How-to: een eigen koffiebar openen

How-to: een eigen koffiebar openen

Een goed begin is het halve werk, zeker bij het openen van uw eigen horecazaak. Wilt u een koffiebar openen, maar weet u niet goed waar u moet beginnen en wat u precies nodig heeft voor het openen van een koffiezaak? Wat zijn dé essentiële zaken zijn die het succes van uw koffiebar zullen garanderen? Wij hebben dé ultieme lijst samengesteld met alle zaken waar u rekening mee moet houden bij het openen van uw eigen koffiebar. Zo ziet u zeker niets over het hoofd.

Een koffiebar openen: de benodigde stappen

In dit artikel vindt u alle benodigde stappen voor het openen van een eigen koffiebar. De eerste stappen zijn wellicht niet de leukste – denk aan opstartformaliteiten – maar zullen bijdragen aan het toekomstige succes van uw zaak. In deze how-to gids ontdekt u alles wat u moet weten over het openen van een koffiebar: van vergunningen tot uw menukaart, en van het bepalen van uw doelgroep tot social media marketing. 

In dit artikel bespreken we de volgende onderwerpen waar u rekening mee moet houden wanneer u uw eigen koffiebar wilt openen:

  1. De eerste stap: een businessplan opzetten
  2. Administratie, belasting en boekhouding
  3. Vergunningen: Waar moet een koffiebar aan voldoen?
  4. Bepaal uw doelgroep
  5. De locatie van uw koffiebar
  6. Materialen kopen
  7. De inrichting en aankleding van uw koffiebar
  8. Personeel werven
  9. Het menu van uw koffiebar
  10. Verspilling voorkomen en vermijden
  11. Branding, social media en marketing
  12. Vaste klanten: loyaliteitsprogramma

Een koffiebar openen: de ultieme handleiding

1. De eerste stap: een businessplan opzetten

De eerste stap van het starten van een onderneming is meteen ook een van de belangrijkste: het opzetten van een businessplan. Een solide businessplan bevat onder andere een operationele samenvatting, marktanalyse en financiële voorspellingen. Ontdek in deze blog hoe u een goed businessplan opzet.

2. Administratie, belasting en boekhouding

Een goed idee en een leuk concept is de basis voor een succesvolle en winstgevende onderneming. Zonder goede bedrijfsvoering, administratie en boekhouding zal uw onderneming echter niet lang bestaan. Volgens een studie gaat 50% van de kleine bedrijven in de eerste vijf jaar failliet. Zorg daarom dat u alle belangrijke zaken in één keer op orde hebt. Speciaal voor ondernemers hebben wij een startersgids samengesteld, die de volgende zaken bespreekt:

  • Ondernemingsvormen en welke het beste bij uw bedrijf past;
  • Opstartformaliteiten, zoals attesten, vergunningen, regels en verzekeringen;
  • Alle verplichtingen van horeca ondernemers;
  • Hoe uw kassasysteem u kan ondersteunen.

Beginnen met ondernemen? Lees onze Horeca Startersgids

Ontdek alle verplichtingen waaraan uw zaak moet voldoen

3. Vergunningen: Waar moet een koffiebar aan voldoen?

Om een horecazaak te openen moet u rekening houden met vergunningen, die in elke gemeente verschillen. Dit zijn enkele vergunningen die u voor uw koffiebar nodig heeft:

Ontdek via Acerta met welke vergunningen u rekening moet houden. 

4. Bepaal uw doelgroep

De doelgroep van uw koffiebar wordt sterk bepaald door de locatie (zie het volgende punt). Richt u zich op studenten die vooral op zoek zijn naar een voordelig kopje koffie en wifi? Of wilt u het type zaak worden waar jonge gezinnen overdag rustig een kopje koffie willen drinken en waar hun kinderen zich ook ongestoord kunnen vermaken? Of wilt u juist een totaalbeleving creëren met unieke soorten koffie en koffiezetmethodes? 

Aan u de keuze! Koffie is uiteraard geliefd door verschillende soorten doelgroepen, dus u zult ongetwijfeld menig koffieliefhebber aantrekken met uw koffiezaak. Toch is het handig om op voorhand te bedenken wie uw doelgroep is. Hierop kunt u namelijk verschillende zaken op afstemmen, zoals uw marketing, menukaart en look & feel.

Een koffiebar openen: de ultieme handleiding

5. De locatie van uw koffiebar

Zoals bij elk type horecazaak, speelt de locatie een grote rol bij het succes van uw koffiebar. Er zijn vijf type locaties die u kunt overwegen:

  • In de omgeving van kantoorgebouwen: Als u in deze buurt een koffiezaak opent, zal het vooral op werkdagen en tijdens lunchtijd druk zijn. Gemak staat voorop, want uw gasten zullen vaker kiezen voor take-away. U hoeft uw zaak tijdens het weekend waarschijnlijk niet te openen. 
  • In de omgeving van scholen en universiteiten: Hier zult u vooral te maken hebben met studenten, die over het algemeen minder te besteden hebben, maar die wel snel vaste klanten kunnen worden. Tijdens het weekend en tijdens vakanties zal u minder mensen over de vloer krijgen.
  • In de omgeving van winkels en stadscentra: Deze buurten zijn vaak drukker tijdens het weekend. Hier kunt u ook te maken krijgen met (dag)toeristen. 
  • In residentiële buurten: In deze buurten zijn uw bezoekers minder gehaast en kan uw zaak sneller gezien worden als lokale “hangout” of ontmoetingspunt voor buurtbewoners. U krijgt hier ook te maken met gezinnen en kinderen, waar u op in kunt spelen. 
  • In de omgeving van treinstations en drukke knooppunten: Snelheid is hier de belangrijkste factor, aangezien het grotendeel van uw klanten weinig tijd hebben en voor takeaway zullen kiezen. 

De locatie van uw koffiebar is dus bepalend voor wat voor soort zaak het wordt: een relaxte koffiezaak waar klanten graag blijven hangen of een take-away spot waar snelheid van belang is. 

6. Materialen kopen

Hoewel een koffiebar openen wellicht minder materiaal vereist dan het openen van een restaurant, zijn er enkele zaken die essentieel zijn, en die wellicht een substantiële investering vereisen. 

  1. Espressomachine
  2. Waterfiltersysteem
  3. Koffiemolen
  4. Koffiebonen & thee
  5. Verschillende soorten melk & suiker
  6. Kopjes & lepels
  7. Take-away bekers & servietten 
  8. Merchandise: denk bijvoorbeeld aan herbruikbare take-away bekers en koffiebonen
  9. Kassasysteem
  10. Gratis wifi

7. De inrichting en aankleding van uw koffiebar

Zoals u in de 10 horecatrends voor 2020 blog kon lezen, is de klantervaring belangrijker dan ooit. Als koffiezaak kunt u de ervaring specialer maken dankzij bijvoorbeeld een gestyleerd of thematisch interieur. Neem bijvoorbeeld MOOY in Antwerpen, waar alles in het café één thema heeft: roze. Van de bonnetjes tot het wc-papier, van de lattes tot de muren, werkelijk alles is hier roze.  

Als beginnend ondernemer heeft u misschien weinig budget om in uw interieur en decoratie te investeren, maar het hoeft ook niet veel te kosten. Betaalbare meubels vindt u op rommelmarkten en via tweedehandssites. Misschien kent u iemand die een mooie muurschildering kan maken, of kunt u ergens leuke neon-letters op de kop tikken. 

Hoe creërt u het perfecte interieur voor uw horecazaak?

Meer gasten dankzij mooie restaurant inrichting

8. Personeel werven

In de beginfase van het openen van uw koffiebar denkt u misschien nog niet na over het werven van personeel. Of u heeft besloten uw zaak te openen met een vriend of businesspartner. Toch zult u op een gegeven moment personeel moeten werven om de werkdruk te verlichten. Uitstekende service met een glimlach is vaak hetgene wat ervoor zorgt dat nieuwe klanten vaste klanten worden. In deze blog leest u hoe u de beste talenten voor uw horecazaak kunt vinden. 

9. Het menu van uw koffiebar

Een winstgevend menu is een balans tussen verschillende aspecten, en dit moet u strategisch aanpakken. Als koffiebar zullen de “basis” items centraal staan op uw menukaart: espressso, capuccino, Americano enzovoort. Daarnaast zult u ook alternatieven moeten hebben voor gasten die geen koffie drinken: thee, frisdranken of warme chocolademelk. Aangezien de meeste mensen ‘s ochtends koffie drinken, kunt u eventueel verse croissants of een ander soort gebak aanbieden.

Tegelijkertijd moet u ervoor zorgen dat u zich onderscheidt van andere koffiezaken. Vertel het verhaal achter de koffiebonen. Waar komen ze vandaan? Roostert u ze zelf? Of misschien heeft u een unieke koffie op de kaart, een breed aanbod aan melk-alternatieven of het lekkerste versgemaakte bananenbrood? Geef uw gasten een reden om terug te komen.

Ontdek in deze blog hoe u een succesvolle menukaart kunt samenstellen.

10. Verspilling voorkomen en vermijden

Als ondernemer in 2020 ontkomt u er niet aan om na te denken over duurzaamheid en de impact die uw koffiebar maakt op het milieu, de samenleving en uw community. Verspilling verminderen, op vlak van voedsel, maar ook verpakkingen, helpt u uw ecologische voetafdruk te verkleinen én om kosten te drukken. Kies bijvoorbeeld voor bekertjes die gemaakt zijn van duurzame materialen, bied extra korting aan klanten die hun eigen herbruikbare beker meenemen of verkoop overgebleven gebakjes via een app zoals Too Good To Go

Lees hier 10 tips om verspilling te verminderen in uw horecazaak

Ontdek 15 technologieën om voedselverspilling tegen te gaan

11. Branding, social media & marketing

Om uw koffiebar te differentiëren van uw concurrentie, moet u een sterk verhaal vertellen over waarom uw zaak uniek is. Met mond-tot-mond reclame komt u al een heel eind, maar met (gratis) online marketing en social media kunt u een veel grotere doelgroep bereiken, zelfs lang voordat u uw koffiebar opent. 

  • Branding: Sterke branding en een verhaal, waarom is uw zaak uniek en waaraan kunnen (nieuwe) klanten uw zaak herkennen? MOOY in Antwerpen staat bekend om hun roze interieur terwijl Butchers Coffee de focus legt op de expertise van de baristas die jarenlang bij de beste koffiezaken in Australië en Londen hebben gewerkt. Bedenk wat uw koffiezaak uniek maakt en bouw daaromheen uw merk uit. 
  • Vindbaarheid: Uw koffiebar moet makkelijk online te vinden zijn. Zorg voor een branded website waar uw adres en openingsuren duidelijk op staan. Daarnaast kunt u alle informatie ook via Google My Business aanvullen, zodat mensen die uw koffiezaak Googlen, meteen weten wat uw adres is en wanneer u open bent.
  • Instagram: Voor de meeste koffiezaken is Instagram het ultieme platform om hun visie en merk te communiceren, en klanten aan te trekken. Met een mooie feed, regelmatige posts en interactie komt u al een heel eind. Ontdek in deze blog hoe u met Instagram aan de slag kunt. 
  • Marketing: Er zijn genoeg marketing-tactieken die ervoor zorgen dat u de eerste maanden klanten over de vloer krijgt. U kunt bijvoorbeeld flyers uitdelen in uw buurt met een voucher voor gratis koffie (gebruik onze gratis flyer tool hiervoor!) Of u kunt lokale food-influencers vragen of ze over uw nieuwe zaak willen posten in ruil voor geld of een x aantal gratis koffies (afhankelijk van hoeveel volgers ze hebben).  

Lees ook: Social Media Marketing voor beginners

12. Vaste klanten: loyaliteitsprogramma

Nadat Starbucks hun loyaltyprogramma introduceerde, zagen ze onmiddelijk een stijging in hun omzet. Het aantal klantbezoeken steeg met 4% en omzet per winkel met 7%. De netto-inkomsten stegen met 18%, goed voor een kwartaalrecord van $ 4,9 miljard. Nu vergelijkt u zich als beginnende koffiebar niet direct met Starbucks, maar u kunt wel van deze grote keten leren. 

Met een loyaltyprogramma toont u waardering voor uw vaste klanten, en op hun beurt geeft u hen ook een incentive om bij u te blijven komen. Spaarkaarten zijn passé, tegenwoordig zijn er tal van digitale loyaltyprogramma’s die klanten op hun smartphone kunnen installeren, zoals bijvoorbeeld Lightspeed Loyalty.

5 manieren waarop u positieve reviews kunt inzetten voor marketing

Conclusie: eigen koffiebar openen 

Met bovenstaande stappen komt u een heel eind wanneer u u eigen koffiebar opent. Begin bij de basis met een solide businessplan en zorg ervoor dat u alle formaliteiten (zoals vergunningen) op orde heeft. Daarna kunt u pas aan de slag met het uitwerken van alle details van uw concept, zoals uw menukaart en social media. 

Eigen koffiezaak beginnen? Wij hebben het meest efficiënte kassasysteem voor u

Lightspeed Restaurant