Een restaurant beginnen: alles wat u moet weten 

Een eigen restaurant beginnen heeft veel gemeen met het starten van een eigen bedrijf, met het verschil dat er naast de gemeenschappelijke administratieve, wettelijke en financiële verplichtingen er nog een hele hoop andere aspecten aan te pas komen. Om ervoor te zorgen dat u weet waar u aan begint en een overzicht heeft op de belangrijkste aspecten die bij het starten van een eigen restaurant komen kijken, hebben we in deze blog zoveel mogelijk informatie bijeen gezet om u zo goed mogelijk door het opstartproces te leiden. Een kort overzicht van wat we zullen behandelen:

1) Wettelijke verplichtingen & Financiën

• Algemene wettelijke verplichtingen bij het starten van een horecazaak
• Starten vanaf 0 of een horecazaak overnemen?
• Wat zijn de opstartkosten om uw eigen restaurant te beginnen?
• Foodcost berekening
• De beste opties voor horeca financiering
• Specifieke verplichtingen: alles wat u moet weten over de witte kassa

2) Het hart van uw zaak: uw kassasysteem

• Het probleem van een gratis kassasysteem
• Restaurant betaalmethodes: digitaal & contactloos betalen
• Personaliseer uw systeem met integraties

3) Inrichting & Vormgeving

• Uw menukaart
• Alle horeca-apparatuur en -benodigdheden
• Bar designs
• Een virtueel restaurant beginnen

4) Personeel

• Personeelskosten
• Omgaan met personeelstekort

5) Marketing

• Social Media
• Website
• Google Mijn Bedrijf
• SEO
• Reviews & feedback

1) Wettelijke verplichtingen & Financiën

Algemene wettelijke verplichtingen

Zoals aangegeven is een restaurant beginnen voor een bepaald deel gelijk aan het starten van elk ander bedrijf – wat het vinden van de algemene wettelijke en financiële verplichtingen waar u aan moet voldoen een stuk makkelijker maakt. Zo moet u in beide gevallen een ondernemingsplan opstellen, financiering vinden, een rechtsvorm kiezen, de inschrijving regelen bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en andere vergunningen, wetten en regels van dichtbij bekijken. 

Starten vanaf 0 of een horecazaak overnemen

Het starten van uw eigen restaurant hoeft niet noodzakelijkerwijs van nul te beginnen; sommige ondernemers beginnen aan hun droomzaak door een bestaande horecazaak over te nemen – wat zeker voordelen met zich meebrengt. Wel zijn er een specifieke zaken waar u rekening mee moet houden als u een bestaande horecazaak gaat overnemen, zoals bijvoorbeeld het bepalen van de waarde van het bedrijf, afspraken over het overnemen van personeel en de gemeentelijke plannen. 

Start u liever van een tabula rasa? Dan krijgt u weer met hele andere dingen te maken dan bij een overname. Ook zitten er grote verschillen tussen een fine dine restaurant beginnen of een café openen.

Bent u eerder op zoek naar concepten die buiten de traditionele horeca vallen, vooral sinds de pandemie wat roet in het figuurlijk eten heeft gegooid? Overweeg enkele interessante horeca-alternatieven zoals micro-catering en private dining. Of stap de wondere wereld van foodtrucks in!

Of u nu een eigen restaurant begint of een horecazaak overneemt, vraag altijd naar het bestemmingsplan en de juiste vergunningen bij de gemeente voordat u uw plannen gaat uitvoeren.

Wat zijn de opstartkosten om uw eigen restaurant te beginnen?

Nu u een keuze gemaakt heeft tussen zelf een eigen restaurant beginnen, een bestaande zaak over te nemen of een voor een horeca-alternatief te gaan, is het hoog tijd om naar de opstartkosten te kijken. Uiteraard zijn de kosten afhankelijk van heel veel verschillende factoren, maar kosten waar elke horeca-ondernemer zeker tegenaan loopt, zijn de kosten voor uw pand, apparatuur, meubilair, technologie, personeel, voorraad, vergunningen, inschrijvingen en marketing. 

Foodcost berekening

Er zijn veel kosten om rekening mee te houden, maar er is er één die we in het bijzonder willen uitlichten: foodcost voor de vrienden, cost of goods sold (COGS) voor de financiële ondernemers. 

Het correct berekenen van de kostprijs van uw gerechten is cruciaal, niet alleen omdat dit een fundamentele impact heeft op uw winstmarges en inkomsten, maar ook het efficiënt beheren van uw voorraad en supply chain. 

De beste opties voor horeca financiering

Mogelijks bent u na de opsomming van alle opstartkosten die bij het beginnen van een eigen restaurant komen kijken wel toe aan wat financieringsopties speciaal voor de horecasector. Afhankelijk van wat de reden is om gebruik te maken van horeca financiering zijn er een aantal mogelijkheden. 

De meest gebruikelijke manieren om aan geld te komen zijn een banklening of een lening aangaan bij uw (zaken)partner, vrienden en familie. Maar er zijn nog talloze manieren om de financiering voor uw horecazaak rond te krijgen, zoals bijvoorbeeld via microkredieten, crowdfunding, huurvrije periodes en leverancierskredieten. Aan elk van deze mogelijkheden zitten voor- en nadelen verbonden. Het is dan ook belangrijk om de financieringsopties te vergelijken door onder andere de looptijd te bekijken, uit te rekenen hoeveel u uiteindelijk moet terugbetalen en wanneer u het geld tot uw beschikking heeft. 

Specifieke verplichtingen: alles wat u moet weten over de witte kassa

U bent dankzij onze ultieme checklist voor het starten van een bedrijf al goed op de hoogte van de algemene wettelijke en financiële verplichtingen, maar weet mogelijks nog niet goed of u aan de horeca-specifieke verplichtingen voldoet. Het epicentrum van horeca-wetgeving is het geregistreerd kassasysteem (GKS) of de zogenaamde witte kassa. Lightspeed lost al uw mogelijke kopzorgen met betrekking tot de witte kassa op, enerzijds dankzij onze conformiteit met de wetgeving en technische vereisten van de GKS, en anderzijds omdat wij een antwoord geven op de 9 meest gestelde vragen over de witte kassa.

2) Het hart van uw zaak: uw kassasysteem

Vooraleer we overgaan op de operationele aspecten die bij het beginnen van een eigen restaurant komen kijken, zoals voorraad- en personeelsbeheer, willen we hier graag eerst dieper ingaan op het kloppend hart van uw zaak: uw kassasysteem. Vandaag behoort een modern, online kassasysteem namelijk een groot deel van uw operationele lasten over te nemen, te vereenvoudigen, en te optimaliseren. Indien u nog niet over een online horeca kassasysteem beschikt, raden we u aan om eerst de voordelen van een online kassasysteem goed te bekijken. 

Het probleem van een gratis kassasysteem

Bent u al op zoek gegaan naar een kassasysteem voor uw nieuwe zaak? Dan bent u mogelijks al advertenties tegengekomen van bedrijven die goedkope of zelfs gratis kassasystemen beloven. Zoals u echter al kunt vermoeden, betekent ‘gratis’ bijna nooit écht gratis. Er zitten altijd addertjes onder het gras die u eerst boven tafel moet zien te krijgen. Lees er onze blog op na om het probleem met gratis kassasystemen te ontdekken.

Restaurant betaalmethodes: digitaal & contactloos betalen

Een online horeca kassasysteem zou u in ieder geval moeten toestaan om digitale en contactloze betaalopties aan uw gasten aan te bieden. (En is dat niet het geval, dan is skippen de boodschap)

Digitaal is al even het nieuwe normaal en de pandemie heeft ervoor gezorgd dat de opkomst van contactloze betaalopties in een giga-stroomversnelling is beland. Reden te meer om ervoor te zorgen dat u over een geïntegreerde en soepele betaaloplossing beschikt. Overweeg daarom om uw horecazaak vanuit één platform te beheren en combineer het Lightspeed Restaurant kassasysteem met Lightspeed Payments. Omdat onze betaaloplossing uiteraard naadloos integreert met ons geavanceerd horeca kassasysteem, vereenvoudigt u een hele hoop zaken. Niet alleen wordt uw dagafsluiting een stuk eenvoudiger omdat elke transactie onmiddellijk in uw kassasysteem wordt geregistreerd, maar daarnaast herleidt u ook de kans op manuele invoer-fouten en vertragingen bij het betalen. Bij Lightspeed Payments krijgt u transparante en eenduidige tarieven per betaalkaart type. Dat, én er zijn geen verborgen kosten. Geïntrigeerd en nieuwsgierig naar meer? Neem vandaag nog contact op met één van onze experts en ontdek wat Lightspeed Payments en Lightspeed Restaurant voor uw nieuwe zaak kunnen betekenen.

Personaliseer uw systeem met integraties

De opties, functies en voordelen van een online horeca kassasysteem zijn legio. Maar elke horecaondernemer heeft een eigen aanpak en voorkeur. Gelukkig is een systeem zoals Lightspeed Restaurant volledig personaliseerbaar en biedt het talloze integraties om uw dagelijkse operaties zo vlot mogelijk te laten verlopen. 

Denk bijvoorbeeld aan populaire reserveringssystemen zoals Resengo en Formitable. Deze integraties maken het mogelijk om binnenkomende reserveringen te synchroniseren met uw zaalplan, en automatische e-mails te versturen bij het bevestigen, wijzigen of annuleren van een reservering. De tijd van constante telefoonoproepen tijdens de shift is voorbij, dankzij digitale, online reserveringssystemen. 

Op zoek naar integraties die contactloos bestellen en betalen mogelijk maken? Lightspeed biedt integratiemogelijkheden met o.a. orderBilly en QR-menu App.

3) Inrichting & Vormgeving

Indien u aan de inrichting en vormgeving van uw nieuw restaurant toe bent, is het zwaarste gedeelte van een eigen restaurant beginnen achter de rug. Nu begint de fase waar u uw zaak van een unieke persoonlijkheid en charme kunt voorzien om de harten van uw toekomstige gasten te veroveren. Een goede restaurantinrichting hoort de beleving van zowel de gasten als het personeel te maximaliseren. Die fase laten we aan u over. Waar we wel graag mee helpen, zijn tips over hoe u uw menukaart kunt vormgeven, wat voor materiaal u allemaal hoort aan te schaffen en of u van plan bent om naast uw fysieke locatie ook een virtueel restaurant te starten.

First things first: uw menukaart

Een nieuw restaurant beginnen begint vaak met culinaire inspiratie, neergepend op een blad en het begin van een fundamenteel aspect van uw toekomstige zaak: uw menukaart. Een menukaart is het visuele uithangbord van uw zaak, uw keuken en van de culinaire capaciteiten van uw keukenteam. Het is daarnaast ook één van uw belangrijkste verkooptools, ook al wordt er vaak maar kort naar gekeken.

Met behulp van menu engineering kunt u het maximale uit uw menukaart halen. U bepaalt aan de hand van omzetverwachtingen en inkoopprijzen welke gerechten u op de kaart zet, waar u ze plaatst en hoeveel de gerechten kosten. Zodra u in de toekomst meer inzicht krijgt in populariteit en winst van bepaalde gerechten kunt u uw menukaart nóg strategischer indelen om zo uw winst verder te verhogen.

Horeca-apparatuur en -benodigdheden

Bij de inrichting van uw zaak komt uiteraard ook de inrichting van de operationele onderdelen kijken, zoals de keuken en de bar. Bij deze twee ruimtes is het belangrijk dat u over alle nodige apparatuur en materialen beschikt om de dagelijkse workflow van uw obers, barmedewerkers en keukenpersoneel zonder horten of stoten te laten verlopen. Wat voor horeca-apparatuur nu net essentieel is, hangt af van wat voor restaurant u wilt beginnen. Een gastronomisch restaurant heeft namelijk andere vereisten en behoeften dan een quick-service zaak of het starten van een koffiebar.

Gelukkig zijn er wel veel benodigdheden die elke horecazaak kan gebruiken. Denk aan ovens, fornuizen, foodprocessors, mixers, snijmachines, werkbanken en snijplanken, vriezers en koelkasten, serviesgoed, spoelbakken, microgolven, opbergrekken en schoonmaakproducten. Terwijl de bovenstaande benodigdheden en apparaturen voor het merendeel aan de keuken te linken zijn, verschillen de benodigdheden voor de bar enorm van die voor de keuken. Bartender- en cocktailbenodigdheden worden niet in de keuken gebruikt, net zoals convectieovens hoogstwaarschijnlijk ook niet ten volle benut zullen worden in de bar. 

Bar designs

De inrichting van deze twee cruciale operationele ruimtes gaat uiteraard verder dan enkel materiaal. En hoewel de esthetische inrichting van de keuken mogelijks minder prioritair is omdat ze aan het zicht van de gasten is onttrokken, is de bar vaak een centraal gegeven in een horecazaak. Een doordacht bar design moet multifunctioneel zijn: gasten moeten zich kunnen ontspannen, maar er moet ook fysieke en figuurlijke ruimte zijn voor interactie met het barpersoneel. Daarom is het belangrijk om voldoende zitgelegenheid te voorzien en ervoor te zorgen dat de bar of de zitmogelijkheden zich niet bevinden op een punt van doorstroom. Intimiteit en comfort zijn key. Een klein, maar vaak vergeten detail: voorzie voldoende haakjes voor gasten om hun jassen op te hangen, want niets is minder productief dan een barstoel te moeten laten dienen als kapstok.

Een virtueel restaurant beginnen

Overweegt u om naast uw fysieke zaak ook een virtuele variant te starten, die online een eigen merknaam en reputatie heeft en een apart leven leidt? Wilt u met andere woorden de online mogelijkheden van een restaurant zoals online bestellen, bezorgen en afhalen virtueel scheiden van wat er in uw fysieke locatie gebeurt? Dan bent u van plan om naast een nieuw restaurant ook een virtueel restaurant te starten. De grens tussen online en offline is ook in de horeca-sector steeds meer aan het vervagen, en virtuele restaurants, maar ook de zogenaamde dark kitchens geven in die context een passend antwoord dat uitsluitend gebaseerd is op bezorg- en afhaalmodellen.

4) Personeel

Personeelskosten

Als uw kassasysteem het kloppend hart van uw zaak is, dan zijn uw personeelsleden de aandrijfmotor. Het beschikken over personeel is een factor in het runnen van een restaurant waar best wel wat komt kijken. Naast opleiding en training is het omgaan met personeelskosten één van de meest prominente kopzorgen van horeca-ondernemers. 

Het grondig bijhouden en beheren van personeelskosten is dan ook een tijdrovend gegeven. Er zijn echter wel enkele handige manieren om de arbeidskosten van horecapersoneel onder controle te houden. Door bijvoorbeeld het werkrooster van al uw personeelsleden regelmatig te evalueren en te vergelijken met doorgaanse piekmomenten, kunt u uw bezetting beter afstemmen en op die manier ook vermijden dat u teveel personeel betaalt om te weinig gasten te bedienen. Overweeg ook om uw werkrooster te automatiseren, zodat u geen tijd hoeft te verspillen aan elke maand een nieuw overzicht te creëren. Planningssoftware zoals Homebase geeft u daarnaast ook meer inzicht in uw arbeidskosten op het moment zelf, vooral als zo’n integratie rechtstreeks in uw kassasysteem is geïntegreerd. 

Helaas is het is onontkoombaar: de kosten van personeel zijn meestal de zwaarste terugkerende kosten die horeca-ondernemers maand op maand met zich meedragen. Doorgaans wordt ernaar gestreefd om personeelskosten te beperken tot 20 à 30% van de bruto-inkomsten – wat nog steeds een opvallend hoog percentage is. Naast een geoptimaliseerd en geautomatiseerd werkrooster bestaan er nog andere manieren om uw personeelskosten zo efficiënt mogelijk te managen. Uw personeelskosten als een percentage van de omzet beschouwen kan nuttig zijn, maar als u de productiviteit van uw personeel alleen op basis van dat percentage bepaalt, krijgt u niet de mate van detail die nodig is om verbeterpunten te ontdekken. 

Stel nu dat u een personeelskost van 20% van uw weekomzet beoogt, maar dat voor een bepaalde week 27% bedraagt. U weet daardoor dat uw personeelskosten te hoog liggen, maar niet meer dan dat. Zijn er bepaalde afwijkingen tussen week- en weekenddagen qua personeelsbezetting of drukte? Zet u op piekmomenten meer bar- en/of keukenpersoneel in en is dat effectief ook nodig? Door bijvoorbeeld uw personeelskosten te groeperen, kunt u meer inzicht krijgen in welke functies het meest kosten, en of dit per uur of aan een vast maandloon gebeurt. Dit staat u mogelijks toe om te sleutelen aan de combinaties en hoeveelheden personeel die u per groep en per shift inzet om zo uw kosten optimaal te spenderen.

Belangrijk om te onthouden is dat personeelskosten ‘slechts’ één deel van een groter geheel zijn – en vaak slechts een symptoom van een ander probleem.

Omgaan met personeelstekort

Efficiënte bezetting, duidelijke taakverdeling en communicatie, en ook het tonen van appreciatie aan uw personeel zijn manieren om kosten beter te beheren. Ontevreden personeel beslists mogelijks sneller om elders werk te vinden, waardoor er mogelijks meer werkdruk op uw blijvend personeel komt te staan en uw bediening niet efficiënt of naar voldoening kan verlopen. 

Horecapersoneel mag dan wel een zware kost zijn, tegelijkertijd zijn personeelsleden het meest waardevolle bezit van een horecazaak omdat zij het sprekend uithangbord zijn van waar uw zaak en u als horeca-ondernemer voor staan. Zeker in tijden van aanhoudende personeelstekorten is het des te belangrijk om uw personeel goed op te leiden, te ondersteunen en te waarderen. Dit doet u door bijvoorbeeld een personeelshandboek te maken, een trainingsplan op te stellen of een proefshift te organiseren. Wees ook niet schuw om uw personeel actief te betrekken bij het aanwerven van nieuwe teamleden. Zij zullen namelijk dag in en dag uit met elkaar moeten samenwerken.

5) Marketing

Last, but not least: marketing. Iedere ondernemer die van plan is een restaurant te beginnen, hoort een solide marketingstrategie te hebben om van begins af aan bekendheid te genereren en gasten aan te trekken. Marketing is een fascinerend gegeven met veel gezichten en evenveel mogelijkheden. 

Social Media

Social media zijn cruciaal om op frequente basis het leven in uw horecazaak onder de aandacht van uw volgers te brengen en hen actief betrokken te houden. 33% van alle consumenten geeft er de voorkeur aan om met een bedrijf in contact te treden via sociale media.

De sleutel tot een succesvolle social media-marketingstrategie is vaak en regelmatig te posten en een gevoel van saamhorigheid en betrokkenheid te creëren met uw volgers. Niets is zo onproductief als een nietszeggend, passief profiel. Daarom is het belangrijk af te wegen hoeveel tijd u kunt en wilt vrijmaken en voor welk kanaal. Eén actief profiel op Instagram is een stuk doeltreffender dan drie profielen op drie kanalen waar onregelmatig op gepost wordt.

Cruciaal is ook het volgen van de 60/30/10 regel, die stelt dat 60% van de posts die u maakt volgers moet aanmoedigen om uit interesse te reageren, commentaar te geven en uw post te delen, 30% uit gedeelde inhoud van uw volgers hoort te bestaan en 10% feitelijke promotie mag zijn.

Website

Een restaurant beginnen gaat vaak gepaard met het creëren van een website. Waarom? Allereerst dient een website als het centrale platform voor het publiceren van uw contactgegevens, het aannemen van online reserveringen en het tentoonstellen van uw menukaart. Probeer deze informatie zo duidelijk en leesbaar mogelijk op uw website te publiceren, want met deze drie zaken geeft u in één oogopslag een schat aan vrijheid en autonomie aan uw gasten: online reserveringsintegraties staan gasten toe om de beschikbaarheid van uw restaurant te raadplegen en eigenhandig een reservering te plaatsen. Op basis van uw menukaart kunnen gasten zich op voorhand informeren van wat u op een bepaald moment aanbiedt.

Let er wel op dat uw website compatibel is voor zowel desktop-, tablet- en smartphone-gebruik. Dit betekent dat alle inhoud van uw website, zoals tekst, foto’s en video’s, compatibel moet zijn met de voornaamste weergave vereisten en door alle huidige apparaten wordt ondersteund. Denk er dus aan om een mobiele versie op te nemen bij het algemeen ontwerp van uw website.

Google Mijn Bedrijf-profiel

Zodra uw website klaar is, is het belangrijk om deze prominent op Google te zetten. Goed doordachte SEO implementatie kan daarbij helpen, maar heeft tijd nodig. Een snellere manier om uw restaurant website op Google weer te geven is via een Google Mijn Bedrijf-profiel. Zie het als uw online visitekaartje met daarop alle belangrijke informatie, zoals uw website, contactgegevens, beoordelingen, reserveringsplatform, openingstijden en de takeaway platformen waar mensen uw gerechten online kunnen bestellen.

SEO

Natuurlijk wilt u dat uw gasten via zoekmachines eenvoudig op uw website terecht kunnen komen. De tak binnen online marketing die daarvoor zorgt staat bekend onder de term SEO (search engine optimisation). Wat zoekmachines zoals Google doen, is zoektermen linken aan websites waar relevante trefwoorden op voorkomen. De locatie van uw restaurant, informatie over het type keuken, de verschillende gerechten of zelfs de naam van de hoofdchef zijn hierbij van belang. Bedenk vooral welke populaire trefwoorden te linken zijn aan uw restaurant en potentiële gasten het meest waarschijnlijk zullen zoeken. Dat zijn de trefwoorden die u het best verwerkt in de inhoud van uw website. 

Reviews en feedback

Een onderdeel van een doordachte marketingstrategie dat vaak niet als dusdanig beschouwd wordt, zijn recensies. U leest het goed: recensies zijn naast UGC mogelijks één van de krachtigste middelen die in het voordeel van uw restaurant kunnen werken. 

Feedback van gasten geeft u de mogelijkheid om uw bediening voortdurend te optimaliseren door na te gaan waar er ruimte is voor verbetering. Maar het werkt in twee richtingen: zowel voor u als voor uw gasten. Publiekelijk zichtbare recensies zijn het ideale uithangbord voor uw restaurant – zolang u er professioneel mee omgaat, en er tijdig en correct op reageert. Ook negatieve recensies kunnen op een gelijkaardige manier positieve resultaten opleveren. Onze aanbeveling? Negeer nooit een negatieve review, hoe slecht ze ook mag zijn. Het mag mogelijks een enorm zure appel zijn om doorheen te bijten, maar door op negatieve reviews constructief en openlijk te reageren, laat u zien aan potentiële gasten dat feedback serieus wordt genomen en er aanstalten wordt gemaakt om te voorkomen dat het probleem waarop werd gewezen niet meer voorkomt. Klantenservice houdt ook niet op bij de deur.

Stap voor stap een eigen restaurant beginnen

Zoals u uit de berg aan informatie hierboven ziet, is een eigen restaurant beginnen best wel uitdagend. Natuurlijk zijn ondernemers niet schuw van een uitdaging, ook al komt daar veel bij komt kijken. Wij zien het als onze taak om die uitdaging voor u te verlichten met praktische informatie, handige tips en aanbevelingen van onze experts en klanten. Bent u benieuwd hoe Lightspeed u nog meer kan helpen bij het starten van uw eigen restaurant? Neem vandaag nog contact op met één van onze experts en plan een gesprek in.