat begon als een klein afstudeerproject is op enkele jaren van Onlinewerkrooster geëvolueerd naar wat Strobbo vandaag is: een allesomvattende en optimaliserende planningstool voor talloze horecazaken in de Benelux en Frankrijk. 

“Sinds de start zijn er naast de horeca ook heel wat andere sectoren bijgekomen, stuk voor stuk sectoren die enorm veel flexibiliteit nodig hebben,” stelt Nick. “Bedrijven die maanden op voorhand al weten hoe hun planning eruit gaat zien, horen niet tot onze focus. Strobbo gaat uit van een planning die zo flexibel is dat zelfs met factoren van vandaag de planning van morgen gemaakt kan worden.”

Navigeer naar één van de onderdelen van dit artikel:

• Personeel van vandaag: vrijheid wint van standvastigheid
• Horecaondernemers en de war for talent
• Post-pandemie: het belang van flexibiliteit
• Voorspelde rentabiliteit, dankzij Lightspeed
• Optimale planning vs. geplande optimalisatie
• If it ain’t broke, do fix it

Vrijheid wint van standvastigheid

Volgens Nick ligt de grootste uitdaging voor moderne horecazaken vandaag in het vermogen om zich aan te passen aan een continu veranderende realiteit. Vroeger was het succesverhaal van een horecazaak eenvoudig te verklaren: lekker eten en een goed team waren de hoofdfactoren. Dat was voldoende. Vandaag ligt de situatie anders. 

“Als je vandaag de studenten of flexi-jobbers die je in dienst hebt geen inspraak geeft in je planning, gaat het niet alleen moeilijk zijn om voldoende personeel te vinden, maar nóg moeilijker om je personeel te behouden. Op basis van data in onze app zien wij steeds meer studenten die bij twee, drie en zelfs vier klanten tegelijkertijd werkzaam zijn. Veel minder werknemers willen zich vandaag binden aan één werkgever. Ze willen werken wanneer hen dat uitkomt en niet wanneer – of althans stukken minder – wanneer hen dat gevraagd wordt, en daarom gaan ze ook breder zoeken.”

Hij gaat verder: “Natuurlijk zouden ze waarschijnlijk wel betere werkomstandigheden en een betere relatie met hun werkgever hebben – en zelfs beter verdienen – als ze zich zouden binden aan één werkgever. Maar dat gaat ten koste van de mate aan vrijheid en flexibiliteit die voor deze generatie net zo belangrijk is.” 

The war for talent is over. Talent has won.

Betekent dat personeel het vandaag het voor het zeggen heeft? Nee, maar vandaag zijn winstmarges gewoonweg kleiner en is het ook moeilijker om personeel te vinden. Horecaondernemers die vandaag niet bezig zijn met het optimaliseren van de rentabiliteit van hun zaak zullen moeilijker hun hoofd boven water kunnen houden.

Reden te meer om bij het aanwerven van personeel meer rekening te houden met talent dan met beschikbaarheid. Volgens Nick is de zogenaamde war for talent namelijk voorbij. Talent heeft gewonnen: vroeger was er wellicht wat meer marge om personeel te hebben dat niet altijd even productief werkte, maar vandaag is productiviteit key voor het financieel slagen van elke horecazaak.

“Werkgevers moeten natuurlijk niet hun openingsuren gaan aanpassen aan wanneer er personeel beschikbaar is,” voegt hij toe. “Je mag als werkgever niet van je noden afstappen, maar het is gewoon veel moeilijker geworden om die noden correct in te vullen. Wat werkgevers wel meer dan ooit moeten doen, is precies gaan bepalen op welke momenten ze hoeveel personeel nodig hebben, en dat is waar Strobbo ze bij helpt.”

Het belang van flexibiliteit

Lockdowns hebben heel wat horecapersoneel doen stilstaan bij hun werkomstandigheden, bioritme en levensstijl. Het merendeel van de mensen die tijdens de pandemie van sector zijn veranderd, zijn we voorgoed kwijt.

Natuurlijk komt er wel een nieuwe stroom van jonge mensen de sector binnen – ook al zijn het er misschien minder en zijn ze meer vastgepind op hun persoonlijke vrijheid. Maar Nick verwacht de komende maanden een grote shift in de dienstverleningssector, die volgens hem te danken is aan de energiecrisis en inflatie.

“Er gaan veel meer flexi-jobbers op de markt komen. Elke ondernemer – en dan spreek ik niet alleen over de horecasector – die vandaag zijn strategie niet aan het aanpassen is naar een model dat met die doelgroep rekening houdt, gaat de boot missen.”

“Er zijn vandaag ontzettend veel fulltimers die opeens geconfronteerd worden met een torenhoge energiefactuur, maar die – verstaanbaar – niet bereid zijn om hun levensstijl aan te passen en daarom besluiten om één dag in de week extra te gaan werken,” gaat hij verder. “Dan is de horeca een perfecte oplossing, en heel  compatibel met een nine-to-five job.”

Studenten zijn cruciaal voor de sector, zeker in studentensteden, maar waar ze voor een bepaalde dynamiek en animo in de horeca zorgen. Toch brengen flexi-jobbers volgens Nick net een mate aan professionaliteit en toewijding – iets waar de sector ook nood aan heeft.

“Binnen de 50.000 werknemers in ons systeem zien we bijvoorbeeld dat de meerderheid aan personeel dat gepland staat, maar niet in- of uitgeklokt heeft, studenten zijn. Natuurlijk kan dat aan verschillende factoren liggen, maar de cijfers liegen niet.”

Voorspelde rentabiliteit, met dank aan Lightspeed

Wat van Strobbo in 2016 een doorslaggevend succes heeft gemaakt in België, waren de automatische Dimona-aangiftes – het registreren van je personeel bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ), een complex en tijdrovend gegeven en iets wat menig horecaondernemer ongetwijfeld het nodige bloed onder de nagels vandaan heeft gehaald. 

Dankzij de koppeling tussen Lightspeed en Strobbo wordt er via Strobbo automatisch een Dimona-aangifte verstuurd naar de overheid telkens wanneer iemand inklokt via het Lightstpeed kassasysteem. Nog beter: wanneer iemand uitklokt of een pauze neemt, past Strobbo dat ook automatisch aan in de Dimona-aangifte, zodat deze altijd het juiste aantal gepresteerde uren weergeeft.

Maar wat Strobbo daarnaast onderscheidt van andere planningtools is een meedogenloze focus op data, en hier komt Lightspeed ten tonele.

“De koppeling tussen Strobbo en Lightspeed is niet nice to have, ze is essentieel,” verklaart Nick. “Waarom? Zonder actuele data kan onze tool ook niet gaan rekenen en je laten weten hoe goed je hebt gedaan, hoe productief je personeel is geweest, en of je over of onder je verwachte budget bent gebleven. En, laten we eerlijk zijn, niemand wil op het einde van de dag cijfers manueel geen invoeren – zeker niet als je meerdere restaurants hebt.”

“Dat maakt Lightspeed zo cruciaal. Wanneer je op basis van bepaalde productiviteitsdoelen een beeld hebt van je voorspelde omzet, kom je ook te weten wat de maximale kosten van je ingeplande personeel mag zijn. Daarom koppelen we ook met verschillende Belgische sociale secretariaten, zodat we over de juiste gegevens van werknemers beschikken en weten wie wat kost. Op het moment dat jij dan start met het inplannen van personeel, geven wij bij elke toevoeging aan of je over je budget gaat of eronder blijft.”

Combineer dat met gedetailleerde productiviteitsrapporten en een wereld van mogelijkheden gaat voor je open. Met Strobbo’s rapportage kun je per week, dag en zelfs per uur nagaan of je je eigen productiviteitsdoelen hebt behaald. En daar is waar het échte inzicht te vinden is. Het doel van Strobbo is niet om zoveel mogelijk uren te knippen, maar op basis van data gerichte voorspellingen te maken en ervoor te zorgen dat het juiste aantal mensen op het juiste tijdstip wordt ingezet – en nooit te veel of te weinig.

“Horecaondernemers maken vaak prognoses om uren te knippen, maar te weinig personeel inzetten kan even schadelijk zijn voor je zaak als te veel. Ik verbaas me er nog steeds over hoeveel ondernemers ofwel gewoon niet forecasten en ervan uitgaan dat elke week qua drukte en omzet hetzelfde zal zijn, ofwel voorspellingen maken die allesbehalve accuraat zijn.”

Optimale planning / Geplande optimalisatie

Strobbo ondersteunt horecaondernemers bij het rendabeler maken van hun zaak op basis van een goede, uitgewerkte planning of forecast. Maar wie wil, kan nog een stap verder gaan en ook het creëren van zo’n planning rendabeler maken. Zo maken de grootste bedrijven in Strobbo’s klantenportfolio ook gebruik van AI-scheduling. 

Op basis van een uitgewerkte en geïmporteerde forecast maakt Strobbo’s AI een volledige planning from scratch, die rekening houdt met voorkeuren, behoeftes, wetgeving, optimale kosten, contractuele uren en zelfs beschikbare functies en verloningen van het aanwezige personeel.

Nick spreekt uit ervaring met grote quick-service ketens die over meerdere locaties beschikken dat zo’n weekplanning per restaurant tot twee dagen aan werkuren in beslag neemt. “Met onze AI tool kost zo’n weekplanning drie à vier uur – toch wel een beduidend verschil, in gewerkte uren én in kosten.” 

If it ain’t broke, do fix it

Maar hoe market je zo’n overweldigend digitale tool in een sector waar veel zaken toch nog een vrij traditionele, pen-en-papier aanpak hanteren? Als zo’n aanpak werkt – hoe gelimiteerd ze ook mag zijn – waarom zou je die dan veranderen? 

Volgens Nick moet elke horecaondernemer natuurlijk een eigen kosten-batenanalyse maken op basis van hoeveel personeel er actief is en hoeveel tijd er gespendeerd moet worden aan het maken van de planning. Zoals de meeste digitale tools werkt Strobbo met een basisfee. Die basisfee omvat planning en tijdregistratie, automatiseert dimona-aangiftes en contracten, koppelt je aan het juiste sociaal secretariaat en zorgt ervoor dat je personeelsbestand in orde en conform de wetgeving is. 

Met andere woorden: “Je koopt gemoedsrust. Als je weet dat deze zaken in orde zijn, slaap je als horecaondernemer ook op twee oren,” verklaart Nick. “Maar van zodra je per week met meer dan tien personeelsleden werkt, is het in feite een no-brainer. Je bespaart met onze tool meer dan voldoende tijd om de kosten te verantwoorden.” 

Horecaondernemers horen bezig te zijn met wat er werkelijk toe doet: ondernemen. De horecasector is ook niet meer wat ze ooit was: de tijd van het dagelijks invullen van Dimona-aangiftes of het continu rondbellen naar mensen die kunnen komen werken omdat je planning op papier een totale chaos is, zou voorbij moeten zijn. Tegelijk zijn er een hele hoop nieuwe uitdagingen bijgekomen en – zoals blijkt – hebben veel van die uitdagingen te maken met generatieshifts en de evolutie van horecapersoneel. 

Personeelstekort is een probleem, zoveel is zeker, maar in een sector die nooit zwart of wit is geweest, maar continu evolueert en zichzelf heruitvindt, biedt flexibiliteit ontegensprekelijk een oplossing – zowel voor werknemer als werkgever.